Kundenkarten mit Rabattgruppe

Verfügbar in:MenüBestellungenPOS-AnbindungMenoovo Kasse

Eine Kundenkarte ist eine Chip-Karte (RFID oder NFC), die ein Stammgast beim Bezahlen vorzeigt. Die Karte gehört zu einem Kunden, und der Kunde hat eine Rabattgruppe. Legt das Personal die Karte an der Kasse auf den Leser, steht der Rabatt dieser Gruppe auf der Rechnung. Der Gast braucht dafür kein Kundenkonto, keine App und keine E-Mail-Adresse.

Diese Seite beschreibt die Einrichtung und Pflege. Was das Team an der Kasse sieht und tut, steht unter Kundenkarte an der Kasse.

Drei Karten, die nicht dasselbe sind

	Kundenkarte (Chip)	Mitgliedskarte (digital)	Gutscheinkarte (Chip)
Was sie ist	Chip-Karte des Betriebs, gehört zu einem Kunden mit Rabattgruppe	QR-Code im Kundenkonto des Gasts, auf Wunsch gedruckt über Karte drucken	Chip-Karte, hinter der ein Gutschein mit Guthaben steht
Was sie an der Kasse bringt	den Rabatt der Rabattgruppe	erkennt das Mitglied: Punkte und hinterlegter Kundenrabatt	Guthaben, das einen Teil der Rechnung bezahlt
Wer sie anlegt	der Betrieb, einzeln oder per Import	der Gast, wenn er dem Gästeprogramm beitritt	das Menoovo-Team beim Import aus dem Altsystem
Braucht ein Kundenkonto	nein	ja, Modul Kundenkonten	nein
Beschrieben unter	diese Seite	Kundenkarte & Punkte	Gutscheinkarte

Dieselbe Chip-Karte darf zugleich Gutscheinkarte und Kundenkarte sein. An der Kasse erscheinen dann beide zusammen (siehe Gutscheinkarte und Kundenkarte auf einem Chip). Ein angelernter Bedienerschlüssel kann nie Kundenkarte sein.

Wo die Kundenkarten liegen

Kundenkarten gehören zur Menoovo Kasse. Wo sie im Menü stehen, hängt am Modul Kundenkonten:

Mit dem Modul Kundenkonten liegen sie unter Events & Team → Kunden im Reiter Mitglieder. Die Seite behält ihre Reiter Übersicht, Mitglieder, Programm und Kampagnen (siehe Kunden). Mit dem Modul gibt es Kundenkarten in jedem Tarif.
Ohne das Modul heißt der Eintrag Events & Team → Kundenkarten. Die Seite Kundenkarten hat keine Reiter. Oben steht die Karte Kundenkreis, darunter die Liste der Kunden. Punkte, Kampagnen, Karte drucken und Kunde einladen gibt es dort nicht.
Ein Betrieb mit angebundener Fremdkasse (Tarif POS-Anbindung) bekommt Kundenkarten nur mit dem Modul.

Ohne Menoovo Kasse und ohne Modul fehlt der Eintrag. Menoovo lehnt Kartenaktionen dann ab mit „Kundenkarten sind in diesem Haus nicht freigeschaltet. Dafür braucht es die Menoovo-Kasse oder das Modul Kundenkonten.“

Wer was darf, regelt die Rolle unter Rollen & Berechtigungen:

Handlung	Berechtigung	Im Auslieferungszustand bei
Karte an der Kasse vorzeigen, Kunde verknüpfen, Liste ansehen	Kunden einsehen	Service, Chef, Inhaber
Kunde mit Karte anlegen, Rabattgruppe zuweisen, Karte sperren, ersetzen, übertragen, importieren, Datenexport und Löschung	Kundenprogramm verwalten	Chef, Inhaber

Ohne Kundenprogramm verwalten fehlen die Knöpfe zum Anlegen und Ändern. Den Kundenkreis ändern nur Inhaber und Organisations-Admins; alle anderen sehen die Karte Kundenkreis ohne den Knopf Kundenkreis speichern.

An einem geteilten Kassenbildschirm mit Bediener-Anmeldung gelten die Rechte der Person, die sich mit PIN oder Schlüssel angemeldet hat, nicht die des Geräts. Weist sie eine Rabattgruppe zu, steht ihr Name im Verlauf. Ohne angemeldete Person gehen die Kartenfunktionen dort nicht.

Bevor die erste Karte entsteht

Rabattgruppen anlegen. Unter Einstellungen → Bestellung → Rabatte in der Karte Rabattgruppen, zum Beispiel „Stammgast 10 %“ (siehe Rabattgruppen). Kommen die Karten aus einer anderen Kasse, bekommen die Gruppen dieselben Namen wie dort.
Kundenkreis festlegen. Er bestimmt, in welchen Häusern eine Karte gilt.

