Steuerliche Einstellungen

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Personalverzehr, Personalgetränke und Einladungen „aufs Haus“ lassen sich unterschiedlich buchen, und jede Variante hat steuerliche Folgen. Einstellungen → Zahlung & Kasse → Steuerliche Einstellungen sammelt diese Entscheidungen an einer Stelle.

Ein Teil der Einstellungen ist mit ⚖️ markiert. Das sind steuerliche Auslegungen, keine reinen Komfort-Schalter: Jede Änderung verlangt eine Bestätigung durch den Inhaber und eine Referenz auf die Rücksprache mit der Steuerberatung. Die Historie jeder Änderung bleibt dauerhaft nachvollziehbar.

Die Seite selbst ist schon ab dem Bestellungen-Paket sichtbar. Die meisten Schalter wirken sich aber erst aus, sobald Personalverzehr, Personalgetränke oder Hausbuchungen tatsächlich über die Kasse laufen, also ab einem angebundenen Kassensystem (POS-Anbindung oder Menoovo Kasse). Ohne Kassensystem lässt sich die Seite trotzdem schon vorbereiten, damit die Entscheidungen stehen, bevor die Kasse angebunden wird.

Die Einstellungen im Überblick

• Personalverzehr — Buchungsweg ⚖️: WaWi-Entnahme (Standard) bucht ohne Kassenvorgang ins Lager. Bon mit AVSachbezug erzeugt stattdessen einen signierten Beleg pro Vorgang für die Lohnbuchhaltung. 0,00-€-Hausbon signiert Personalessen und Personalgetränke wie eine Einladung mit 0,00 € (Grund und Mitarbeiter stehen im Hausbuchungs-Bericht, ohne Sachbezugswert und ohne Zuzahlung); Sachbezug und Umsatzsteuer bewertet das Lohnbüro aus dem Hausbuchungs-Bericht, im Lohn-CSV erscheinen diese Belege nicht. Seit dem 14.10.2026 kann jedes Haus den 0,00-€-Hausbon wählen (Hausbuchungsart „Personalessen (Hausbon 0 €)“). Im ⚖️-Dialog siehst du den Kenntnisnahme-Hinweis (die lohn- und umsatzsteuerliche Bewertung erfolgt außerhalb der Kasse in deiner Lohnbuchhaltung) und bestätigst die Wahl. Die Finanzverwaltung sieht für Arbeitnehmermahlzeiten die Vorgangsart AVSachbezug vor; ein 0-Wert-Modell ist steuerlich nicht ausdrücklich bestätigt (Steuerberater-Auskunft 14.10.2026). Der Bon zeigt „Empfänger: Name“ mit der gewählten Person oder dem Hauslabel. Schaltest du zurück auf Bon mit AVSachbezug, kommt die zuvor genutzte Hausbuchungsart-Zeile wieder. Die Datumsfelder der Hausbuchungen-Seite (Liste, Bericht, Lohn-CSV) meinen Geschäftstage: ein Personalessen um 00:30 zählt zum Vortag, und der 1. bis 31. eines Monats reicht bis zum Geschäftstag-Anker (Standard 04:00) am Morgen des Folgemonats.

• Personalgetränke-Kachel aktivieren: schaltet die Kachel „Personalgetränk“ in Service-View und Schnellkasse frei. Kein ⚖️, weil das nur die Sichtbarkeit steuert.

• Alkoholische Personalgetränke erlauben ⚖️: standardmäßig aus. Alkoholhaltige Produkte sind für Personalgetränke gesperrt; das ist empfohlene Praxis, keine gesetzliche Pflicht.

• Personalessen erlauben ⚖️: reguläres Personalessen ist Sachbezug zu amtlichen Sachbezugswerten. Eine freie Position im Personal-Blatt startet bei einer Mahlzeit mit dem Steuersatz der Einstellung Steuer-Schlüssel Hieressen (in der Regel 7 %); der Satz ist je Zeile wählbar, bei einer Abweichung zeigt das Blatt einen Hinweis. Im Einladungs-Blatt wählen Sie je freier Position Speise (Satz Hieressen) oder Getränk (19 %); erst dann ist die Buchung möglich, der Satz bleibt je Zeile änderbar. Die Chef/Inhaber-Entnahme ohne bonierte Positionen kennt keine freie Position.

