Bargeld verwalten

Verfügbar in:MenüBestellungenPOS-AnbindungMenoovo Kasse

Unter Buchhaltung → Bargeld werden alle Bargeldbestände des Betriebs verwaltet. Jede Bewegung wird im Kassenbuch protokolliert: Einzahlung, Zahlung, Entnahme, Umbuchung. Die Kennzahl Bargeld im Haus zeigt die Summe aller aktiven Bestände.

Bargeld-Modell: Kellnerschichten oder Hauskasse

Wie das Bargeld abgerechnet wird, legt der Betrieb unter Einstellungen → Service & Schichten → Bargeld-Modell fest:

• Kellnerschichten mit Geldbörsen (Standard): jede Servicekraft beginnt eine Kellnerschicht mit ihrer Geldbörse und zählt sie am Schichtende.
• Hauskasse (eine Zählung am Tagesende): alles Bargeld geht in eine Schublade, die Hauskasse. Es gibt keine Schichten. Am Tagesende kommt das Geld aller Börsen zusammen in die Kasse und wird einmal gezählt, siehe Tagesabschluss. Die Börsen der Servicekräfte sind dann keine eigenen Bestände, sondern Teil der Hauskasse. Welche das sind, steht im Feld Was gehört physisch zur Hauskasse?, zum Beispiel „Geldbörsen 2 und 3, Thekenlade“.

Beim Kassieren zeigt die Zahlung die Zeile Bargeld mit dem Bestand, in den das Geld gebucht wird. So steht es in der Schnellkasse, in der Service-Ansicht, bei der Barabrechnung mit dem Lieferfahrer und bei den Abholungen. Im Modell Hauskasse steht dort immer die Hauskasse, ohne Knopf zum Ändern. Bei Kellnerschichten geht das Geld in die eigene Geldbörse, solange die eigene Schicht läuft. Ohne eigene Schicht bietet die Kasse über Anderes Ziel beziehungsweise Ziel wählen das Blatt Wohin geht das Bargeld? an, siehe Kassieren ohne eigene Geldbörse. Bei Kellnerschichten steht der Tresor dort nicht zur Wahl.

Im Modell Hauskasse steht ganz oben auf dieser Seite die Karte Hauskasse. Groß steht dort Erwarteter Kassenbestand: was rechnerisch gerade in der Hauskasse liegen muss. Darunter folgen die Zeile Hauskasse = … mit dem, was physisch dazugehört, dann Tresor – erwarteter Bestand, Bargeld in der Kasse gesamt (alle Bestände der Kasse zusammen) sowie Offene Trinkgelder bar und Offenes Kartentrinkgeld. Die Karte ist den ganzen Tag abrufbar, auch bei einer Kassen-Nachschau, und aktualisiert sich selbst. Mit Bargeld in der Kasse zählen beginnt die Zählung am Tagesende, siehe Tagesabschluss. Ist der Tresor zu, sagt die Karte das; er lässt sich beim Zählen öffnen. Nach der Zählung steht auf der Karte Gezählt … – … Wechselgeld liegen bereit. Auch die Karte der Hauskassen-Schublade weiter unten bietet statt Zählen & schließen den Knopf Bargeld in der Kasse zählen an. Nach der ersten Zählung steht auf der Karte Letztes Zählprotokoll (PDF): das Protokoll mit Kassen-ID, gezähltem Zeitraum und den Belegnummern, siehe Bargeld in der Kasse zählen.

Wer vor der Zählung am Abend geht, gibt seine Geldbörse ab oder leert sie ganz in die Hauskasse. Tagsüber dürfen die Börsen im Gastraum sein; über Nacht bleibt keine Börse mit Bargeld bei einer Servicekraft.

Das Modell umstellen

Die Karte Bargeld-Modell steht oben unter Einstellungen → Service & Schichten, nur im Betriebsmodus Menoovo POS mit Kassensystem. Für die Hauskasse werden dort eine Schublade der Hauskasse und ein Tresor für den Tagesabschluss gewählt. Gibt es noch keine Schublade, legt Schublade „Hauskasse“ jetzt anlegen sie an. Jede Änderung braucht einen Grund. Sie steht danach mit Person, Zeitpunkt und Grund im Regelverlauf unter der Karte. Umstellen dürfen nur Inhaber.

