Compliance & Lohnexport

Verfügbar in:MenüBestellungenPOS-AnbindungMenoovo KasseZusatzmodul: Dienstplan

Der Dienstplan prüft Arbeitszeitregeln automatisch und benennt dabei immer die gesetzliche Grundlage. Der Reiter Compliance zeigt die Ergebnisse, der Reiter Lohnexport übergibt die freigegebenen Monatsdaten ans Lohnbüro. Beide liegen unter Events & Team → Dienstplan. Sichtbar für: Rollen mit Zeiterfassung verwalten (Compliance) bzw. Lohnexport erstellen plus Löhne im Dienstplan sehen (Lohnexport).

Der Compliance-Reiter

Je Monat zeigt die Seite fünf Bereiche:

• Ist-Prüfung (Nachschau): prüft die tatsächlich erfassten Zeiten rückblickend. Ohne Verstöße steht hier „Keine Beanstandungen.“
• Ruhezeit-Ausgleich (§ 5 ArbZG): In Gaststätten darf die Ruhezeit auf 10 Stunden verkürzt werden. Jede Verkürzung ist eine Schuld. Ausgeglichen wird sie durch eine Ruhezeit von mindestens 12 Stunden innerhalb der Frist. Die Karte führt jede Verkürzung und ihren Ausgleich auf.
• Ersatzruhetage (§ 11 ArbZG): Für Arbeit an Sonn- und Feiertagen ist innerhalb von 2 bzw. 8 Wochen ein Ersatzruhetag zu gewähren. Die Karte zählt offene, gewährte und abgelaufene Ersatzruhetage, je Person mit Datum und Frist.
• Ausnahmen (§ 3 ArbZG): Schichten über 10 Stunden lassen sich nur veröffentlichen, wenn eine hinterlegte Ausnahme vorliegt, z. B. nach § 14 ArbZG oder per Tarifvertrag. Ausnahme hinterlegen erfasst sie.
• Minijob-Ampel: eine Karte je Minijob-Kraft mit den verbleibenden Stunden des Monats, der Prognose gegen die Verdienstgrenze (2026: 603 € pro Monat), dem Zeitjahr und den erlaubten Überschreitungen.

Unten steht die Version des Regelwerks (z. B. „Regelwerk de-2026.2“) und der Hinweis: Das System dokumentiert gesetzliche Vorgaben, die rechtliche Bewertung im Einzelfall obliegt dem Arbeitgeber und seinen Beratern.

Prüfung schon beim Planen

Dieselben Regeln laufen bereits beim Veröffentlichen des Wochenplans. In den Einstellungen legt der Betrieb je Regel fest, ob ein Verstoß die Veröffentlichung blockiert oder nur warnt. Eine Warnung muss ausdrücklich bestätigt werden, mit Begründung. Diese Bestätigungen bleiben dokumentiert. Voraussetzung für die Feiertags- und Zuschlagsprüfung ist das gewählte Bundesland in den Einstellungen.

Der Lohnexport-Reiter

Der Lohnexport ist vorbereitende Lohnbuchhaltung: Menoovo friert die freigegebenen Monatsdaten ein (Stunden, SFN-Zuschläge nach § 3b EStG, Abwesenheiten) und erzeugt daraus die Importdatei fürs Lohnbüro. Die Lohnabrechnung selbst, SV-Meldungen und Zahlungen macht das Lohnbüro in seinem System. Menoovo rechnet keinen Lohn ab.

Die Seite zeigt:

• Monat und Format: DATEV LODAS, DATEV Lohn & Gehalt oder CSV.
• Monatsvorschau: die Live-Vorschau der freigegebenen Monatsdaten je Person, mit Stunden, Zuschläge (§3b) und Abwesenheit, dazu die angewandte Rundung. Die Rundungsregel wird in den Einstellungen gewählt und wirkt nur auf den Export, nie auf die gespeicherten Einträge.
• Neuen Lauf einfrieren: erzeugt einen unveränderlichen Stand für die Übergabe. Die Läufe erscheinen unter Lohnexport-Läufe; ein neuer Lauf ersetzt den vorigen, der alte bleibt als „ersetzt“ sichtbar. Aus einem Lauf wird die Importdatei heruntergeladen.

Ohne Freigabe kein Export

Der Lohnexport liest ausschließlich freigegebene Zeiteinträge. Ist der Monat noch nicht vollständig freigegeben, blockt die Seite und nennt die betroffenen Personen mit ihren offenen Tagen:

Zur Zeiterfassung springt zur Monatsfreigabe. Danach füllt sich die Vorschau.

Die Übergabe ans Lohnbüro

Für die DATEV-Formate braucht Menoovo drei Angaben aus dem Lohnbüro, hinterlegt in den Einstellungen der DATEV-Lohn-Anbindung unter Team & Einrichtung → Integrationen:

• Beraternummer und Mandantennummer des Lohnbüro-Mandanten. Das Lohnbüro ist oft ein anderer DATEV-Berater als die Buchhaltungs-Kanzlei.
• Die Personalnummer jeder Person im DATEV-Lohnsystem. Personen ohne zugeordnete Personalnummer werden aus der Datei ausgeschlossen; der Export weist vor dem Download darauf hin.
• Bei Bedarf eigene Lohnarten-Nummern. Standard ist der Katalog von DATEV Lohn & Gehalt; für LODAS die Nummern mit dem Lohnbüro abstimmen.

Die heruntergeladene Datei importiert das Lohnbüro in LODAS bzw. Lohn & Gehalt. Ob die Werte dort ankommen und wie sie verbucht werden, verantwortet das Lohnbüro.

Urlaub und Krankheit gehen als Tageszahl auf einer eigenen Lohnart in die Datei (Lohn & Gehalt 1600/1650, LODAS 71/72); das Entgelt dazu berechnet das Lohnbüro. Die LODAS-Nummern 71/72 je LODAS-Version mit dem Lohnbüro prüfen.

Tipps & Grenzfälle

• Warum ist die Minijob-Ampel leer? Die Ampel zeigt nur Personen, deren Personalprofil die Beschäftigungsart „minijob“ trägt.
• Verfahrensdokumentation: Der Reiter Einstellungen erzeugt ein PDF, das die konfigurierte Zeiterfassung für Steuerberater und Prüfung dokumentiert. Bei jeder Änderung entsteht eine neue Fassung.
• Eigene, niedrigere Minijob-Grenze: Über die Einstellungen kann der Betrieb eine niedrigere Grenze als die gesetzliche Regeltabelle erzwingen, z. B. als Sicherheitsabstand.
• Löhne bleiben geschützt: Ohne die Berechtigung Löhne im Dienstplan sehen blendet Menoovo Lohnbeträge serverseitig aus. Der Lohnexport verlangt sie deshalb zwingend, siehe Rollen & Berechtigungen.