Kassenmeldung ans Finanzamt

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Elektronische Kassen müssen dem Finanzamt gemeldet werden. Das verlangt §146a Abs. 4 AO: innerhalb eines Monats nach Inbetriebnahme, und ebenso bei der Außerbetriebnahme. Menoovo übernimmt die Übermittlung. Die Integration Kassenmeldung (SUBMIT DE) (unter Team & Einrichtung → Integrationen) meldet Steuerpflichtigen-, Betriebsstätten- und Kassendaten elektronisch über ELSTER an die Finanzverwaltung (technisch über den TSE-Anbieter fiskaly) und verfolgt den Übermittlungsstatus.

Was gemeldet wird

Eine Kassenmeldung bündelt drei Dinge:

• Der Steuerpflichtige: der Betrieb mit Steuernummer im 13-stelligen ELSTER-Format, Finanzamtsnummer, Rechtsform und Anschrift. Die Angaben kommen aus den Stammdaten und den Einstellungen der Integration.
• Die Betriebsstätte: der Standort, an dem die Kasse steht.
• Die Kasse selbst: das Menoovo-Kassensystem mit seiner zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE), samt Anschaffungs- und Inbetriebnahmedatum. Die TSE-Daten übernimmt Menoovo automatisch aus der TSE-Anbindung.

Vorschau: diese Angaben gehen in die Meldung

Über Meldung vorbereiten zeigt die Integration den Kasten Diese Angaben gehen in die Meldung. Er nennt Unternehmen mit Rechtsform-Code, den Sitz des Unternehmens, die Betriebsstätte und das Datum der Inbetriebnahme, jeweils mit der Quelle. Ein Badge zeigt, ob für die LIVE-Kasse oder die TEST-Kasse gemeldet würde.

• Unternehmen und Rechtsform kommen aus den Stammdaten (Firmenname, Rechtsform). Ein abweichender Name lässt sich im Einstellungsformular der Integration eintragen.
• Mehrere Häuser einer GmbH: Jedes Haus meldet seine Kasse einzeln, als Steuerpflichtiger steht aber die GmbH mit ihrem Sitz in der Meldung, nicht die Hausadresse. Dafür im Kasten Firmensitz abweichend vom Haus wählen und Straße mit Hausnummer, PLZ und Ort des Sitzes speichern (Einstellung kassenmeldung__company_address). Die Betriebsstätte bleibt die Hausadresse. Ist kein Firmensitz hinterlegt, meldet Menoovo die Hausadresse auch als Sitz. Firmensitz entfernen stellt das wieder her. Stehen im Einstellungsformular der Integration eigene Felder „Straße/Hausnummer/PLZ/Ort (Steuerpflichtiger)“, haben diese Vorrang; der Kasten sagt dann, dass der hinterlegte Firmensitz nicht gilt. Diese vier Felder gelten nur alle zusammen: Sind nur einige ausgefüllt, nimmt Menoovo die Meldung nicht an und der Kasten nennt die leeren Felder. Dann alle vier ausfüllen oder alle leeren. Ein Feld, in dem nur Leerzeichen stehen, gilt als leer.
• Betriebsstätte unvollständig: Fehlt an der Hausadresse etwas (etwa die Hausnummer oder die PLZ), setzt Menoovo dafür nicht den Firmensitz ein. Der Kasten zeigt dann „Adresse der Betriebsstätte (Haus) unvollständig“ mit den leeren Feldern, und die Meldung lässt sich nicht abschicken. Die Hausadresse in den Stammdaten vervollständigen oder im Einstellungsformular in der Gruppe Betriebsstätte die fehlenden Felder ausfüllen (leer gelassen gilt die Hausadresse aus den Stammdaten).
• Inbetriebnahme: ohne eigenes Datum gilt die Aktivierung der Kasse. Nach dem Wechsel von TEST auf LIVE ist das die LIVE-Aktivierung.

Wann gemeldet wird

• Bei der Anschaffung: Die Meldung muss innerhalb eines Monats nach Inbetriebnahme beim Finanzamt sein. Die Integration zeigt die laufende Meldefrist mit Datum an und erinnert per Benachrichtigung, bevor sie abläuft. Inhaber und Admins bekommen die Erinnerung sofort, wenn sich der Stand ändert (etwa wenn die Frist überschritten ist). Bleibt der Stand gleich, kommt sie höchstens einmal pro Woche.
• Bei der Außerbetriebnahme: Auch das Ende ist meldepflichtig, wieder mit Monatsfrist. Die Abmeldung ist ein fester Schritt der geordneten Außerbetriebnahme.
• Bei Änderungen: Ändern sich bereits gemeldete Daten (etwa die Rechtsform oder die Anschrift), weist die Integration darauf hin, dass eine aktualisierte Meldung fällig ist.