Nur dieses Restaurant: Die Karten gelten nur in diesem Haus.
Gesamte Organisation: Die Karten gelten in allen Häusern der Organisation, jeweils mit der gleichnamigen Rabattgruppe des Hauses (siehe Die Karte im zweiten Haus).

Ohne das Modul Kundenkonten steht die Wahl auf der Seite Kundenkarten in der Karte Kundenkreis. Auswahl treffen und Kundenkreis speichern tippen. Haben schon Kunden eine Karte, fragt die Seite vorher Kundenkreis wirklich ändern? und nennt, wie viele Kunden betroffen sind: „… Kunden haben eine Karte im bisherigen Kundenkreis. Ihre Karten und Rabattgruppen bleiben dort: Die Kasse erkennt diese Karten danach nicht mehr, und die Kunden bekommen keinen Kartenrabatt, bis du sie neu anlegst oder importierst.“ Erst Trotzdem ändern speichert. Ohne Karten speichert die Seite sofort. Mit dem Modul ist der Kundenkreis der Geltungsbereich, der beim Einrichten des Gästeprogramms gewählt wurde (siehe Gästeprogramm aktivieren).

Kunde mit Karte anlegen

Für einen Stammgast, der noch nicht in der Liste steht:

Kunden → Mitglieder (ohne Modul: Kundenkarten) öffnen und auf Kunde mit Karte anlegen tippen.
Karte: Die Karte auf den Leser legen oder die Nummer eintippen. Das Feld zeigt danach „Erkannt: •••• 7A31“.
Rabattgruppe: eine Gruppe wählen. Jede Gruppe steht mit Namen und Prozentsatz da, etwa „Stammgast 10 % · 10 %“. Gruppen, die keine Karte bekommen können, sind ausgegraut und tragen den Grund, zum Beispiel „Nicht für Kundenkarten“ (siehe Welche Gruppen eine Karte bekommen kann).
Name: freiwillig. Das Feld sagt dazu: „Nur wenn ihr den Gast mit Namen wiederfinden wollt.“
Bemerkung: freiwillig, zum Beispiel die Kundennummer aus der alten Kasse.
Anlegen tippen.

Unter dem Formular steht fest: „Der Gast bekommt keine Werbung. E-Mail, Telefonnummer und Geburtstag werden hier nicht erfasst.“ Es gibt keine Felder dafür, und es geht keine Nachricht an den Gast.

Danach meldet das Fenster zum Beispiel „Angelegt: Brandt, Karte •••• 7A31.“ mit Details ansehen und Schließen. Ohne Namen steht dort „Kunde ohne Namen“.

Wird nichts angelegt, nennt das Fenster den Grund:

„Diese Karte gehört schon zu einem anderen Kunden.“ Die Karte ist im Kundenkreis schon aktiv vergeben.
„Diese Karte ist als Bedienerschlüssel hinterlegt und kann keine Kundenkarte sein.“
„Rabattgruppen über 50 % sind nicht für Kundenkarten gedacht.“
„Diese Rabattgruppe gibt es in diesem Haus nicht oder sie ist archiviert.“

Alle Prüfungen laufen, bevor etwas gespeichert wird. Ein abgelehnter Versuch hinterlässt keinen halben Kunden.

Konnte Menoovo gerade nicht prüfen, ob die Karte ein Bedienerschlüssel ist, wird der Kunde trotzdem angelegt, und das Fenster zeigt „Ob diese Karte ein Bedienerschlüssel ist, konnte gerade nicht geprüft werden.“ Dann einmal kontrollieren, dass niemand aus dem Team diese Karte als Schlüssel nutzt.

Gibt es im Haus noch keine Rabattgruppe, sagt das Fenster „In diesem Haus gibt es noch keine Rabattgruppe. Leg sie unter Einstellungen → Bestellung → Rabatte an.“

Die Liste der Kunden

Die Liste zeigt Kartenkunden und Mitglieder mit Kundenkonto nebeneinander:

Ein Kartenkunde trägt das Merkmal Kartenkunde. Ohne Namen steht dort „Kunde ohne Namen“.
Die Spalte Karte zeigt nur die letzten vier Zeichen, zum Beispiel „•••• 10F2“, dazu „gesperrt“ oder „ersetzt“, wenn die Karte nicht mehr aktiv ist.
Die Spalte Rabattgruppe zeigt die Gruppe so, wie sie in diesem Haus gilt: „Stammgast · 10 %“, „Stammgast (archiviert)“, „Stammgast – gibt es in diesem Haus nicht“, „… – nicht für Kundenkarten“ oder „… – gerade nicht prüfbar“.
Das Suchfeld heißt „Name, Telefonnummer, E-Mail oder Karte“. Es findet einen Kunden über den Namen, über die letzten vier Zeichen der Karte oder über die ganze Kartennummer (siehe unten).
Nur mit Karte zeigt nur Kunden mit einer aktiven Karte.