Auf Hauskasse umstellen gelingt erst, wenn keine Schicht mehr offen ist, jede Geldbörse geschlossen und leer ist und gerade keine Barzahlung gebucht wird. Was noch fehlt, listet die Karte mit dem passenden Weg auf. Liegt in einer Geldbörse noch ein Rest, zum Beispiel Wechselgeld, das in der Börse bleibt, bucht Restbestand in die Hauskasse umbuchen ihn signiert in die Hauskasse und schließt die Geldbörse. Vorher fragt die Karte mit Betrag und Schublade nach. Dazu muss die Schublade der Hauskasse schon gespeichert sein. Zurück zu Kellnerschichten verlangt, dass die Hauskasse gezählt und geschlossen ist. Schublade und Tresor lassen sich nur bei Kellnerschichten ändern; solange sie eingestellt sind, lassen sie sich nicht archivieren. Die Kassen übernehmen eine Umstellung nach kurzer Zeit. Alte Schichtberichte bleiben erhalten.

Bestände anlegen

Beim ersten Besuch werden über Ersten Bestand anlegen die Bargeldbestände angelegt:

• Schublade: feste Kasse an Theke oder Station (der Normalfall).
• Geldbörse: persönliches Wechselgeld einzelner Mitarbeitender.
• Tresor: Bargeldlager im Hinterzimmer.
• Reserve: Notfall-Wechselgeld bei Engpässen.
• Transit: Bargeld, das das Haus verlässt (Markttag, Bankgang).

Besitzt der Bondrucker eine physische Kassenlade, wird sie hier verbunden. Sie öffnet sich dann automatisch beim Kassieren. Ohne geeigneten Drucker bleibt die Auswahl auf Keine Kassenlade.

Wem eine Geldbörse gehört

Bei der Art Geldbörse erscheint im selben Dialog die Wahl Modell mit zwei Möglichkeiten:

• Persönlich (fest zugeordnet): Darunter steht das Feld Bediener:in. Dort wird die Person eingetragen, auf die die Geldbörse läuft; nur sie beginnt damit eine Schicht. Ohne Eintrag bleibt sie auf – keine Zuordnung – stehen und gehört niemandem, bis die erste Person damit eine Schicht beginnt. Danach bleibt sie bei dieser Person.
• Geteilt (wird beim Schichtbeginn übernommen, beim Schichtende freigegeben): Der Schichtleiter legt zum Beispiel „Geldbörse 1“, „Geldbörse 2“ und „Geldbörse 3“ an, füllt sie mit Wechselgeld und gibt sie aus. Wer eine Schicht beginnt, nimmt eine freie geteilte Geldbörse; sie läuft bis zum Schichtende auf diese Person. Mit dem Schichtende wird sie wieder frei, und die nächste Person kann sie nehmen. Das gilt für jeden Weg, eine Schicht zu beenden: den Assistenten, Ohne Abschluss beenden und den nächtlichen Kassenabschluss.

Auf der Karte einer geteilten Geldbörse steht die Marke geteilt und darunter, ob sie gerade frei ist oder bei wem sie gerade liegt. Bei einer persönlichen steht der Name der Person. Mit dem Recht für das Kassenbuch lässt sich beides über Ändern umstellen. Wird eine persönliche Geldbörse auf geteilt umgestellt, wird sie sofort frei, außer es läuft gerade eine Schicht darauf: dann behält die Person sie bis zum Schichtende. Eine geteilte Geldbörse, die jemand nicht freigegeben hat, lässt sich dort mit Jetzt freigeben lösen, solange keine Schicht darauf läuft.

Diese Zuordnung liest die Kellnerschicht: beim Schichtbeginn steht die Geldbörse der beginnenden Person oben und ist vorgewählt. Freie geteilte Geldbörsen stehen darunter unter Freie Geldbörsen, fremde und nicht zugeordnete persönliche Geldbörsen eingeklappt unter Andere Geldbörsen. Wer keine eigene Geldbörse hat, sieht die freien Geldbörsen direkt aufgeklappt.