• Personalessen für Rollen: welche Rollen Personalessen und Personalgetränke bekommen dürfen, als Auswahl-Chips aller Rollen des Betriebs. Keine Rolle gewählt (Standard) heißt: alle Mitarbeitenden. Immer gilt: Die Person muss im Personalstamm des Betriebs stehen; für jemand anderen lehnt das System die Buchung ab. Die Kasse bietet unter Für wen? nur Personen mit einer gewählten Rolle an; bucht jemand trotzdem für eine andere Person, lehnt das System die Buchung ab, bevor ein Beleg entsteht. Kein ⚖️, das ist eine Betriebsregel.

• Hausbon-Fälle: Welche Fälle „Aufs Haus“ an der Kasse anbietet, legst du seit Oktober 2026 unter Zahlarten & Konten → Hausbuchungsarten Aufs Haus fest (siehe Zahlungen). Diese Häkchen-Liste ist nur noch die Vorlage, aus der die Zeilen beim ersten Mal angelegt werden; danach entscheiden die Zeilen. Ein ausgeschalteter Fall fehlt im Blatt, und das System lehnt ihn auch ab, wenn er doch gesendet wird, bevor ein Beleg entsteht. „Chef/in über Chef-QR oder Karte“ ist immer an. Standard: alle Fälle an. Eigene Hausvorlagen (Fiskalkern innerhalb der geprüften Allow-List) legt nur die Inhaber-Rolle im Expertenmodus derselben Seite an — mit Hinweistext, Begründung und Versionshistorie (siehe Zahlungen → Expertenmodus). Die ⚖️-Wahlen dieser Seite gelten auch dort: Eine Hausvorlage erbt die Wahlpassung ihrer Ausgangsvorlage. Die Zeile „Inhaber/in“ erscheint zusätzlich nur bei hinterlegter Rechtsform Einzelunternehmen oder Personengesellschaft. Kein ⚖️, das ist eine Betriebsregel.

• Tageslimit je Mitarbeiter: Anzahl Personalgetränke pro Geschäftstag ohne Freigabe. Kein ⚖️, reiner Zahlenwert.

• Einladung „aufs Haus“ (eigenständig) — Buchungsweg ⚖️: gilt für Freigetränke ohne sonstige Rechnung. WaWi-Journal (Standard) bucht ohne Beleg, der 0€-Bon erzeugt einen signierten Beleg mit Grund, Artikeln und Mengen. Einen Bewertungswert tippt dabei niemand: Bewirtung, Werbung, Verkostung, Qualitätskontrolle und Personalgetränke bewertet die Warenwirtschaft bzw. Buchhaltung zum Einkaufspreis, der Kartenpreis steht nur zur Information auf dem Beleg. Einen Wert verlangt die Kasse nur beim Geschenk zum Mitnehmen; beim Personalessen setzt sie den amtlichen Sachbezugswert selbst. Eine Einladung auf einer sonst bezahlten Rechnung läuft immer als 100-%-Rabatt über die Rabatt-Funktion, unabhängig von dieser Einstellung.

• Freigabegrenze für Hausbuchungen: Betrag, ab dem eine Hausbuchung eine Freigabe der Leitung braucht. Eine Hausbuchung über den Chef-QR bzw. die Chef-Kundenkarte ist durch die Zuweisung des Kundenkontos („Abschluss aufs Haus“) bereits freigegeben und fragt keine Karte und keine PIN — in beiden Freigabe-Modi (siehe Kassieren → Aufs Haus).

• Hausbuchungs-Karten aktivieren: schaltet die Karten Einladung/Werbung, Personalverzehr und Chef/Inhaber im Service-View und in der Schnellkasse frei.