Nach einer ganzen Kartennummer suchen. Die ganze Nummer sucht die Seite nur so:

Die Karte an den Leser halten oder in der App an das Handy, während das Suchfeld aktiv ist. Die Suche läuft sofort.
Die Nummer eintippen. Hat sie die volle Länge einer Kartennummer, sucht die Seite sie als Karte und zeigt darunter „Als Kartennummer gesucht. Eine Telefonnummer mit +49 davor eingeben.“ Besteht die Eingabe aus mehr als vier Zeichen, nur aus Ziffern und A–F, und ist noch keine ganze Kartennummer, wartet die Suche und zeigt „Sieht nach einer Kartennummer aus: mit Enter suchen.“ Dann Enter drücken.

Eine Telefonnummer deshalb mit „+49“ davor eintippen, sonst kann die Seite sie für eine Kartennummer halten. Die ganze Kartennummer steht nie in der Adresszeile des Browsers und wird nicht im Browser gespeichert.

Ohne das Modul fehlen die Spalten zu Stufe und Punktestand. Dort bleiben Details ansehen und Export (JSON).

Rabattgruppe zuweisen, ändern, entfernen

Ein Tipp auf eine Zeile oder auf Details ansehen öffnet das Kundenblatt. Es hat die Bereiche Karte und Rabattgruppe, bei Kartenkunden genauso wie bei Mitgliedern mit Kundenkonto.

Im Bereich Rabattgruppe auf Rabattgruppe zuweisen tippen. Hat der Kunde schon eine Gruppe, heißt der Knopf Rabattgruppe ändern.
Die Gruppe wählen und einen Grund eintragen. Der Grund ist Pflicht und steht später im Verlauf.
Rabattgruppe speichern tippen.

Rabattgruppe entfernen nimmt die Gruppe weg. Der Grund ist hier freiwillig. Danach bekommt der Kunde an der Kasse keinen Kartenrabatt mehr. Der Verlauf darunter zeigt jede Zuweisung mit Gruppe oder Prozentsatz, Datum, Person und Grund, und bei beendeten Zuweisungen „beendet am …“. Nichts wird überschrieben.

Mit dem Modul steht derselbe Bereich auch oben im Dialog Kundenrabatt der Mitgliederliste.

Welche Regeln gelten, wenn ein Kunde noch andere Rabatte hat:

Rabattgruppe oder eigener Prozentsatz. Ein Kunde hat entweder eine Rabattgruppe oder einen eigenen Prozentsatz (Rabatt hinterlegen). Das eine ersetzt das andere. Der Dialog warnt vorher, etwa „Der eigene Prozentsatz von 10 % wird dadurch ersetzt. Ein Kunde hat entweder eine Rabattgruppe oder einen eigenen Prozentsatz.“
Status-Stufe im Treueprogramm. Gibt die Stufe des Kunden mehr Rabatt als seine Gruppe, gilt die Stufe. Bei gleichem Satz gilt die Gruppe.
Mitarbeiter-Freigabe. Hat die Person eine Mitarbeiter-Freigabe, gilt immer der Mitarbeiterrabatt.

Ein Rabatt, der schon auf einem Beleg steht, ändert sich durch einen Gruppenwechsel nicht.

Abschluss aufs Haus statt Rabatt

Für den Chef, der mit Gästen kommt oder die Qualität prüft: Im Kunden (Abschnitt Abschluss aufs Haus) wählt Inhaber oder Chef einen Grund. Vorausgewählt ist Repräsentation / Werbung; Bewirtung mit Gästen (mit Teilnehmern und Anlass), Qualitätskontrolle und Produktverkostung bleiben wählbar. Scannt das Personal dann seinen QR-Code oder liest seine Karte im Bezahlen-Dialog oder in der Schnellkasse, öffnet die Kasse direkt Aufs Haus mit diesem Grund; ein Tipp auf 0€-Beleg buchen genügt, eine Bewertung an der Kasse gibt es dafür nicht. Es entsteht der gewohnte 0-€-Hausbeleg, kein Rabatt (100 % Rabatt ist keine Wertabgabe). Die Zuweisung ersetzt eine Rabattgruppe, Eigenverbrauch des Inhabers ist hier nicht wählbar.

Beleg per Mail an dieses Konto ist in der Zuweisung schon angehakt: Nach dem Buchen geht der signierte 0-€-Beleg (Link zum Beleg und PDF) automatisch an die E-Mail-Adresse des Kontos, je Beleg genau einmal. Ohne Adresse am Konto oder ohne Haken geht keine Mail raus; den Beleg kann man dann wie jeden anderen im Belegarchiv per Mail verschicken. Werden mehrere Bestellungen eines Tisches zusammen aufs Haus gebucht, entsteht je Bestellung ein Beleg und damit je eine Mail.