Eine Person darf mehr als eine Geldbörse haben. Dann stehen alle eigenen oben, und die Wahl fällt beim Schichtbeginn.

Wechselgeld einbuchen (Erstbestand)

Vorhandenes Bargeld wird einmalig über Erstbestand erfassen in einen geöffneten Bestand eingebucht:

Wechselgeld zählen, Summe eintragen, buchen. Ab jetzt stimmt der Systembestand mit der Schublade überein. Danach laufen alle Veränderungen automatisch: Jede Barzahlung erhöht den Bestand, jedes Rückgeld und jede Storno-Rückzahlung mindert ihn.

Ein Tipp auf einen Bestand öffnet seine letzten Bewegungen. Jede Bar-Zahlung, Storno-Rückzahlung und Pfandrückgabe trägt dort den Verweis Kassenbeleg. Er springt ins Belegarchiv und zeigt den signierten Beleg, gegen den die Bewegung gebucht wurde. Trinkgeld, das bar kassiert wurde, steht auf demselben Beleg wie der Verzehr und wird nicht als eigene Bewegung geführt.

Öffnen, zählen, schließen

Bargeldbestände haben einen Tagesrhythmus:

1. Öffnen: Der Behälter wird aktiv, neue Zahlungen werden ihm zugeordnet.
2. Zählen & schließen: Am Ende der Schicht wird der Inhalt gezählt:

Der Dialog zeigt den Erwarteten Kassenbestand. Unter Tatsächlich gezählt wird eingetragen, was wirklich in der Kasse liegt: als Summe über Nur Summe oder Schein für Schein und Münze für Münze über Nach Scheinen und Münzen.

Die Stückelung wird als Zählprotokoll gespeichert und erscheint im Kassenbuch direkt an der Zählungs-Zeile. Nach Weiter vergleicht der Dialog den erwarteten Kassenbestand mit dem gezählten Betrag und zeigt die Differenz:

• Eine kleine Abweichung innerhalb der Toleranz wird als Wechselgeld-Variation akzeptiert.
• Eine größere Differenz verlangt eine Entscheidung unter Wie soll die Differenz gebucht werden?: Differenz buchen (mehr gezählt als erwartet) oder Differenz buchen (weniger gezählt als erwartet). Ist eine Notreserve eingerichtet, kommen Differenz in die Reserve buchen beziehungsweise Differenz aus der Reserve decken dazu. Die Differenz wird im Kassenbuch protokolliert, nicht stillschweigend korrigiert. Seit Oktober 2026 ist jede so gebuchte Differenz ein eigener TSE-signierter Kassenbeleg mit Zahlart Bar, im Prüf-Export als „Differenz Soll/Ist“.

Mit Bestätigen & schließen ist der Behälter geschlossen und bereit für den Tagesabschluss.

Wechselgeld vom Betrieb oder privat

Wer mit einer Geldbörse kassiert, braucht Wechselgeld. Woher es kommt, legt der Betrieb unter Einstellungen → Service & Schichten → Wechselgeld der Geldbörse fest.

• Betrieb (Standard): der Betrag geht als Geldtransit vom Tresor in die Geldbörse und steht im Kassenbuch. Bei der Abgabe am Schichtende geht er zurück.
• Privat: die Servicekraft bringt eigenes Geld mit und gibt den Betrag beim Schichtbeginn an. Der Betrag wird nicht als Kassenbestand gebucht und taucht in keiner Bargeld-Summe des Betriebs auf. Beim Zählen zieht Menoovo ihn wieder ab, damit der Betriebsbestand stimmt. Das Zählprotokoll bekommt dafür die Zeile „davon eigenes Wechselgeld“.

Privates Wechselgeld wird nicht als Einlage gebucht. Eine Einlage würde den Kassenbestand um Geld erhöhen, das dem Betrieb nicht gehört.

Die Angabe gehört zum Schichtbeginn und steht im signierten Öffnen-Ereignis der Geldbörse. Wie das im Ablauf aussieht, steht unter Kellnerschicht.

Läuft für eine Geldbörse eine Schicht mit eigenem Wechselgeld, ist Zählen & schließen hier gesperrt. Gezählt wird dann im Schichtabschluss, weil nur dort das eigene Geld abgezogen wird.

