Vorbestellung

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Mit der Vorbestellung bestellen Gäste im Voraus und holen zum gewählten Zeitpunkt ab. Das entzerrt Stoßzeiten: Die Küche sieht früh, was kommt, und die Ausgabe wird planbar. Eingestellt wird die Vorbestellung je Bestellkanal im Kanalmanager, im Reiter Vorbestellung.

So läuft es für Gäste

1. Der Gast öffnet den Bestellkanal und wählt zuerst den Abholzeitpunkt. Angeboten werden nur Zeitfenster, die zu den eingestellten Vorlaufzeiten, Annahmefenstern und Kapazitäten passen.
2. Danach erscheint die Karte, die zu diesem Zeitpunkt gilt, und der Gast bestellt wie gewohnt.
3. Nach der Bestellung bekommt der Gast den digitalen Beleg mit Abholcode und einem QR-Code für die Abholung.

Vorbestellung einschalten

1. Team & Einrichtung → Kanalmanager öffnen und beim gewünschten Kanal das Zahnrad anklicken.
2. Den Reiter Vorbestellung wählen. Unter Gilt für das Gerät oder den Tisch auswählen. Die Vorbestellung wird je Gerät bzw. je Tisch eingestellt.
3. Vorbestellung aktiv einschalten, die Zeiten prüfen und mit Vorbestellung speichern bestätigen.

Die Einstellungen im Einzelnen:

• Mindestvorlauf: So viele Minuten liegt der früheste Slot in der Zukunft. Die Küche bekommt nie eine Vorbestellung, die sofort fällig wäre.
• Max. im Voraus: Wie weit im Voraus bestellt werden darf. 1440 Minuten sind 1 Tag.
• Küche vorher: So viele Minuten vor der Abholzeit erscheint die Bestellung als fällig auf dem Küchenmonitor.
• Annahmefrist: Frist für die manuelle Annahme, wenn ein Annahmefenster auf Manuell steht.
• Abhol-Erinnerung: Erinnert den Gast vor der Abholzeit. SMS und WhatsApp kosten je 1 Guthaben-Einheit. Leer bedeutet keine Erinnerung.
• Slot-Raster: Abstand der wählbaren Zeitfenster, von 5 min bis 60 min.
• Zeitzone: Zeitzone des Betriebs, vorbelegt mit Europe/Berlin.

Annahmefenster

Ohne Fenster werden bezahlte Vorbestellungen automatisch angenommen. Wer die Annahme steuern will, legt über Fenster hinzufügen ein Annahmefenster an:

• Priorität: Bei mehreren Fenstern gewinnt die niedrigste Zahl.
• Wochentage und Uhrzeiten: Das Fenster gilt Immer oder nur an bestimmten Tagen und in einem Zeitfenster.
• Modus: Automatisch nimmt bezahlte Vorbestellungen sofort an. Manuell hält die Bestellung offen, bis das Team sie annimmt. Bei Kartenzahlung wird der Betrag dabei erst vorgemerkt und erst bei der Annahme abgebucht. Lehnt das Team ab oder läuft die Annahmefrist ab, wird die Vormerkung wieder aufgehoben. Geschlossen bietet in diesem Zeitraum keine Slots an.

Mit Fenster speichern werden die Fenster übernommen.

Kapazität und Bestand

Beide Bereiche sind optional und begrenzen, was pro Zeitfenster bestellbar ist:

• Kapazität: Gruppen wie Pizzaofen, Bar oder Ausgabe (so schlägt es das Eingabefeld vor) bekommen Limits je Zeitfenster. Über die Produkt-Zuordnung wird festgelegt, welche Produkte wie viel dieser Kapazität verbrauchen. Ist eine Gruppe voll, verschwindet der Slot für die betroffenen Produkte.
• Bestand: Einzelne Artikel bekommen einen Bestand mit aktivem Tracking. Vorbestellungen reservieren davon; ist der Bestand für einen Zeitpunkt aufgebraucht, kann er nicht mehr überbucht werden. Ein Produkt ohne Bestandseintrag bleibt unbegrenzt bestellbar.

Die Betriebsseite: Küche und Abholung

Vorbestellungen laufen unter Täglicher Betrieb → Bestellungen mit. Dort gibt es die Ansichten Jetzt, Bald fällig und Später: Jetzt zeigt, was sofort dran ist, Bald fällig die Vorbestellungen im eingestellten Vorlauf, Später die weitere Planung. Jede Vorbestellung trägt ihren Abholcode und die fällige Zeit auf der Karte.