Karten verwalten

Der Bereich Karte im Kundenblatt listet alle Karten des Kunden, die neueste oben. Jede Karte zeigt „•••• 10F2“, den Stand Aktiv, Gesperrt oder Ersetzt, „Zugeordnet am …“ und „zuletzt vorgezeigt am …“. Importierte Karten tragen „aus Import“. Ein Kunde hat höchstens eine aktive Karte.

Karte zuordnen: erscheint, solange der Kunde keine aktive Karte hat. Karte auflegen, Karte zuordnen tippen. Danach steht dort „•••• 10F2 zugeordnet“. So bekommt auch ein Mitglied mit Kundenkonto seine Chip-Karte.
Karte sperren: für eine verlorene oder defekte Karte. Als Grund stehen Verloren, Defekt und Anderer Grund (mit Freitext) zur Wahl, dann Sperren. Eine gesperrte Karte bringt beim nächsten Vorzeigen „Diese Kundenkarte ist gesperrt.“ und keinen Rabatt. Ein offener Tisch, der schon mit dem Kunden verknüpft ist, behält seinen Rabatt.
Ersatzkarte zuordnen: die neue Karte auflegen, der Grund ist freiwillig. Das Blatt sagt dazu: „Die neue Karte wird aktiv. Die bisherige steht danach mit dem Status „Ersetzt“ in der Liste, eine schon gesperrte Karte bleibt „Gesperrt“. Beide bringen an der Kasse keinen Rabatt mehr.“ Die Rabattgruppe bleibt.
Karte an anderen Kunden übertragen: Karte und Rabattgruppe gehen zu einem anderen Kunden im selben Kundenkreis. Unter Anderer Kunde suchen, Auswählen, einen Grund eintragen und bestätigen. Die Rückfrage Karte übertragen? nennt, was passiert. Ist der bisherige Inhaber ein Kartenkunde ohne Konto, wird er danach gelöscht, und die Rückfrage sagt das. Hat er ein Konto, bleibt er als Kunde ohne Karte bestehen. Hat die Karte eine Rabattgruppe, ersetzt sie beim anderen Kunden dessen bisherige Gruppe oder eigenen Prozentsatz; auch das nennt die Rückfrage („… bekommt die Rabattgruppe „…“. Eine Rabattgruppe oder ein eigener Prozentsatz, den „…“ bisher hat, wird dadurch ersetzt.“). Mit Übertragen abschließen.

Das Übertragen ist der Weg, wenn ein Kartenkunde später ein Kundenkonto anlegt oder derselbe Gast zweimal angelegt wurde. Der andere Kunde darf dafür noch keine aktive Karte haben, sonst meldet das Blatt „Der andere Kunde hat schon eine aktive Karte.“

Sperren und Ersatz stehen mit Datum und Grund in der Kartenliste. Im Kundenblatt lässt sich eine Karte nicht löschen, nur sperren oder ersetzen.

Die Karte im zweiten Haus

Mit dem Kundenkreis Gesamte Organisation gilt eine Karte in allen Häusern der Organisation. Jedes Haus hat seine eigenen Rabattgruppen. Deshalb sucht die Kasse im zweiten Haus die Gruppe mit demselben Namen wie im Haus, in dem die Gruppe zugewiesen wurde. Groß- und Kleinschreibung spielen keine Rolle.

Lage im Haus, in dem bezahlt wird	Ergebnis
Eine aktive Gruppe mit diesem Namen gibt es	Rabatt mit dem Prozentsatz und dem Grund dieses Hauses
Keine Gruppe mit diesem Namen	kein Rabatt; die Kasse zeigt „Die Rabattgruppe „Stammgast 10 %“ gibt es in diesem Haus nicht. Kein Rabatt.“
Die Gruppe ist dort über 50 %	kein Rabatt; „Die Rabattgruppe „…“ ist in diesem Haus nicht für Kundenkarten freigegeben. Kein Rabatt.“
Die Gruppe ist im zuweisenden Haus archiviert	in keinem Haus ein Rabatt

Heißt „Stammgast 10 %“ im zweiten Haus gleich, hat dort aber 15 %, bekommt der Gast dort 15 %. Wird die Gruppe im zuweisenden Haus umbenannt, sucht die Kasse im zweiten Haus nach dem neuen Namen.

Schon ein Leerzeichen macht zwei Namen verschieden („Stammgast 10%“ und „Stammgast 10 %“). Die Liste im zweiten Haus zeigt solche Kunden mit „– gibt es in diesem Haus nicht“. Dann den Namen der Gruppe angleichen.