Endet so eine Schicht ohne Abschluss, etwa weil der Geschäftstag über Nacht geschlossen wurde, bleibt die Geldbörse offen und wird hier gezählt. Der Zähldialog weiß dann aus dem Öffnen-Ereignis, wie viel eigenes Wechselgeld drin liegt. Gezählt wird der gesamte Inhalt; der Dialog zieht den eigenen Anteil ab und zeigt ihn als „davon privates Wechselgeld“, bevor er mit dem Soll vergleicht. Ohne diesen Abzug stünde ein Mehrbetrag in Höhe des eigenen Geldes im Kassenbuch. Die Zählungs-Zeile im Kassenbuch trägt dieselbe Angabe, auch wenn die Geldbörse aus der Klärungsliste zum Soll geschlossen wurde.

Die Bargeld-Seite zeigt nur Geldbestände. Offenes Pfand ist kein Bestand: die Zahl Offene Pfandschuld steht leise auf der Seite Pfandarten, die Pfandrückgabe läuft an der Kasse (siehe Pfand).

Geld bewegen

Über Geld bewegen wird zwischen zwei geöffneten Beständen umgebucht, etwa Wechselgeld vom Tresor in die Theken-Schublade oder die Abschöpfung zurück in den Tresor. Für Bargeld, das das Haus verlässt (Bankeinzahlung, Markttag), eine Transit-Kasse anlegen. Externe Ein- und Ausgänge werden dort dokumentiert.

Als Bediener einer Bargeldbuchung steht immer die angemeldete bzw. per PIN verifizierte Person; eine andere Person kann nicht mitgeschickt werden (die Kasse lehnt das mit einem Hinweis ab).

Externe Ein- und Ausgänge: der Grund zählt

Bei Eingang und Ausgang wird immer ein Grund gewählt. Der Grund entscheidet, wie die Bewegung in der Buchhaltung und im Prüf-Export eingeordnet wird. Es gibt keine Vorauswahl.

• Bankabhebung und Bankeinzahlung: Geld zwischen Kasse und Bankkonto.
• Wechselgeld beschafft: Scheine gegen Münzen oder Rollen getauscht, etwa bei der Bank oder im Großmarkt.
• Externe Kasse bestücken und Externe Kasse zurück: das Wechselgeld für einen Markttag geht raus und kommt zurück.
• Wareneinkauf / Lieferant und Geschäftliche Anschaffung: betriebliche Ausgaben aus der Barkasse. Hier den Beleg direkt fotografieren, siehe Kassenbuch.
• Private Einlage und Private Entnahme: Geld der Inhaberin oder des Inhabers.
• Anderer Grund braucht immer eine Notiz und landet auf dem Klärungskonto. Das Steuerbüro ordnet solche Zeilen bei der monatlichen Durchsicht zu. Besser gleich den passenden Grund wählen.

Wichtig für Markttage: Einnahmen vom Stand gehören nie als Eingang in die Kasse. Verkäufe laufen immer über Belege, also über eine eigene mobile Kasse oder eine offene Ladenkasse mit eigenem Papier-Kassenbuch. Über die Transit-Kasse läuft nur das Wechselgeld.

Barausgabe aus der Kasse (Menü „Aktionen“)

Einen Einkauf aus der Kasse (zum Beispiel „Erdbeeren Markt“) bucht auch, wer das Kassenbuch nicht führen darf: In Kasse und Schnellkasse unter Aktionen den Eintrag Barausgabe buchen wählen, Betrag und Grund eintragen und den Fremdbeleg als Datei oder Foto hochladen. Das setzt das Recht Barausgaben buchen voraus (Küchenchef und Inhaber haben es, Service nicht; für eine Rolle wie Schichtleitung wird es im Rollen-Editor gesetzt). Ohne Kassenbuch-Recht stehen nur die Schublade und die eigene Geldbörse zur Auswahl, der Tresor bleibt dem Kassenbuch vorbehalten. Die Buchung erscheint mit dem Dokument im Kassenbuch; der Empfangsnachweis lässt sich drucken.