Wer die Meldung anstößt

Meldepflichtig ist der Betrieb, nicht Menoovo. Deshalb startet und prüft die Inhaberin oder der Inhaber jede Meldung selbst; Menoovo übermittelt sie danach im Auftrag (§87d AO). Der Ablauf in der Integration:

1. Meldung vorbereiten erstellt einen Meldungsentwurf aus den hinterlegten Daten und lässt ihn von fiskaly/ELSTER prüfen. Fehlen Angaben (z. B. die Steuernummer), listet die Integration sie auf; sie werden im Einstellungsformular der Integration ergänzt.
2. Über Prüf-PDF öffnen die Meldedaten kontrollieren.
3. Drei Bestätigungen setzen: Prüf-PDF gelesen, Bevollmächtigung von Menoovo für die Übermittlung, Kenntnis der eigenen Mitteilungspflicht.
4. An ELSTER übermitteln und die Rückfrage mit Jetzt übermitteln bestätigen. Die Übermittlung kann danach nicht zurückgenommen werden.

Den Status zeigt die Integration laufend an, von In Prüfung über Übermittlung läuft bis Von ELSTER angenommen. Wer die Freigabe erteilt hat, wird mit Name und Zeitpunkt festgehalten.

Nach erfolgreicher Übermittlung stehen die Nachweise bereit: Prüfprotokoll (PDF), Übermittlungsprotokoll (PDF) und die übermittelten Meldedaten als XML. Diese Protokolle zu den Unterlagen nehmen (GoBD-Aufbewahrung).

Ohne Meldung kein Kassenstart

Die Erstaktivierung des Menoovo-Kassensystems setzt eine Kassenmeldung voraus. Menoovo prüft beim Aktivieren, dass eine der drei Voraussetzungen erfüllt ist:

• eine erfolgreich übermittelte Kassenmeldung,
• eine freigegebene, fristwahrend gestartete Übermittlung, oder
• die Bestätigung, dass die Meldung bereits manuell über Mein ELSTER abgegeben wurde.

Für den dritten Fall (z. B. wenn die Steuerberatung die Meldung übernommen hat) bietet die Integration eine eigene Bestätigung: Als manuell gemeldet bestätigen, mit dem entsprechenden Haken davor.

Nach dem Wechsel von TEST auf LIVE

Mit dem Go-live bekommt das Haus eine neue LIVE-Kasse mit neuer TSE. Für das Finanzamt ist das eine neue Kasse, die innerhalb eines Monats nach der LIVE-Aktivierung zu melden ist.

• Eine Meldung, die noch auf der TEST-Kasse vorbereitet, freigegeben oder übermittelt wurde, zählt danach nicht mehr. Die Integration zeigt dann Kassenmeldung für die LIVE-Kasse ausstehend mit der neuen Frist. Die alte Meldung bleibt in der Liste stehen und trägt das Badge TEST-Kasse.
• Daten aus der TEST-Zeit (Bereitstellungs-, Anschaffungs- und Inbetriebnahmedatum) löscht der Go-live. Sie werden nicht in die LIVE-Meldung übernommen; als Inbetriebnahme gilt die LIVE-Aktivierung. Steht doch noch ein Datum vor dem Go-live in den Einstellungen, übergeht die Integration es und nennt es im Vorschau-Kasten.
• Auch eine Bestätigung Als manuell gemeldet aus der TEST-Zeit setzt der Go-live zurück.

Tipps & Grenzfälle

• Nichts passiert automatisch: Menoovo übermittelt keine Meldung ohne die ausdrückliche Freigabe des Betriebs. Jede Meldung durchläuft die Schritte Vorbereiten, Prüfen und Freigeben.
• Steuernummer bereithalten: Häufigster Stolperstein ist die Steuernummer im 13-stelligen ELSTER-Format. Die Steuerberatung kennt sie.
• Frist verpasst? Die Integration zeigt eine überschrittene Meldefrist deutlich an. Dann die Meldung umgehend vorbereiten und übermitteln.
• Nachweise: Die Protokolle bleiben in Menoovo abrufbar und gehören zum Archiv, das auch die Betriebsprüfung sieht.