Welche Gruppen eine Karte bekommen kann

Gruppen bis 50 %.
Auch Gruppen mit dem Grund Mitarbeiter, zum Beispiel „Personal 15 %“ für Personalkarten. Die Person erkennt die Kasse an der Karte. Der Rabatt zählt im Rabattbericht unter Mitarbeiter, und die Lohnsteuer-Prüfung läuft wie bei jedem Mitarbeiterrabatt. Auf dem Bon steht „Rabatt (Personal 15 %)“. Eine Gruppe „Personal 70 %“ geht nicht auf eine Karte, weil sie über 50 % liegt. Hat die Person zusätzlich eine Mitarbeiter-Freigabe, gilt die Freigabe.
Nur aktive Gruppen des eigenen Hauses.

Diese Grenzen prüft auch der Server. In der Auswahl sind solche Gruppen ausgegraut.

Eine Gruppe archivieren, die Karten nutzen

In der Karte Rabattgruppen steht bei jeder Gruppe, die Kunden dieses Hauses zugewiesen ist, „Von Kundenkarten genutzt: 312“ mit der Zahl der Kunden.

Wird bei so einer Gruppe der Haken Aktiv entfernt, fragt die Seite zuerst: Rabattgruppe „Stammgast 10 %“ archivieren? mit dem Text „312 Kundenkarten nutzen diese Gruppe. Sie bekommen danach keinen Rabatt mehr, bis die Gruppe wieder aktiv ist oder ihnen eine andere Gruppe zugewiesen wird.“ Erst Archivieren nimmt die Gruppe von der Kasse.

Danach:

Die Liste zeigt „Stammgast 10 % (archiviert)“.
An der Kasse sagt die Karte „Die Rabattgruppe dieses Kunden ist archiviert. Kein Rabatt.“
Die Zuweisung bleibt stehen. Wird die Gruppe wieder aktiv, gilt sie sofort wieder.

Kartenliste importieren

Wer von einer anderen Kasse kommt, übernimmt die Kundenkarten in einem Lauf. Der Import legt je Zeile einen Kartenkunden mit Karte und Rabattgruppe an. Er schickt keine Nachricht an Gäste und erzeugt keinen Kassenvorgang, keinen Beleg und keine TSE-Signatur.

Vorher:

Die Rabattgruppen sind im Haus angelegt, mit den Namen aus der Liste.
Der Kundenkreis ist festgelegt.
Der Import läuft je Haus. Die Gruppennamen werden gegen das Haus geprüft, in dem importiert wird.

Die Datei

Eine Karte je Zeile: Kartennummer, Rabattgruppe, Name, Bemerkung, E-Mail. Name, Bemerkung und E-Mail sind freiwillig. Als Trenner geht Semikolon oder Tab. Ein Lauf nimmt höchstens 1000 Zeilen. Die Rabattgruppe steht mit ihrem Namen in der Datei, so wie sie in diesem Haus heißt.

Kopfzeile: erlaubt. Erkannt wird sie an den Spaltennamen, etwa „Kartennummer“, „Karte“, „UID“ oder „Chip“ in der ersten Spalte oder „Rabattgruppe“ bzw. „Gruppe“ in der zweiten. Eine erste Zeile mit einer Kartennummer bleibt eine Datenzeile.
Zeichensatz: UTF-8 oder eine Datei aus Excel unter Windows. Umlaute in Namen und Gruppennamen bleiben in beiden Fällen erhalten.
Tabellenkalkulation: Excel und ähnliche Programme machen aus langen Kartennummern gern Zahlen wie „4,12E+09“, hängen „,0“ an, setzen Tausenderpunkte oder runden Ziffern weg. Solche Zeilen schickt die Seite nicht ab. Sie stehen mit „Kartennummer wurde von der Tabellenkalkulation verändert. Bitte die Spalte als Text formatieren.“ in der Liste der nicht lesbaren Zeilen. Dann die Spalte in der Tabelle als Text formatieren, die Nummern neu eintragen und die Datei neu speichern.

Kartennummer;Rabattgruppe;Name;Bemerkung
04A1B2C3;Stammgast 10 %;Brandt;Kundennummer 4711
04A1B2C3D4E5F6;Stammgast 10 %;;
04:7A:31:9F;Freunde 20 %;Keller;
A1B2C3D4;Stammgast 10 %;;Tresen

Die E-Mail-Adresse erkennt Menoovo an ihrer Form. Sie darf auch direkt hinter dem Namen stehen. Sie wird nur für den Versand des QR-Codes gespeichert (siehe „QR-Code per E-Mail senden“). Eine ungültige Adresse verhindert die Zeile nicht, die Karte kommt dann ohne Adresse an. Steht eine schon vorhandene Karte mit Adresse in der Datei und hat der Kunde noch keine, wird die Adresse ergänzt.

Die Kartennummer ist die Nummer des Chips, so wie der Kartenleser sie liefert: 8, 14 oder 20 Zeichen aus 0–9 und A–F. Doppelpunkte, Striche und Leerzeichen dazwischen sind erlaubt. Die auf die Karte gedruckte Nummer ist oft eine andere.

