Bankett: Warenfluss und Abschluss
Warenfluss und Abschluss gehören zum Veranstaltungstag selbst. Beide Abschnitte im Cockpit setzen voraus, dass die Veranstaltung Bestätigt oder In Durchführung ist. Grundlagen zur Veranstaltung stehen unter Bankett & Events: von der Anfrage zum Angebot, Anzahlung und Schlussrechnung unter Bankett: Zahlungen und Belege.
Nur Positionen, deren Bankett-Artikel mit einem Wawi-Artikel (Rezeptur) verknüpft ist, lassen sich über den Warenfluss buchen. Bei allen anderen Positionen trägt das Team die Mengen später von Hand in den Abschluss ein. Der Artikel-Editor beschreibt die Verknüpfung, siehe Bankett & Events: von der Anfrage zum Angebot.
Ware ausgeben und zurücknehmen
Abschnitt betitelt „Ware ausgeben und zurücknehmen“Der Abschnitt Warenfluss zum Event bucht echte Lagerbewegungen auf den Logistikplatz der Veranstaltung:
- Ware ausgeben öffnet den Ausgabe-Dialog. Einen Lagerort wählen, von dem die Ware abgeht, dann je ledger-fähiger Position die ausgegebene Menge in der Basiseinheit eintragen. Optional eine Notiz ergänzen und Ausgabe buchen klicken.
- Ware zurücknehmen bucht auf demselben Weg ungeöffnete Ware zurück auf einen Lagerort.
Mit der ersten Ausgabe wechselt der Abschluss in den Ledger-Modus: Die Mengen im Abstimmungs-Arbeitsblatt werden aus den gebuchten Bewegungen vorbefüllt, statt sie von Hand einzutragen.
Der Abschluss: Verbrauch und Rücknahme
Abschnitt betitelt „Der Abschluss: Verbrauch und Rücknahme“Abschluss starten öffnet das Abstimmungs-Arbeitsblatt. Je Position zeigt eine Zeile fünf Mengen: Geplant (aus der Kalkulation), Ausgegeben, Verbraucht, Zurück und Verlust. Im Ledger-Modus sind Ausgegeben und Zurück aus den Warenbewegungen vorbefüllt, Verbraucht und Verlust trägt das Team ein (Verbraucht ergibt sich meist aus Ausgegeben minus Zurück minus Verlust). Ohne vorherige Warenbewegungen ist dasselbe Arbeitsblatt komplett manuell auszufüllen, Menoovo nennt das den Light-Modus. Änderungen an bereits gebuchten Ausgabe- oder Rücknahmemengen brauchen im Ledger-Modus einen Korrekturgrund, die ursprünglichen Werte bleiben zur Prüfung sichtbar.
Für Positionen mit Zählerstand-Preismethode (z. B. Getränke am Zapfhahn) trägt das Arbeitsblatt statt einer einfachen Menge einen Zählerstand ein. Bei Leihgut oder Equipment mit Schaden lässt sich eine Notiz und eine Schadenspauschale hinterlegen.
Rechnungsvorschlag und Nachkalkulation
Abschnitt betitelt „Rechnungsvorschlag und Nachkalkulation“Unterhalb des Arbeitsblatts zeigt Rechnungsvorschlag eine Live-Vorschau der Endabrechnung: Positionen, Schadensgebühren und Gesamt (Vorschlag), dazu die steuerliche Aufteilung je Steuersatz mit Netto-, USt- und Bruttobetrag. Der Vorschlag rechnet mit jeder Änderung am Arbeitsblatt neu und dient als Nachkalkulation: Er zeigt, wie die tatsächlich verbrauchten und beschädigten Mengen die kalkulierte Summe der Veranstaltung verändern. Der Dialog macht dabei deutlich, dass daraus keine Rechnung und keine Zahlung entsteht, die eigentliche Abrechnung läuft über die Kasse oder, für Debitoren, über die Schlussrechnung.
Endgültig abschließen friert den Abschluss unveränderlich ein und gibt damit die Schlussrechnung frei, siehe Bankett: Zahlungen und Belege. Das ist ein endgültiger Schritt ohne Weg zurück, darum wurde er für diese Seite bewusst nicht ausgeführt. Solange der Abschluss ein Entwurf ist, lässt er sich stattdessen über Entwurf verwerfen wieder verwerfen.
Tipps & Grenzfälle
Abschnitt betitelt „Tipps & Grenzfälle“- Nur ledger-fähige Positionen bewegen Lager: Ein Bankett-Artikel ohne Wawi-Verknüpfung taucht im Ausgabe- und Rücknahme-Dialog nicht auf. Seine Mengen trägt das Team direkt im Abschluss-Arbeitsblatt ein.
- Ledger-Modus ist einmalig: Sobald eine erste Ausgabe gebucht ist, bleibt der Abschluss im Ledger-Modus. Ein Zurückwechseln in den manuellen Modus ist nicht vorgesehen.
- Abschließen ist endgültig: Vor Endgültig abschließen lohnt sich ein zweiter Blick auf das Arbeitsblatt. Danach lassen sich nur noch neue, referenzierende Korrekturen erfassen.
- Wer sieht das? Ware ausgeben und zurücknehmen braucht die Berechtigung zum Bedienen der Lagerbewegungen, Abschließen die Bankett-Berechtigung zum endgültigen Abschluss, siehe Rollen & Berechtigungen.