Dokumente auf dem Handy öffnen

Auf einem Kassengerät mit Menoovo OS – Staff gibt es keinen Download-Ordner: Das Gerät speichert keine Dateien, damit an der Kasse nichts liegen bleibt. Jeder Knopf, der auf einem PC eine Datei herunterlädt, öffnet dort stattdessen das Fenster Auf dem Handy öffnen. Das gilt für alle Exporte und PDFs der Admin-App, zum Beispiel:

Z-Bon als PDF und X-Bericht,
DSFinV-K-Export und Prüferpaket (Kassen-Nachschau),
DATEV-Exporte, Lohnexport und Kassenbuch als CSV,
Tisch-QR-Codes als PDF und Tischplan,
Schichtbericht, Zählprotokoll, Belege und Rechnungen.

Auf einem PC, Tablet oder Handy bleibt alles wie gewohnt: Die Datei wird heruntergeladen.

Dasselbe gilt für Links, die am PC einen neuen Tab öffnen (zum Beispiel das Handbuch oder die Seite eines Anbieters): Auf dem Staff-Gerät erscheint ein Fenster Auf dem Handy öffnen mit dem QR-Code der Seite. Ohne Upload und ohne Ablaufzeit, denn es ist nur die Adresse der Seite.

So geht es

Den Export wie gewohnt auslösen, zum Beispiel Z-Bon als PDF im Tagesabschluss.
Das Fenster Auf dem Handy öffnen zeigt kurz Datei wird vorbereitet …, danach einen QR-Code und darunter einen Kurzlink.
Den QR-Code mit der Handy-Kamera scannen. Die Datei öffnet sich im Browser des Handys: PDFs direkt zum Ansehen, CSV- und ZIP-Dateien als Download auf dem Handy. Von dort lässt sie sich weiterleiten, etwa an die Steuerberatung.
Sobald das Handy die Datei geöffnet hat, steht im Fenster Auf dem Handy geöffnet. Das Fenster mit Schließen zumachen.

Kein Handy zur Hand? Mit Per E-Mail an mich geht die Datei als Anhang an die E-Mail-Adresse der angemeldeten Person (die Adresse steht gekürzt auf dem Knopf). Der Knopf erscheint nur, wenn für die Person eine Adresse hinterlegt ist und die Datei höchstens 5 MB groß ist.

Sicherheit

Schließen beendet den Link sofort. Erst schließen, wenn die Datei auf dem Handy offen ist.
Der Link gilt 15 Minuten und lässt sich höchstens zehnmal öffnen. Danach zeigt das Handy Link abgelaufen; dann den Export an der Kasse noch einmal auslösen.
Der Link ist an das Restaurant, die angemeldete Person und den Ablaufzeitpunkt gebunden. Wer ihn verändert, bekommt Link ungültig.
Wer ihn innerhalb der 15 Minuten kennt, kann die Datei öffnen. Den QR-Code darum nicht fotografieren lassen und das Fenster schließen, sobald die Datei auf dem Handy ist.
Nach Ablauf wird die Datei auf dem Server gelöscht. Stehen bleibt nur eine Protokollzeile: wer (Benutzerkennung), welche Datei, wann, wie oft geöffnet und ob per E-Mail (Adresse nur gekürzt). Sie wird nach Ende des Folgejahres gelöscht (eine Übergabe aus 2026 also Anfang 2028).
Übergeben werden nur die Dateiarten der Exporte (PDF, CSV, ZIP, Tabellen, Bilder). Andere Dateien lehnt der Server ab.
Steuerlich ändert die Übergabe nichts: Sie erzeugt keinen Beleg und verändert keine Kassendaten, sie transportiert nur den Export.

Tipps & Grenzfälle

„Die Datei ist zu groß für die Übergabe“. Übergeben werden Dateien bis 20 MB. Größere Exporte (etwa ein DSFinV-K-Export über viele Monate) an einem Büro-PC herunterladen oder den Zeitraum verkleinern.
„Die Datei konnte nicht übergeben werden“. Meist war das Netz kurz weg. Noch einmal versuchen drücken.
Kassen-Nachschau (§ 146b AO). Prüft das Finanzamt vor Ort, den DSFinV-K-Export unter Inspektion & Prüfung auslösen und per QR-Code auf das Handy oder per E-Mail weitergeben. Siehe Inspektion und Prüfung.
Drucken. Belege druckt der Bondrucker wie gewohnt. A4-Dokumente (Kassenbuch, Dienstplan, Bankett-Angebote) druckt das Staff-Gerät auf einem A4-Drucker, der in der Einrichtung des Geräts hinterlegt ist — siehe Menoovo OS – Staff.