Betriebsprüfung & Verfahrensdokumentation

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Wenn die Steuer-Außenprüfung oder eine unangekündigte Kassen-Nachschau vor der Tür steht, ist der Betrieb mit zwei Seiten vorbereitet. Beide liegen unter Buchhaltung.

Inspektion: der Prüfer-Zugang

Der Inspektions-Modus liegt unter Buchhaltung → Inspektion und ist eine eigene Ansicht für Prüferinnen und Prüfer: ein vollständiges Archiv mit DSFinV-K-Daten, Z-Bons, Verfahrensdokumentation und Audit-Log.

So funktioniert es:

1. Nur Eigentümer:innen können den Inspektions-PIN (6–8 Ziffern) setzen oder ändern, direkt auf der Inspektions-Seite.
2. Im Prüfungsfall öffnet ein Teammitglied im eigenen, schon eingeloggten Menoovo-Zugang die Seite Buchhaltung → Inspektion und übergibt das Gerät. Die Prüferin oder der Prüfer gibt dann nur noch den PIN ein, ein eigenes Menoovo-Konto ist dafür nicht nötig.
3. Nach der PIN-Eingabe läuft eine eigene Prüfer-Sitzung von 30 Minuten, unabhängig vom Login des Teammitglieds. Die verbleibende Zeit steht oben auf der Seite („Sitzung gültig bis …“).
4. Schutz gegen Durchprobieren: Nach fünf falschen PIN-Eingaben innerhalb von zehn Minuten ist die PIN-Eingabe für diesen Betrieb eine Stunde gesperrt – auch der richtige PIN wird dann abgewiesen. Die Seite nennt die Uhrzeit, ab der es wieder geht. Eigentümer:innen können die Sperre vorzeitig aufheben, indem sie den PIN neu setzen. Zusätzlich nimmt die Anmeldung je Gerät bzw. Internetanschluss höchstens zehn Versuche pro Minute an (je Betrieb höchstens zwanzig); darüber erscheint „Zu viele Anmeldeversuche in kurzer Zeit“ – eine Minute warten, dann geht es weiter.

Der DSFinV-K-Export-Auftrag

Im freigeschalteten Archiv wählt die Prüferin oder der Prüfer einen Zeitraum (Von/Bis, nicht vor dem ersten Tagesabschluss des Betriebs) und startet über Export-Auftrag starten einen DSFinV-K-Export. Der Auftrag läuft bei Fiskaly und durchläuft dabei mehrere Status, die genau so auf der Seite stehen:

• „Export-Auftrag wartet auf Verarbeitung.“
• „Fiskaly DSFinV-K-Export wird angefordert.“
• „Fiskaly verarbeitet den Export (PENDING).“ (der Klammerzusatz ist der laufende Fiskaly-Status)
• „Fiskaly Originalexport ist bereit.“ (Auftrag abgeschlossen)
• „Export benötigt manuelle Klärung.“ (Fehlerfall)

Ist der Export fertig, stehen zwei Downloads bereit:

• Fiskaly Originalexport: die reine DSFinV-K-ZIP-Datei von Fiskaly, inklusive SHA-256-Prüfsumme.

• Menoovo Prüferpaket: ein zweites ZIP mit den Z-Bons des Zeitraums, der Verfahrensdokumentation und dem Inspektions-Audit-Log dazu. Für Tagesabschlüsse aus der Zeit vor der Umstellung im Oktober 2026, in denen eine Bonnummer (BON_NR) doppelt vergeben wurde — etwa eine Schichtzählung und die erste Bestellung des Tages mit derselben Nummer —, liegt zusätzlich je Abschluss ein BON_NR-Fehlerprotokoll bei (Ordner bon-nr-fehlerprotokolle). Es nennt je doppelter Nummer die betroffenen Vorgänge mit eindeutiger BON_ID, Belegnummer und TSE-Zuordnung. Die vergebenen Nummern bleiben unverändert; seit der Umstellung zählt die Kasse alle Vorgänge eines Tagesabschlusses in einem gemeinsamen Zähler, der mit jedem neuen Tagesabschluss bei 1 beginnt.

