Einkauf & Rechnungskontrolle

Verfügbar in:MenüBestellungenPOS-AnbindungMenoovo KasseZusatzmodul: Warenwirtschaft

Einkauf & Rechnungskontrolle bündelt den Einkaufsweg vom Mindestbestand über die Bestellung bis zur geprüften Rechnung. Der Bereich liegt unter Warenwirtschaft → Einkauf mit den Reitern Vorschläge, Bedarf, Listen, Scannen, Bestellungen, Intern, Rechnungen und Mängel.

Vorschläge: das Minimum bestellt mit

Vorschläge entstehen, sobald ein Artikel unter seinen Mindestbestand fällt. Der Mindestbestand ist in den Artikel-Stammdaten unter Rezeptur → Artikel hinterlegt. Artikel ohne Mindestbestand werden nie vorgeschlagen.

Je Vorschlag stehen Bestand / Minimum, die Fehlmenge, der Vorschlag in ganzen Gebinden des Lieferantenartikels (z. B. „1 Gebinde · à 6 Stk.“), der Lieferant und die geschätzten Kosten. Mit Auf Soll auffüllen rechnet der Vorschlag statt bis zum Minimum bis zum Soll-Bestand hoch.

1. Die gewünschten Vorschläge anhaken (oder Alle gefilterten auswählen) und auf Bestellung erstellen klicken.
2. Entwürfe anlegen bestätigen. Pro Lieferant entsteht ein Bestellentwurf. Es wird noch nichts an Lieferanten versendet: Entwürfe werden im Tab Bestellungen geprüft, bearbeitet und gesendet.

Bestellungen: prüfen, senden, annehmen

Eine Bestellung durchläuft die Status Entwurf → Versendet → Teilweise geliefert / Geliefert (oder Storniert). So kommt ein Entwurf auf den Weg:

1. Die Bestellung im Tab Bestellungen öffnen. Bearbeiten ergänzt Wunschtermin, Notizen und Positionen. Mengen werden als Anzahl Gebinde angegeben, die Basismenge wird aus dem Gebindeinhalt berechnet. Über Neue Bestellung entsteht eine Bestellung auch ohne Vorschlag.
2. Auf An Lieferant senden klicken und die Übermittlung wählen. Per E-Mail senden schickt die Bestellung sofort an die hinterlegte Bestell-E-Mail des Lieferanten. Manuell übermittelt (Telefon/Fax) vermerkt nur, dass schon selbst bestellt wurde.
3. Nach Jetzt senden ist die Bestellung nicht mehr änderbar. Kommt die Ware an, in der Bestellung auf Lieferung annehmen klicken. Jede Position wird abgeprüft: Wie bestellt, Menge anpassen oder Nicht geliefert. Dazu lassen sich Ersatzartikel hinzufügen und die Lieferschein-Nr. erfassen. Erst wenn alle Positionen geprüft sind, bucht Wareneingang buchen die Lieferung ein. Der Liefer-Fortschritt in der Bestellung vergleicht danach bestellte und gelieferte Mengen je Position.

Die weiteren Reiter

• Bedarf: die Gerichte und Portionen eintragen, die verkauft werden sollen (Gericht hinzufügen, Bedarf berechnen). Der Zutatenbedarf wird aus den Rezepten gerechnet, der aktuelle Bestand abgezogen und angezeigt, was fehlt.
• Listen bündelt wiederkehrende Artikel als Liste: private Favoriten oder geteilte Listen fürs Team. Mit „Bestellbare Artikel“ lässt sich das Sortiment fürs Personal eingrenzen.
• Scannen: EAN am (leeren) Gebinde eingeben oder scannen. Ist der EAN bekannt, landet der Artikel direkt in der Scan-Liste. Ist er unbekannt, zeigt die Seite den Hinweis Unbekannter EAN mit dem Link Artikel anlegen/bearbeiten, um den Artikel samt EAN nachzutragen. Entwürfe anlegen erstellt aus der Scan-Liste je Lieferant einen Bestellentwurf.

• Intern: Bestellungen bei Schwesterbetrieben der Organisation (z. B. der Zentralküche). Über Interne Bestellung einen Liefernden Betrieb wählen, optional Gewünscht zum und eine Notiz eintragen und Artikel als Positionen hinzufügen. Chargen, MHD und Kostenbasis wandern mit dem Transfer. Gehört der Betrieb zu keiner Organisation mit einem weiteren Restaurant, zeigt die Auswahl Keine weiteren Betriebe in der Organisation gefunden.

• Rechnungen: Lieferantenrechnungen erfassen und prüfen. Aus der KI-Erkennung der Rechnungen können auch neue Artikel entstehen (siehe Rezeptur). Der Unterreiter Zur Prüfung sammelt offene Rechnungen und Abweichungen; ist alles erledigt, meldet die Seite „Nichts zu prüfen“.
• Mängel: Lieferprobleme festhalten. Über Mangel erfassen den Lieferanten wählen (oder Kein Lieferant), Was ist das Problem? kurz beschreiben und optional Details, Betroffene Menge, Einheit und Festgestellt am eintragen. Ist eine Gutschrift vom Lieferanten zu erwarten, Gutschrift erwartet anhaken. Jeder Mangel durchläuft die Status Offen → Gemeldet → Erledigt; am Mangel selbst lassen sich danach Fotos nachreichen. Oben fasst Nach Lieferant (Verhandlungsübersicht) die Mängel je Lieferant zusammen, als Grundlage für die nächste Verhandlung.

Tipps & Grenzfälle

• Wenn keine Vorschläge erscheinen, liegt kein Artikel unter seinem Mindestbestand, oder es sind keine Mindestbestände gepflegt. Beides regeln die Lagerlimits in den Artikel-Stammdaten.
• Die Lieferzeit (Tage) am Lieferanten fließt in die Spalte Bestellen bis der Vorschläge ein.
• Die geschätzten Kosten und die Rezept-Kalkulation nutzen die Einkaufspreise der Lieferantenartikel. Diese Preise beim Eintreffen neuer Rechnungen aktualisieren.