Kassenbuch

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Das Kassenbuch führt alle Bargeldbewegungen eines Geschäftstags in einer Liste zusammen: jede Bar-Zahlung, jede Erstattung, jede Entnahme und jede Zählung, mit laufendem Soll-Bestand nach jeder Zeile. Die Seite liegt unter Buchhaltung → Kassenbuch und ist je Tagesabschluss gegliedert. Der Endbestand eines Tages ist immer der Anfangsbestand des nächsten.

Die Seite lesen

• Geschäftstag wählt die Buchungsperiode. Jeder abgeschlossene Tag trägt seine Z-Nummer (z. B. „Z 3“), der laufende Tag heißt noch offen. Das Feld Datum springt direkt zu einem Tag.
• Ein offener Tag trägt den Hinweis Vorläufig. Bis zum Tagesabschluss können Zeilen hinzukommen. Auch CSV-Export und Ausdruck tragen dann ein Vorläufig-Wasserzeichen.
• Oben stehen Anfangsbestand (Soll), Endbestand (Soll) und die Zahl der Bewegungen und Zählungen.
• Jede Zeile nennt Zeit, Bon-Nummer, Vorgang, Bediener, den betroffenen Behälter, Betrag und den Soll-Bestand danach. Die TSE-Spalte zeigt, ob der zugehörige Beleg signiert ist.
• Zählungen erscheinen als eigene Zeilen zwischen den Bewegungen. Wurde mit Stückelung gezählt, steht das Zählprotokoll direkt in der Zeile (z. B. „2×100 €, 1×50 €, 2×20 € …“).
• Öffnung durch Verkauf: Öffnet der erste Barverkauf eine geschlossene Geldbörse, Schublade oder Hauskasse automatisch, hat niemand gezählt. Die Zeile heißt dann „Öffnung Schublade 1 · Automatisch geöffnet durch Verkauf, Anfangsbestand 45,00 € aus dem Kassenbuch“, nicht „Zählung … stimmt“. Geschah das während eines TSE-Ausfalls, steht dahinter „TSE-Ausfall: ohne Signatur aufgezeichnet und mit AUSFALL gekennzeichnet“. Öffnet im Hauskassen-Modus eine Auszahlung vor dem ersten Verkauf die Hauskasse, heißt die Zeile entsprechend „… Automatisch geöffnet durch Auszahlung …“. Im Export heißt der Vorgang „Öffnung Schublade 1: Anfangsbestand 45,00 €“; er bleibt derselbe Kontrollvorgang ohne Betrag wie ein Schichtbeginn. Diese Bezeichnung gilt auch für automatische Öffnungen vor dem 13. Oktober 2026: Der Name ist nicht Teil der Signatur, Vorgangsart und Nummern bleiben unverändert.
• Jede Zählung ist seit dem 12. Oktober 2026 ein eigener Kontrollvorgang im DSFinV-K-Export (Steuerberater-Auskunft 12.10.2026): Schichtbeginn mit Anfangsbestand und Schichtende mit Endbestand und Differenz bekommen eine eigene Bon-Nummer aus einer eigenen Zählungs-Folge — nicht aus der Folge der Verkaufsbelege — und stehen mit Beschreibung („Schichtbeginn Geldbörse 2: Anfangsbestand 120,00 €“) als Vorgang ohne Betrag im Export. Wird ein Behälter über Öffnen & befüllen geöffnet, ist die Öffnung Teil des Geldtransit-Vorgangs (ein TSE-Vorgang, ein Bonkopf mit dem Betrag) und erhält keine eigene Zählungs-Nummer; die erste eigene Kontrollzeile ist dann das Schichtende. Zählungen vor diesem Tag tragen keine Nummer; sie bleiben, wie sie waren, im TSE-Protokoll und hier im Kassenbuch. Es wird nichts nachträglich nummeriert.
• Umbuchungen zwischen Geldbörse, Schublade und Tresor verändern den Bestand der Kasse insgesamt nicht. Sie bleiben ein signierter „Sonstiger Vorgang“ und stehen im Export mit Beschreibung („Geldtransit Geldbörse 2 → Tresor 50,00 €“), ohne Zahlart und ohne Betrag in den Summen. Geht Bargeld dagegen in einen Behälter, der nicht zur Kasse gehört (etwa ein Bürotresor außerhalb des Kassen-Bereichs), ist das eine echte Entnahme: ein Kassenbeleg mit Zahlart Bar, der die Bar-Summe des Exports vorzeichenrichtig verändert, nie den Umsatz. Beispiel: 100 € Barumsatz und 80 € Entnahme ergeben 20 € Bar-Saldo bei weiterhin 100 € Umsatz. Welche Behälter zur Kasse gehören, legen die Stammdaten fest.
• Eine Vollzählung beim Tagesabschluss (Standard) zählt die Tageskasse (die Lade; der Tresor wird nie gezählt) und trägt die Bestätigung „Tageskasse gezählt: X €“ in der Zählzeile; das daneben genannte Soll ist der erwartete Bestand vor dem Geldtransit in den Tresor (gezählt − Soll = Differenz), nicht das Wechselgeld-Soll danach; ein gezählter Mehrbetrag steht als Zähldifferenz „Kassenüberschuss X €; Herkunft ungeklärt“ (Steuerberater-Auskunft 07.10.2026).
• Hat die Bedienung beim Tagesabschluss nur den Umschlag gezählt (Einstellung „Vollständige Zählung“ aus, siehe Tagesabschluss), lautet die Zeile wörtlich „Umschlag: 939,86 € gezählt und in Tresor übertragen; Wechselgeld-Soll: 1.500,00 €; Restbestand ungeprüft, Kassendifferenz nicht ermittelt.“ (Steuerberater-Auskunft 07.10.2026): Die Zeile trägt keinen gezählten Gesamtbestand und keine Differenz — auch nicht im CSV und auf dem Z-Bon. Die Kasse schreibt dieses Merkmal selbst in die Zeile, es lässt sich nicht als Notiz eintragen.
• Die Entnahme des Kartentrinkgelds für die Trinkgeld-Gemeinschaft steht als „Kartentrinkgeld 06.10.2026, 249,58 € bar an Trinkgeld-Gemeinschaft ausgezahlt, Beleg 273; Empfang bestätigt (PIN): Andreas — „249,58 € für die Trinkgeld-Gemeinschaft bar erhalten““: Zeitraum der abgerechneten Trinkgelder, Betrag, Empfänger, Beleg und die persönliche Empfangsbestätigung der Schichtleitung (PIN-Anmeldung; bei reiner Login-Anmeldung steht „Anmeldung“). Die Verteilung ist Sache des Teams und wird nicht erfasst.
• Interne Umbuchungen zwischen Behältern verändern den Soll-Bestand nicht. Zähl-Differenzen erscheinen als eigene Zeilen.
• Die Bar-Erstattung eines Stornos steht als Storno-Erstattung (oder Storno ohne Bargeldrückgabe) mit der Notiz „Gegenbuchung zu Beleg 2026-10-04-000017“, also mit der Nummer des stornierten Belegs — in der Zeile, im Ausdruck und im CSV. Ist die Nummer einmal nicht ermittelbar, steht im CSV die ursprüngliche technische Notiz mit der Beleg-Kennung, damit der Bezug zum stornierten Beleg erhalten bleibt.
• Die Erstattung eines Rückholens steht als Storno (Rückholen) — nicht als „Storno-Erstattung“ —, weil die Kasse bei einem Rückholen nicht weiß, ob schon Geld über den Tresen ging. Im Z-Bon erscheint sie als „Storno bar (Rückholen)“ unter „Bar-Erstattungen (Storno)“. Nur die Beschriftung ist anders: Betrag, Soll-Bestand, Summen und Signatur bleiben gleich.