  Immer dabei ist außerdem die Zuordnungstabelle nachgeführter TSE-Transaktionen (tse-nachfuehrungen/zuordnung-pfand-karte.csv). Wurde bei einer Pfandrückgabe auf Karte ein Beleg wegen einer TSE-Störung ohne Signatur gespeichert und die TSE-Transaktion später auf derselben Transaktion beendet, nennt die Tabelle je Beleg Kasse, Z-Nummer, BON_ID, BON_NR und Belegnummer neben TSE-Seriennummer, Transaktionsnummer, Start, Ende, Signaturzähler, Signatur, Fallakte und TAR-Export. Ausnahmen und offene Klärfälle stehen mit Grund darin. Ist die Tabelle leer, gab es im Zeitraum keinen solchen Fall. Zeilen mit dem Stand „vermerkt, Schlüsselübernahme ausstehend“ warten noch auf den Fiskaly-Export des Tages. Kann die Tabelle nicht gelesen werden, erstellt Menoovo kein Prüferpaket und zeigt einen Hinweis; versuche es dann erneut. Der Fiskaly-Originalexport lässt sich trotzdem herunterladen.

  Für Tagesabschlüsse mit einem solchen Beleg liegt zusätzlich eine vollständige ergänzte DSFinV-K-Fassung bei (Ordner dsfinvk-ergaenzt/<Z-Nummer>/pfand-tse-e<k>). Sie enthält alle Dateien des Fiskaly-Exports dieses Tagesabschlusses, auch index.xml und den TSE-Stammsatz tse.csv, und lässt sich für sich allein einlesen. Geändert ist nur transactions_tse.csv: Beim Beleg stehen neben Kasse, Abschluss, Bon und TSE-Fehlervermerk aus dem Original die Signaturdaten der späteren Beendigung. Den Fiskaly-Originalexport bewahrt Menoovo unverändert auf. FASSUNG.txt nennt Datum, Grund und Bezug und sagt, dass nur eine Fassung eingelesen wird – das Original oder die ergänzte, nie beide. Je Tagesabschluss gibt es eine Fassungsnummer, die des Fiskaly-Korrekturprotokolls; sie zählt auch andere Berichtigungen, etwa die einer Zahlart. Die Nachführung selbst heißt deshalb „Pfand-TSE-Ergänzung E1, E2 …“, und FASSUNG.txt zeigt, welche Fassung zu welcher Ergänzung gehört. Der Ordner enthält die Ergänzungen eines Tages lückenlos von E1 an; wartet eine frühere noch auf den Fiskaly-Export, steht eine spätere bis dahin nur in FASSUNG.txt. Die Ergänzung wird vermerkt, sobald der Tag abgeschlossen ist; ist der Tagesabschluss noch nicht an Fiskaly übertragen, steht das als Stand in der Tabelle, nach einem Tag mit einem Klärfall. Diese Fassung erstellt Menoovo selbst; an Fiskaly wird sie nicht übertragen.

Über der Export-Karte listet die Seite außerdem alle Tagesabschlüsse im gewählten Zeitraum mit Z-Nummer, Geschäftstag, Schließzeitpunkt und Sequenznummer.

Das Inspektions-Audit-Log

Über den Link Audit-Log aller Inspector-Sitzungen unten auf der Inspektions-Seite (…/admin/fiscal/inspector/audit-log) sieht die Inhaberin oder der Inhaber jede einzelne Prüfer-Sitzung: wann sie geöffnet und geschlossen wurde, ob und in welchem Zeitraum exportiert wurde, sowie IP-Adresse und Browser-Kennung. Diese Liste ist schreibgeschützt, es gibt keine Bearbeitung. So lässt sich später belegen, wann eine Prüferin oder ein Prüfer da war und was exportiert wurde.

Verfahrensdokumentation

Die Verfahrensdokumentation (§ 146a AO, GoBD) beschreibt das Kassen- und Buchführungsverfahren des Betriebs. Menoovo erzeugt sie automatisch aus der aktuellen Konfiguration. Stammdaten, Betriebsmodus, Kasseneinstellungen und Bargeldbestände fließen in ein lebendes Dokument mit Kapiteln, Tabellen und Diagrammen.

Am Ende des Dokuments steht das Kapitel Anlagen und Kontrollnachweise. Dort listet Menoovo alle Anlagen, die zur Verfahrensdokumentation gehören, aber als eigene Betreiberunterlage geführt werden, zum Beispiel Einrichtungsprotokoll, Verantwortlichenmatrix, Kassieranweisung, Kassenbehälter- und Bargeldprotokoll, Beleg-Erfassung und ersetzendes Scannen, TSE-Ausfall-Anweisung, Geräte- und Integrationsinventar sowie DATEV-/DSFinV-K-Übergabeanweisung. Zu jeder Anlage gehören direkt im Dokument ein Status (Fehlt, Entwurf, Hinterlegt, Bestätigt, Nicht anwendbar), eine Referenz (Link auf die Unterlage, z. B. im eigenen Ablagesystem) und ein freies Hinweis-Feld. Nur die Inhaberin oder der Inhaber kann diese Felder ändern.