Der Eintrag gehört zum Grund-Katalog V4: dort gibt es drei Wege (Wareneinkauf oder Lieferant, Anschaffung, Mitarbeiter-Auslage erstatten), jeder Barbeleg verlangt das Foto und die Aufteilung nach Steuersätzen.

Auslage erstatten ohne Katalog V4

Ein Betrieb, der den Katalog V4 (noch) nicht aktiviert hat, kann trotzdem aus der Kasse erstatten, was jemand für den Betrieb vorgelegt hat: Unter Einstellungen → Kassensystem → Auslage erstatten aus der Kasse den Schalter Auslage erstatten im Kassen-Menü erlauben setzen. Dann steht in Kasse und Schnellkasse unter Aktionen der Eintrag Auslage erstatten (gleiche Rechte und Bestände wie oben):

1. Wer bekommt das Geld? Die Person aus dem Team wählen und sagen, ob die Auslage schon in der Buchhaltung erfasst ist.
2. Bestand und Betrag.
3. Beleg: Das Foto des Fremdbelegs ist Pflicht (ein Eigenbeleg geht nur mit Kassenbuch-Recht und Ausnahmegrund). Die Aufteilung nach Steuersätzen ist hier freiwillig — die Buchung hält die Auszahlung an die Person fest (im Prüf-Export eine „Auszahlung“ ohne eigene Steuer), die Umsatzsteuer bucht das Steuerbüro aus dem Beleg. Wer die Beträge je Steuersatz trotzdem einträgt, nimmt dem Steuerbüro einen Schritt ab.

Was zu einem Auslagenersatz gehört. Die Buchung ist im Prüf-Export eine Auszahlung (Zahlart Bar). Achte darauf, dass zusammen mit Beleg, Kassenbuch-Zeile, Foto und Papierbeleg diese Angaben vorliegen: Datum, Belegnummer der Kasse, Betrag, die namentlich benannte Person, die das Geld erhält, der konkrete Zweck des Einkaufs und der eindeutige Bezug auf den Händlerbeleg („Auslagenersatz (Beleg Y)“). Datum, Belegnummer und Betrag setzt die Kasse, die Person ist Pflicht, das Foto verbindet die Buchung mit dem Händlerbeleg. Schreibe Zweck und Belegnummer der Auszahlung zusätzlich auf den Papierbeleg. Eine Rechnungsnummer des Händlers ist bei Kleinbetragsbelegen nicht nötig. Lass den Empfang auf dem Empfangsnachweis unterschreiben und lege ihn mit dem Original-Händlerbeleg in den Tagesumschlag. Der Auszahlungsbeleg weist keine eigene Umsatzsteuer aus; die Vorsteuer ergibt sich nur aus dem Händlerbeleg.

Vorschuss für einen Einkauf. Gibst du jemandem Geld vor dem Einkauf, ist das noch kein Auslagenersatz – buche ihn nicht über Auslage erstatten, sondern als externen Ausgang (siehe Externe Ein- und Ausgänge) mit dem Grund Anderer Grund und der Notiz „Vorschuss Einkauf an [Name]“. Das Steuerbüro führt den Betrag als Forderung gegen die Person (Mitarbeiter-Verrechnung). Nach dem Einkauf wird der Vorschuss mit den Einkaufsbelegen abgerechnet; Restgeld kommt mit Bezug auf die Belegnummer des Vorschusses in die Kasse zurück. Die Einkaufsbelege lösen keine zweite Auszahlung aus. Beide Verfahren beschreibt die Verfahrensdokumentation (Vermerk „Auslagenersatz aus der Kasse“, seit Vorlage v55).

Nach dem Buchen bleibt Empfangsnachweis drucken wie bei jeder Barausgabe. Was es ohne Katalog V4 bewusst nicht gibt: Wareneinkauf und Anschaffung direkt aus der Kasse. Diese Zeilen stellen den Einkauf selbst dar und brauchen die Aufteilung nach Steuersätzen vom Beleg — dafür den Katalog V4 aktivieren. Das Foto ersetzt den Papierbeleg nur, wenn das Verfahren in der Verfahrensdokumentation beschrieben ist (vollständig, lesbar, dem Vorgang fest zugeordnet; die Kasse speichert jede Datei unveränderlich mit Prüfsumme und Zeitpunkt).