Wann die Vorbestellung aufgegeben wurde, spielt dafür keine Rolle: Eine Bestellung vom Montag für Mittwoch 12:00 steht am Dienstag unter Später. Am Mittwoch rückt sie zur Küchenfreigabe unter Jetzt — also um den Küchenvorlauf vor der Abholzeit, etwa 11:30, ohne Vorlauf erst um 12:00. In Abholungen heute steht sie den ganzen Mittwoch. Wird sie nicht abgeholt, bleibt sie in Bestellungen und Abholungen heute noch 24 Stunden nach der Abholzeit sichtbar; auf der Abholtafel steht sie ab der Küchenfreigabe bis 180 Minuten nach der Abholzeit.

Für die Übergabe gibt es den Ausgabe-Scanner (direkt erreichbar unter der Adresse der Bestellungen-Seite mit dem Zusatz /handover). Er prüft den QR-Code vom digitalen Beleg des Gastes und zeigt Abholcode und Positionen. Alternativ lässt sich der Link vom Beleg manuell einfügen und mit Prüfen kontrollieren:

Für die Planung der Küche gibt es die Vorschau Vorbestellungen (Taste Vorschau im Küchenmonitor): Portionen je Gericht und Zeitfenster für die nächsten 14 Tage, unbestätigte getrennt gezählt. An der Ausgabetheke zeigt die Ausgabe-Ansicht die Abholungen nach Abholzeit mit Abholbereit seit ….

Zwei Belege bei bezahlter Vorbestellung

Wer online bezahlt und später abholt, zahlt jetzt und bekommt die Ware gesondert später. Für die Kasse ist das keine Sofortausgabe wie am Tresen, sondern eine Vorauszahlung, die bei der Abholung verrechnet wird (DSFinV-K, Anhang F, Beispiele 6 und 7; Einschätzung des Steuerbüros vom 22.09.2026). Deshalb entstehen bei einer bezahlten Vorbestellung mit Kassensystem zwei Belege:

• Bei der Zahlung: der Anzahlungsbeleg. Ein Kassenbeleg über den vollen Betrag mit allen bestellten Positionen, Zahlart Karte. Die Kasse bucht ihn als Anzahlung je Steuersatz, nicht als Umsatz. Der Gast bekommt ihn wie bisher direkt nach der Zahlung, mit Abholcode und QR-Code.
• Bei der Übergabe: der Abholbeleg (Anzahlung verrechnet). Sobald du den Abholcode scannst oder auf der Abholtafel Abgeholt tippst, erstellt Menoovo von selbst den zweiten Beleg: Umsatz je Steuersatz, dagegen die Verrechnung der Anzahlung, 0,00 € zu zahlen, Zahlart Keine. Er verweist auf den Anzahlungsbeleg. Es wird nichts abgebucht und nichts verlangt.

Beide Belege liegen im Belegarchiv, und der Gast sieht beide unter seiner Bestellung. Im Tagesabschluss steht die Kartensumme am Zahltag, der Umsatz erst am Abholtag; wie das im Z-Bon aussieht, steht unter Tagesabschluss.

Bei mehreren Positionen gilt: Eine Teilübergabe erzeugt keinen Teilabschluss. Gibst du nur einen Teil aus, bleibt die Anzahlung offen. Der Abholbeleg entsteht erst, wenn die letzte Position übergeben ist.

Sofortige Übergabe im selben Verkauf bleibt ein normaler Verkauf mit einem Beleg: Kasse, Kiosk, Schnellkasse und Tischrechnung ändern sich nicht. Ohne Kassensystem (Pakete ohne Tagesabschluss) gibt es wie bisher keinen Kassenbeleg, weder bei der Zahlung noch bei der Übergabe.