Ablauf

Kundenkarten importieren öffnen. Das Fenster hat vier Schritte: Datei, Probelauf, Bestätigen, Ergebnis.
Datei: Datei wählen oder oder Liste einfügen. Das Fenster zeigt, wie viele Zeilen es gelesen hat, und ob es eine Kopfzeile erkannt hat. Zeilen, die es nicht lesen kann, stehen mit Zeilennummer und Grund darunter, etwa „Nur eine Spalte: Trenner fehlt (Semikolon oder Tab)“. Sie werden nicht geprüft und nicht übernommen. Bei mehr als 1000 Zeilen bleibt der Probelauf gesperrt; dann die Liste auf mehrere Dateien aufteilen.
Probelauf starten. Der Probelauf prüft jede Zeile und schreibt nichts. Oben stehen die Zahlen „Neu“, „Schon vorhanden“, „Mit Fehler“ und „Auch Gutscheinkarte“, darunter die Tabelle mit Zeile, Karte, Rabattgruppe, Name, Ergebnis und Hinweis.
Fehler beheben (siehe Tabelle unten) und Probelauf wiederholen. Gibt es Zeilen mit Fehler, verlangt Weiter den Haken „Nur die … neuen Karten übernehmen und die Zeilen mit Fehler überspringen“.
Bestätigen: Die Übernahme prüft jede Zeile noch einmal. Den Haken „Ich habe den Probelauf geprüft.“ setzen und auf … Karten übernehmen tippen. Eine Zeile, die seit dem Probelauf nicht mehr neu ist, wird übersprungen. Ändert sich der Kartenbestand genau während der Übernahme, wird nichts angelegt, und das Fenster geht mit einer Meldung zurück zum ersten Schritt.
Ergebnis: „Import abgeschlossen: … Karten angelegt, … schon vorhanden, … übersprungen.“, dazu die Nummer des Laufs. Protokoll herunterladen (CSV) sichern, dann Fertig.

Nur Zeilen mit dem Ergebnis Neu werden angelegt. Alle anderen werden übersprungen und stehen im Protokoll.

Ergebnis	Was es heißt	Was zu tun ist
Neu	Die Zeile wird angelegt.	nichts
Schon vorhanden (gleiche Gruppe)	Die Karte gehört schon einem Kunden mit dieser Gruppe.	nichts; so sieht ein zweiter Lauf derselben Datei aus
Schon vorhanden (andere Gruppe)	Die Karte gehört schon einem Kunden, aber mit anderer Gruppe, oder einem anderen Kunden. Sie wird nie überschrieben.	Gruppe im Kundenblatt ändern, wenn die Datei recht hat
Rabattgruppe fehlt in diesem Haus	Keine aktive Gruppe mit diesem Namen.	Gruppe anlegen oder den Namen in der Datei angleichen, dann Probelauf wiederholen
Gruppe nicht für Kundenkarten	Die Gruppe hat mehr als 50 %.	Andere Gruppe bis 50 % wählen; höhere Team-Rabatte über die Mitarbeiter-Rabatte hinterlegen
Bedienerschlüssel	Die Nummer ist ein angelernter Bedienerschlüssel.	Zeile streichen
Doppelt in der Datei	Die Nummer stand weiter oben schon. Die spätere Zeile wird verworfen.	Datei prüfen
Ungültige Kartennummer	Die Nummer hat nicht 8, 14 oder 20 Zeichen aus 0–9 und A–F.	Nummer korrigieren
Hinweis Auch Gutscheinkarte	Die Karte ist zugleich Gutscheinkarte. Sie wird trotzdem angelegt.	nichts

Konnte Menoovo die Bedienerschlüssel oder die Gutscheinkarten gerade nicht prüfen, steht über der Tabelle ein Hinweis, etwa „Bedienerschlüssel konnten nicht geprüft werden. Prüf vor dem Übernehmen, dass keine Schlüssel des Teams in der Liste stehen.“ Der Lauf ist dadurch nicht gesperrt.

Fehlerliste herunterladen (CSV) liefert die Zeilen mit Fehler mit den Spalten Zeile in der Datei, Karte (nur die letzten vier Zeichen), Rabattgruppe, Name und Grund. Die ganze Kartennummer steht nicht darin. Die Zeilen deshalb über die Zeilennummer in der eigenen Datei suchen und dort korrigieren, dann die Datei in einem zweiten Lauf importieren. Schon angelegte Karten kommen dabei als Schon vorhanden (gleiche Gruppe) zurück.

Protokoll und Wiederholung

Das Protokoll nennt je Zeile die maskierte Kartennummer („•••• 10F2“), die Gruppe und das Ergebnis, dazu Dateiname, SHA-256-Prüfsumme der Datei, Zeitpunkt und ausführende Person. Eine Zeile, deren Kartennummer nicht lesbar war, steht dort mit „nicht lesbar“. Die ganze Kartennummer steht in keiner heruntergeladenen Datei. Unter Frühere Importe im ersten Schritt stehen alle Läufe des Hauses mit Datum, Datei, Person und Zählung, jeweils mit Protokoll herunterladen (CSV).