• Bewertung Einladung/Werbung, Bewertung Personalverzehr, Inhaberverzehr — Buchungsort ⚖️: legen die Bewertungsmethode fest, nach der die Buchhaltung bewertet bzw. die Kasse dort bewertet, wo sie einen Wert braucht (Personalessen, Geschenk, Inhaber-Einzelbewertung), zum Beispiel Einkaufspreis gegen Selbstkosten oder amtliche Sachbezugswerte gegen Rabattbewertung nach § 8 Abs. 3 EStG. Bewertung Personalverzehr gilt nur für Mahlzeiten; ein Personalgetränk oder eine kleine Aufmerksamkeit läuft ohne Sachbezugswert (siehe Personalverzehr). Beim Inhaberverzehr — Buchungsort gelten die BMF-Pauschbeträge nur für Einzelunternehmen und Personengesellschaften. Eine Kapitalgesellschaft bewertet jede Entnahme einzeln, siehe Chef / Inhaber. Die Bemessungsgrundlage für die Umsatzsteuer ist dabei keine Einstellung: Sie ist immer der Einkaufspreis oder die Selbstkosten netto (§ 10 Abs. 4 Nr. 1 UStG), nie der Kartenpreis. Der Kartenpreis geht nur als Information an die Buchhaltung.

• Debitoren — Ledgerführung nach externer Übergabe ⚖️: legt fest, ob Menoovo offene Posten nach einer Übergabe an die externe Faktura weiter überwacht oder die Buchhaltung die Führung übernimmt.

• Kassenschnitt bei Geräten ohne Vorgänge überspringen ⚖️: gilt nur für Handy-Kassen mit pay:Me. Hatte ein Handy laut Menoovo-Kassenjournal seit seinem letzten erfolgreichen Kassenschnitt keinen kartenzahlungsbezogenen Vorgang (keine Zahlung, Erstattung, Trinkgeldbuchung, kein offener Kartenklärfall), wartet der Tagesabschluss nicht auf seinen Schnitt. Der Z-Bon vermerkt dann „Kassenschnitt automatisch übersprungen: Gerät …, Zeitraum … bis …; laut Menoovo-Kassenjournal keine kartenzahlungsbezogenen Vorgänge, Betrag 0,00 €. Terminal-/Acquirer-Stapel nicht geprüft.“ und seit wann die Einstellung aktiv ist, dazu eine gekürzte Prüfsumme des Übersprung-Protokolls und ob das gespeicherte Protokoll noch dazu passt. Menoovo prüft den Stapel beim Zahlungsanbieter dabei nicht. Mit der pay:Me-App lassen sich Kartenzahlungen auch außerhalb der Menoovo-Kasse annehmen; solche Zahlungen sind nicht Teil des Kassenjournals und liegen in der Verantwortung deines Betriebs. Unterlasse sie oder gleiche sie täglich mit dem Journal des Zahlungsanbieters ab. Die Einstellung ist seit dem 19.10.2026 in jedem Betrieb standardmäßig an; wer pay:Me außerhalb der Kasse verwendet, schaltet sie hier aus. Schaltest du sie aus oder wieder ein, speichert der Bestätigungsverlauf deinen Namen und das Datum; beim Einschalten bestätigst du zusätzlich, dass pay:Me nicht außerhalb der Kasse verwendet wird (Wortlaut mit Version). Übersprungen wird außerdem nicht, solange es seit dem letzten Schnitt eine pay:Me-Gutschrift oder -Stornierung gab (auf welchem Handy sie lief, kann Menoovo nicht sicher belegen), bis jedes Handy danach wieder geschnitten hat. Kartenterminals (ZVT) werden nie übersprungen. Die Regel steht datiert in der Verfahrensdokumentation („Kassenschnitt bei SoftPOS-Geräten ohne Vorgänge automatisch überspringen“).

Die Rechtsform des Betriebs selbst liegt nicht auf dieser Seite, sondern in der Karte Rechtsform unter Zahlarten & Konten. Sie steuert die Gründe im Kassenbuch und die Bewertung von Inhaber-Entnahmen. Ohne Rechtsform sind Entnahme-Bons und die Privat- und Gesellschafter-Gründe gesperrt.

Mehr zu Hausbuchungen und Debitoren: Offene Posten, Debitoren & Hausbuchungen.