Nach dem Buchen einer Ausgabe bleibt der Dialog offen und bietet Empfangsnachweis drucken: eine Quittung auf dem Bondrucker, die die Person unterschreibt, die das Geld nimmt. Sie ist ausdrücklich kein Kassenbeleg; der Beleg zur Buchung bleibt der Kassenbucheintrag.

Der neue Grund-Katalog (V4)

Unter Einstellungen → Kasse → Kassenbuch lässt sich der Grund-Katalog V4 aktivieren. Er ersetzt die bisherigen Gründe durch ein feineres, prüfungsfestes Vokabular und schaltet die Pflichtangaben scharf:

• Rechtsform zuerst. Der Katalog fragt nach der Rechtsform des Betriebs. Ein Einzelunternehmen bucht Private Einlage/Entnahme; eine GmbH oder UG stattdessen Gesellschafter-Zuführung/-Auszahlung mit Angabe der Person. Private Gründe sind dort gesperrt. Bei einer Personengesellschaft gehört zu jeder Privatbewegung die betroffene Gesellschafterin oder der Gesellschafter. Eine GmbH & Co. KG ist eine Personengesellschaft und wird auch so eingestellt, nicht als Kapitalgesellschaft.
• Bankbewegungen brauchen die Belegreferenz (Kontoauszug oder Abhebungsbeleg).
• Barbelege brauchen die USt-Aufteilung. Bei „Barbeleg Einkauf“ und „Barbeleg Anschaffung“ werden die Beträge je Steuersatz vom Beleg übernommen, mit einem Tipp auf 19 % oder 7 % und automatischem Rest. Eine bereits gebuchte Lieferantenrechnung wird dagegen ohne neue USt erfasst, mit Rechnungsnummer.
• Anderer Grund verlangt, von wem das Geld kommt oder an wen es geht, und landet in der Klärungsliste. Der Tag schließt erst, wenn die Steuer-Frage beantwortet ist.

Jede Bewegung wird beim Erfassen fest eingeordnet (Geschäftsvorfall, Steuer-Einordnung, Buchhaltungs-Konten) und TSE-signiert. Spätere Änderungen am Katalog oder an den Stammdaten deuten alte Zeilen nie um.

Lohn und Vorschuss bar

Wer Löhne oder Vorschüsse bar auszahlt, schaltet Barlohn in den Einstellungen frei. Die Auszahlung verlangt die Person und die Abrechnungs- bzw. Verrechnungsreferenz und wird als eigener Vorgang „Lohnzahlung“ geführt, getrennt von normalen Ausgaben. Die Buchung richtet sich nach der gewählten Strategie (Lohnverbindlichkeit oder Clearing, mit dem eigenen Steuerbüro festlegen).

Stückelungstausch

Scheine gegen Münzen im selben Bestand getauscht? Das ist kein Geldfluss, der Bestand bleibt gleich. Der Stückelungstausch protokolliert den Tausch trotzdem (TSE-signiert), damit eine spätere Zählung mit anderer Stückelung erklärbar bleibt.

Wenn der Bestand nicht reicht

Eine Ausgabe, die den Bestand rechnerisch unter Null bringen würde, wird normalerweise abgelehnt: erst Geld nachbuchen, dann ausgeben. Ist das Geld aber tatsächlich schon weg (der Einkauf ist bezahlt, nur die Buchung fehlte), lässt sich die Ausgabe wahrheitsgemäß als Vorfall erfassen. Der Vorfall blockiert den Tagesabschluss, bis die Ursache geklärt ist. Siehe Klärungsliste.

Tipps & Grenzfälle

• Entnahmen buchen: Jede Entnahme gehört als Bewegung ins Kassenbuch, auch die kurzfristige.
• Differenzen werden dokumentiert, nicht wegkorrigiert. Den tatsächlich gezählten Betrag eintragen. Die Kasse protokolliert die Abweichung mit Zeitpunkt und Person.
• Umbuchen braucht zwei geöffnete Bestände. Quelle und Ziel müssen beide offen sein.