Derselbe Lauf lässt sich gefahrlos wiederholen: eine schon übernommene Karte kommt als Schon vorhanden (gleiche Gruppe) zurück und wird kein zweites Mal angelegt.

Ob die Datei die Chip-Nummern enthält, kann der Probelauf nicht erkennen. Nach dem Import deshalb zwei oder drei Karten aus der Liste an der Kasse auflegen.

QR-Code per E-Mail senden

Jede Kundenkarte hat auch einen QR-Code. Er steht für den Kunden, nicht für die Chipnummer, und wird an der Kasse wie die Karte vorgelegt. Du kannst ihn per E-Mail an die hinterlegte Adresse schicken, zum Beispiel an alle Mitarbeitenden, die statt der alten Karte jetzt den Code nutzen sollen.

Einzeln: im Kunden unter QR-Code per E-Mail auf QR-Code per E-Mail senden. Ist noch keine Adresse hinterlegt, trägst du sie dort ein.
Mehrere: in der Mitgliederliste auf QR-Codes per E-Mail senden (oder nach einem Import auf QR-Codes jetzt per E-Mail senden). Du kannst auf eine Rabattgruppe eingrenzen. Die Seite zeigt vor dem Senden, wie viele E-Mails rausgehen. Wer schon eine E-Mail bekommen hat, wird übersprungen, solange der Haken gesetzt ist. Höchstens 200 Empfänger je Versand.
Anleitung: Im Feld Anleitung in der E-Mail schreibst du selbst, wie der Code benutzt wird und, wenn es passt, dass die alte Karte abgegeben werden muss. Der Text steht über dem QR-Code. Eine Vorlage ist eingetragen, du kannst sie frei ändern.

Die E-Mail geht nur an die hinterlegte Adresse, trägt den Namen deines Hauses und enthält den QR-Code als Bild und als Anhang. Wer wann versendet hat, steht im Kunden („zuletzt gesendet am …“). Die Adresse selbst zeigt Menoovo nirgends an.

Mitarbeitende einladen (Konten mit Rabattgruppe)

Für Mitarbeiterrabatte über mehrere Häuser bekommt jede Person ein eigenes Kundenkonto (QR in der App oder per E-Mail), die Rabattgruppe hängt an der Einladung: Beim Beitritt werden die Gruppe, das Kennzeichen „Mitarbeiter von <Haus>“ und Personal-Nr./Arbeitsbereich (als Bemerkung) automatisch gesetzt. Du weist nichts mehr von Hand zu.

Vorher: Kundenkonten sind an, der Kundenkreis steht auf Gesamte Organisation, und die Gruppe (z. B. „Mitarbeiter 15 %“) ist in jedem Haus gleichnamig angelegt.

Kunden → Mitglieder → Mitarbeitende einladen → Liste importieren. Datei: Vorname;Nachname;E-Mail;Personalnummer;Haus;Arbeitsbereich (UTF-8, Semikolon, Kopfzeile, eine Zeile je Person, höchstens 500).
Haus-Kürzel zuordnen: jedes Kürzel der Datei (RE, VJZ, …) bekommt ein Haus der Organisation — das Haus der Anstellung. Menoovo schlägt nach den Anfangsbuchstaben vor.
Rabattgruppe beim Beitritt wählen (gilt für den ganzen Lauf) und Prüfen: zeigt je Zeile Neu / E-Mail ungültig / Doppelt / Haus unbekannt / Schon eingeladen / Schon beigetreten; schreibt nichts.
Einladungen speichern, dann Jetzt senden. Jedes Haus darf am Tag eine begrenzte Zahl Einladungen senden (Standard 50, Einstellungen → Gästeprogramm → Mailtexte, bis 500). Was nicht mehr ins Tagesbudget passt, bleibt als „Noch N ausstehend“ stehen — am nächsten Tag in der Arbeitsliste auf Weiter senden.
Arbeitsliste: je Person Haus, Status (Ausstehend / Eingeladen / Beigetreten / Zurückgezogen), gesendet am, und nach dem Beitritt „<Gruppe> zugewiesen“. Erneut senden erzeugt einen neuen Link (14 Tage gültig), Zurückziehen macht den Link ungültig.

Die Einladung ist dieselbe E-Mail wie beim Einzel-Einladen; Betreff und Einleitung stellst du unter Einstellungen → Gästeprogramm → Mailtexte Gästeprogramm ein (Platzhalter {restaurant_name}, {name}, {discount_group}), ebenso Betreff/Einleitung der QR-Code-Mail und den Absendernamen. Absender ist immer das Haus, aus dem gesendet wird.