Der Soll-Bestand ist der rechnerische Bargeldbestand über alle Behälter: Endbestand des Vortags plus Bewegungen. Was tatsächlich in der Schublade liegt, prüft die Zählung, siehe Bargeld.

Belege an Bewegungen anhängen

Zu jeder Zeile lässt sich ein Beleg hinterlegen, etwa die Quittung eines Wareneinkaufs aus der Barkasse. Das Symbol in der Beleg-Spalte öffnet den Bereich unter der Zeile:

• Foto aufnehmen nutzt die Kamera des Geräts, Datei wählen nimmt ein vorhandenes Bild oder PDF.
• Angehängte Belege sind Teil der Aufbewahrung (ersetzendes Scannen nach GoBD). Ein Beleg lässt sich nicht löschen, nur mit Begründung entwerten. Der Vorgang bleibt nachvollziehbar.

Auslagenersatz und Vorschuss

Erstattest du jemandem eine Auslage aus der Kasse, erscheint die Buchung hier als Mitarbeiter-Auslage mit dem Foto des Händlerbelegs; im Prüf-Export ist sie eine Auszahlung ohne eigene Umsatzsteuer. Achte darauf, dass Datum, Belegnummer, Betrag, die benannte Person, der Zweck und der Bezug auf den Händlerbeleg („Auslagenersatz (Beleg Y)“) erkennbar sind und der Empfang auf dem Papierbeleg im Tagesumschlag unterschrieben ist. Einen Vorschuss für einen Einkauf buchst du nicht als Auslage, sondern als externen Ausgang mit Anderer Grund und der Notiz „Vorschuss Einkauf an [Name]“; abgerechnet wird er später gegen die Einkaufsbelege und das Restgeld. Einzelheiten unter Bargeld verwalten.