Welcher Weg in Ihrem Betrieb gilt, wann ein Vorgang einen Beleg bekommt und wann nur ins Journal geht, wie bewertet und mit DATEV abgestimmt wird und wie eine Hausbuchung zurückgenommen wird, steht im Abschnitt C.14 Steuerweg unentgeltlicher Vorgänge der Verfahrensdokumentation.

Ein Wahlrecht ändern

Bei einer ⚖️-Einstellung öffnet Ändern einen Bestätigungsdialog statt eines einfachen Schalters.

1. Die gewünschte Option auswählen.
2. Unter StB-Referenz eintragen, wer die Entscheidung geprüft hat und wann, zum Beispiel „StB Müller, Telefonat 19.07.2026“. Das Feld ist Pflicht.
3. Die Checkbox „Ich bestätige, dass der Steuerberater unseres Betriebs die gewählte steuerliche Behandlung geprüft und freigegeben hat“ anhaken.
4. Auf Bestätigen & speichern tippen.

Nur Personen mit der Berechtigung, den Betrieb zu bearbeiten (in der Praxis die Inhaberin oder der Inhaber), sehen den Button Ändern aktiv. Ohne diese Berechtigung zeigt die Zeile den Hinweis „Nur Inhaber können steuerliche Einstellungen ändern.“

Abbrechen verlässt den Dialog ohne jede Änderung. Jede gespeicherte Änderung landet zusätzlich im Verlauf der jeweiligen Zeile, mit Zeitpunkt, wer sie vorgenommen hat, altem und neuem Wert und der StB-Referenz.

Regelverlauf der Betriebsregeln

Neben den steuerlichen Wahlrechten gibt es Betriebsregeln des Bestell- und Zahlungsablaufs, die der Betrieb selbst festlegt: die Annahme von Gastbestellungen, der Zahlungszeitpunkt je Bestellkanal, die Frist eines gehaltenen Zahlvorgangs, die Frist bis zum Verfall eines unbezahlten Vorauszahlungs-Bestellwunschs und die Missbrauchsgrenzen vor dem Zahlungsstart. Das System leitet daraus ab, wann ein Vorgang durch die TSE gesichert wird. Einen Schalter, der einen begonnenen Vorgang ohne Absicherung schließt, gibt es nicht.

Jede Änderung einer solchen Regel wird unveränderlich festgehalten: Person und Rolle, Zeitpunkt, bisheriger und neuer Wert, der angegebene Grund und eine je Betrieb fortlaufende Regelversion. Die Änderung gilt nur für neue Vorgänge. Bereits laufende Zahlvorgänge behalten die Frist, die beim Anlegen galt.

• Unter Einstellungen → Annahme-Regeln verlangt das Speichern einen Grund der Änderung. Der Verlauf steht direkt unter dem Editor.
• Unter Einstellungen → Zahlung zeigt Verlauf anzeigen an jeder Regel die letzten Änderungen mit Regelversion.
• Die aktuelle Regelversion und die zuletzt gültigen Werte stehen im Abschnitt „Betriebsregeln des Bestell- und Zahlungsablaufs“ der Verfahrensdokumentation. Ein geänderter Grenzwert macht die bestätigte Fassung nicht ungültig; die Regelversion ist der Verweis in das Protokoll.
• Die Fristen für gehaltene Zahlvorgänge und verfallende Bestellwünsche ändert nur der Menoovo-Support, auf Wunsch des Betriebs und mit Begründung.

Tipps & Grenzfälle

• Diese Seite ist keine Stelle für eigene Experimente. Jede Änderung eines ⚖️-markierten Wahlrechts ist eine steuerliche Entscheidung. Sie gehört in die Abstimmung mit der Steuerberatung, bevor sie im Betrieb gespeichert wird.
• Diese Seite ändert keine Steuersätze. Die Steuersätze und Steuer-Schlüssel der Karte liegen in einem eigenen Bereich der Einstellungen und sind hier nicht erreichbar.
• Ohne aktive Hausbuchungs-Karten bleiben Einladung/Werbung, Personalverzehr und Chef/Inhaber im Service-View unsichtbar, auch wenn die Buchungswege darunter schon eingestellt sind.