Wer schon ein Konto hat, klickt den Link, meldet sich an und tritt bei — auch dann wird die Gruppe gesetzt. Kein Ablaufdatum: Entzug wie gewohnt am Mitglied (Rabattgruppe entfernen, Mitarbeiter-Kennzeichen aus).

Im Rabattbericht

Kartenrabatte zählen im Rabattbericht in der Tabelle Nach Rabattgruppe bei ihrer Gruppe mit. Die Spalte Quelle im Einzelnachweis zeigt Kundenkarte, die Spalte Karte vorgelegt zeigt Ja, Nein oder per QR, und die Tabelle Nach Kunde (Kundenkarte) zeigt je Kunde Anzahl, davon ohne Karte, Summe und Umsatz netto. „Ohne Karte“ heißt: der Kunde wurde über die Suche verknüpft, und eine Person mit Rabatte gewähren hat den Kartenrabatt ohne Karte gebucht (siehe Kartenrabatt ohne vorgelegte Karte).

Datenschutz

Zu einem Kartenkunden speichert Menoovo:

die Kartennummer. Angezeigt werden nur die letzten vier Zeichen. Auf dem Beleg, dem Kundendisplay und dem Küchenbon steht sie nie.
den Namen, wenn jemand ihn einträgt, und die Bemerkung.
die E-Mail-Adresse, wenn sie eingetragen wurde, und wann der QR-Code an sie gesendet wurde.
die Rabattgruppe mit dem Verlauf der Zuweisungen.
welche Rechnungen den Kartenrabatt bekommen haben. Der Beleg selbst enthält keinen Namen und keine Kartennummer.

Eine E-Mail-Adresse speichert Menoovo nur, wenn du sie einträgst oder importierst, und nur für den Versand des QR-Codes. Telefonnummer, Geburtstag und Einwilligungen gibt es bei Kartenkunden nicht. Werbung bekommen sie keine. Den Namen sehen alle, die Kunden einsehen dürfen.

Automatisch gelöscht wird ein Kartenkunde 36 Monate nach der letzten Nutzung der Karte. Nutzung heißt: die Karte wurde an der Kasse erkannt oder der Kunde mit einer Bestellung verknüpft. Für eine Karte, die nie vorgezeigt wurde, zählen die 36 Monate ab dem Anlegen oder dem Import. Eine Vorwarnung gibt es nicht, weil kein Kontaktweg hinterlegt ist. Danach ist die Karte an der Kasse unbekannt und kann neu angelegt werden.

Auskunft und Löschung auf Anfrage laufen über das Kundenblatt, im Bereich DSGVO-Aktionen:

Datenexport erstellen lädt eine Datei mit allem, was zu dem Kunden gespeichert ist, auf das eigene Gerät. Sie enthält auch die vollständige Kartennummer, die Karten mit ihrem Verlauf und die Zuweisungen der Rabattgruppe. Die Datei an den Gast weitergeben.
Löschung einleiten öffnet bei einem Kartenkunden einen eigenen Dialog. Er nennt, was passiert:
- gelöscht werden Name, Bemerkungen und Nachrichten. Die Kartennummer wird entfernt und die Karte gesperrt; sie findet danach niemanden mehr.
- bleiben die Zuweisungen der Rabattgruppe, nur ohne Person im Verlauf, und die Rechnungen mit ihren Rabattzeilen, ohne Namen.
Zur Bestätigung den Namen eintippen (ohne Namen „LÖSCHEN“), den Haken setzen, einen Grund eintragen und Kartenkunden endgültig löschen tippen. Das lässt sich nicht rückgängig machen. Im Rabattbericht steht der Kunde danach als „Gelöschter Kunde“. Ein Kartenkunde hat kein Menoovo-Gastkonto; gelöscht wird, was dieses Haus über ihn gespeichert hat.

Die Daten der Kartenkunden gehören dem Betrieb. Menoovo verarbeitet sie im Auftrag. Ob der eigene Datenschutzhinweis die Kundenkarten abdeckt, klärt der Betrieb mit seiner Datenschutzberatung.

Tipps & Grenzfälle

Eine Karte, ein Kunde. Im selben Kundenkreis gehört eine aktive Karte immer genau einem Kunden, und ein Kunde hat höchstens eine aktive Karte.
Zwei Datensätze für denselben Gast lassen sich nicht zusammenführen. Die Karte mit Karte an anderen Kunden übertragen zum richtigen Kunden bringen; ein Kartenkunde ohne Konto wird dabei gelöscht.
Export (JSON) der Liste enthält je Kunde die letzten vier Zeichen der Karte, ihren Stand und die Rabattgruppe, nie die ganze Kartennummer.
Kundenkarten gibt es nur für das Personal. Gäste können eine Karte nicht selbst mit ihrem Kundenkonto verbinden. Auf der Speisekarte, am Kiosk und am Kundendisplay liest Menoovo keine Kartennummer.