Wenn die Zahlungsbestätigung spät kommt

Bei Onlinezahlung hält Menoovo die gewählte Abholzeit 30 Minuten lang fest, während der Gast beim Zahlungsanbieter bezahlt. Meldet der Anbieter die Zahlung erst später (etwa nach einer Störung), ist der Halt inzwischen freigegeben. Das Geld ist trotzdem eingezogen, und die Bestellung bekommt ihren Kassenbeleg wie jede andere. Was mit der Abholzeit passiert, läuft in zwei Stufen:

1. Nachbuchen. Ist die Abholzeit noch frei (Kapazität und Bestand reichen), bucht Menoovo den Halt von selbst nach. Die Bestellung erscheint ganz normal unter Bestellungen, niemand muss etwas tun.
2. Klärung. Ist die Kapazität für diese Zeit inzwischen belegt, bleibt die Bestellung bezahlt und gültig, und im Tagesabschluss entsteht die Klärung Vorbestellung: Abholzeit nicht mehr frei (Reiter Klärungen), dazu eine Meldung in der Glocke. Dort entscheidest du: Trotzdem annehmen (bewusste Überbuchung, die Küche schafft es) oder Erstatten (der Betrag geht per Karte an den Gast zurück, Menoovo erstellt den Storno-Beleg und informiert den Gast). Beides mit kurzer Begründung; Details unter Tagesabschluss.

Ohne Kassensystem (Pakete ohne Tagesabschluss) gibt es keine Klärung; dann bleibt es bei der Meldung in der Glocke, und du prüfst die Bestellung unter Bestellungen selbst.

Wenn eine bezahlte Vorbestellung nicht abgeholt wird

Ist die Abholzeit vorbei und die Bestellung nach der Karenz immer noch nicht übergeben, legt Menoovo im Tagesabschluss die Klärung Vorbestellung nicht abgeholt an (Reiter Klärungen). Die Karenz steht in der Einstellung preorder__no_show_grace_minutes, Standard 120 Minuten. Das Geld ist eingezogen, der Anzahlungsbeleg steht, die Anzahlung ist offen. Drei Wege, jeder mit Pflicht-Begründung, die mit deinem Namen im Prüfprotokoll landet:

• Doch übergeben: Der Gast kam später. Die Bestellung gilt als übergeben, Menoovo erstellt den Abholbeleg (Umsatz, Anzahlung verrechnet, 0,00 €), genau wie beim Scan zur Abholzeit.
• Erstatten (Karte, Gegen-Bon): Der volle Betrag geht beim Zahlungsanbieter an die Karte des Gastes zurück, Menoovo bucht den Storno-Beleg auf den Anzahlungsbeleg über die TSE, die Positionen gelten als storniert. Ein Abholbeleg entsteht danach nicht mehr.
• Einbehalten: Nur sichtbar, wenn die Einstellung preorder__not_collected_mode auf taxable_default steht und deine Gastbedingungen sagen, dass die Vorauszahlung die bestellte Ware bezahlt (keine Gebühr, kein Schadensersatz). Menoovo erstellt den Abholbeleg mit dem Grund „nicht abgeholt“: Der Betrag wird zum Umsatz, obwohl nichts übergeben wurde. Ohne diesen Satz in deinen Bedingungen bleibt der Weg abgeschaltet.

Erstatten und Einbehalten lassen sich nicht zurücknehmen: Beim einen ist das Geld weg, beim anderen ist die Anzahlung endgültig zum Umsatz geworden. Wer unsicher ist, lässt die Klärung offen. Das ist erlaubt: Die Klärung blockiert den Tagesabschluss nicht, und der Abschluss entscheidet nie von selbst, weder Erstattung noch Einbehalt. Die Anzahlung bleibt offen, bis jemand entscheidet. Details unter Tagesabschluss.

Tipps & Grenzfälle

• Der Kanal muss aktiv sein. Die Vorbestellung greift erst, wenn der zugehörige Bestellkanal im Kanalmanager auf Aktivieren geschaltet wurde. Vorher lassen sich alle Einstellungen vorbereiten. Im Gasthaus Mondwiese ist der Kanal Vorbestellung zum Beispiel noch NICHT AKTIV; die Bilder oben zeigen die Einstellungen am Kanal Terminals.
• Je Gerät bzw. je Tisch. Es gibt keine Kanal-weite Vorbestellungs-Einstellung. Unter Gilt für wird immer ein einzelnes Gerät oder ein einzelner Tisch gewählt.
• Manuelle Annahme nicht vergessen. Steht ein Fenster auf Manuell, braucht es jemanden, der Bestellungen in der Annahmefrist annimmt. Läuft die Frist ab, verfällt die Bestellung und die Zahlungs-Vormerkung wird aufgehoben.
• Welche Kanäle Vorbestellung anbieten, hängt vom Paket ab. Siehe Pakete & Module.