Klärungsliste: offene Fragen vor dem Tagesabschluss

Zwei Arten von Zeilen brauchen eine Antwort, bevor der Tag abgeschlossen werden kann. Sie sammeln sich in der Klärungsliste (Reiter im Kassenbuch):

• Steuer-Frage offen: eine Bewegung mit Grund „Anderer Grund“ wartet auf die Einordnung — entweder kein Steuerbezug (z. B. Fundgeld, private Verauslagung) oder eine USt-Aufteilung laut Beleg. Die Klärung wird als eigener, unveränderlicher Eintrag gespeichert; die ursprüngliche Zeile bleibt wie sie war.
• Vorfall Negativbestand: eine Ausgabe wurde erfasst, obwohl der Bestand laut System nicht reichte (siehe Bargeld). Der Vorfall lässt sich erst klären, wenn der Bestand wieder stimmt — und nur mit einer Ursache (fehlender Eingang nachgetragen, falscher Bestand gewählt, frühere Buchung korrigiert oder echte Differenz gezählt). Ein bloßes „Bestätigen“ gibt es absichtlich nicht.

Solange etwas offen ist, zeigt der Tagesabschluss den Grund an und wartet.

Nachträge und verspätete Erfassung

Eine Bewegung, die erst später eingetragen wird, bekommt ihren echten Zeitpunkt: Beim Erfassen lässt sich „Der Vorgang war früher“ aufklappen und die Uhrzeit setzen — mit kurzer Begründung, z. B. „Beleg erst jetzt gefunden“. Liegt der Vorgang an einem bereits abgeschlossenen Tag, wird er als Nachtrag erfasst: Er erscheint im heutigen Kassenbuch mit Verweis auf den betroffenen Tag. Der abgeschlossene Tag selbst wird nie verändert.

Export und Ausdruck

CSV exportiert den gewählten Geschäftstag als Tabelle, Drucken erzeugt die Druckansicht. Beide enthalten die Zählungen samt Zählprotokoll. Bei einem offenen Tag tragen beide den Hinweis Vorläufig. Für die Betriebsprüfung ist das Kassenbuch damit je Tag vollständig belegbar, siehe auch Inspektion & Prüfung.

Beleg einer Bargeldbewegung drucken. Jede Entnahme, Einlage, Umbuchung, Trinkgeld-Auszahlung, Ausgabe, Lohnzahlung und jeder Wechselgeld-Tausch ist ein TSE-signierter Kassenbeleg. In der Spalte Beleg stehen dafür zwei Knöpfe: Beleg drucken schickt den Beleg auf den Bon-Drucker (dieselbe Route wie die Belegkopie) – ein zweiter Tipp fragt, ob es eine Kopie sein soll, und druckt sie als Kopie –, PDF öffnet ihn als A5-Blatt mit Belegart, Beleg-Nr., Betrag, Behälter, Empfänger, Grund, Bediener und dem kompletten TSE-Block (Vorgangsnummer, Signaturzähler, Zeiten, Signatur, Prüfwert-QR). Interne Umbuchungen und der Wechselgeld-Tausch sind als „Sonstiger Vorgang“ signiert; ihr Blatt heißt darum TSE-Protokoll, nicht Kassenbeleg. Eine Bewegung ohne TSE-Signatur (TSE-Ausfall) druckt mit dem Vermerk „TSE nicht erreichbar – Beleg ohne Signatur“. Gast-Zahlungen, Storno-Erstattungen und Pfand auf einem Bon haben keine Knöpfe: ihr Beleg ist der Verkaufsbeleg unter Buchhaltung → Belege. Beides ist nur ein Ausdruck des gespeicherten Belegs – es entsteht kein neuer Vorgang.

Tipps & Grenzfälle

• Keine Bewegungen heute? Unbare Umsätze (Karte, Lieferplattform) erscheinen nicht im Kassenbuch. Es zählt nur Bargeld.
• Eine Zeile wirkt falsch? Kassenbuch-Zeilen entstehen aus signierten Vorgängen und werden nicht bearbeitet. Korrigiert wird über den passenden Weg: Storno für Belege, eine Gegen-Bewegung für Bargeld.
• Der DATEV-Export übernimmt die Kassenbewegungen aus denselben Daten, siehe DATEV-Export.