Was dabei zu tun bleibt:

• Betreiberangaben vervollständigen: Die Vollständigkeitsanzeige führt zu den Angaben, die nur der Betrieb selbst liefern kann (z. B. organisatorische Abläufe, mitgeltende Unterlagen).
• Anlagen pflegen: Jede Pflichtanlage aus dem Kapitel oben braucht einen Status. Solange eine Pflichtanlage fehlt, bleibt die Fassung offen.
• Jede Version bestätigen: Nach jeder fiskalisch relevanten Änderung entsteht eine neue Fassung, die die Inhaberin oder der Inhaber über Diese Version bestätigen freigibt. Über PDF-Vorschau lässt sich das Dokument vorher prüfen.

Bearbeiten und Bestätigen verlangt die Berechtigung Verfahrensdoku freigeben, die im Auslieferungszustand nur die Inhaber-Rolle trägt. Wer sie nicht hat, etwa eine Schichtleitung, sieht den Eintrag Verfahrensdokumentation nicht im Menü. Über die Adresse der Seite sieht diese Person nur die bestätigten Fassungen als PDF im Archiv. Gibt es noch keine bestätigte Fassung, steht dort Noch nicht freigegeben.

Steuersatz-Änderungen werden intern protokolliert: ändert jemand den Steuerschlüssel eines Produkts, eines Preises oder einer Warengruppe, hält Menoovo alten Wert, neuen Wert, Zeitpunkt und Person fest, ohne dass im Betrieb etwas dafür zu tun ist.

Seit der Fassung vom September 2026 enthält die Verfahrensdokumentation den Abschnitt „Betriebsregeln des Bestell- und Zahlungsablaufs“: die aktuelle Regelversion des Betriebs sowie je Regel den gültigen Wert und die letzte protokollierte Änderung (Rolle, Zeitpunkt, Grund). Grundlage ist der Regelverlauf in den Einstellungen.

Seit der Fassung vom Oktober 2026 beschreibt sie auch das Bargeld-Modell des Betriebs: im Kapitel „Bargeldbehälter und Kassensturz“ die Wahl zwischen Kellnerschichten und Hauskasse (bei der Hauskasse mit Schublade, Tresor und der hinterlegten Abgrenzung, was zur Hauskasse gehört) und im Abschnitt „Bargeld-Modell: Hauskassen-Abschluss und Moduswechsel“ das Zählen am Tagesende und den Wechsel des Modells. Ein Wechsel des Modells oder eine Änderung von Schublade, Tresor oder Abgrenzung erzeugt eine neue Fassung, die bestätigt werden muss. → Bargeld

Die Fassung vom 4. Oktober 2026 (Vorlage v41) zieht die Abschlussprüfung nach: Bei einem TSE-Ausfall lehnt die Kasse Einlagen, Entnahmen, Umbuchungen, Zählungen und Trinkgeld-Auszahlungen ab; sie werden nach der Störung mit der tatsächlichen Uhrzeit und einer Begründung nacherfasst (nur der Tagesabschluss wird automatisch nachgeholt). Neue Vermerke im Kapitel C erklären mit Datum und Softwarestand: die Zahlart von Erstattungen und die Trennung nach Kartenmarke, den Betrag im fünften Feld der TSE-Daten bei Bar-Bewegungen ohne Umsatz, den Bediener als angemeldete Person und Freigaben per PIN oder Chef-Karte, ein Sachbezugswert je Personalmahlzeit, Trinkgeld ohne Empfänger und am Terminal, die Prüfung vor dem Gutscheinverkauf, die Zahl der Belege ohne gesicherten Vorgangsbeginn auf dem Z-Bon und die Sperre beim Löschen von Testdaten. Die Vorgangs-Matrix nennt den Inhaberverzehr nach Bewertungsweg. Jeder Inhaber bestätigt die neue Version einmal.

Tipps & Grenzfälle

• Den Inspektions-PIN vorab setzen, nicht erst wenn die Nachschau im Haus steht.
• Die Verfahrensdokumentation gehört inhaltlich mit der Steuerberatung abgestimmt. Der offene Punkt wird auf der Seite angezeigt, bis er erledigt ist.