Rabattgruppen

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Eine Rabattgruppe ist ein Rabatt, den der Betrieb einmal festlegt: ein Name, ein fester Prozentsatz und ein Rabattgrund. An der Kasse erscheint sie als Kachel im Dialog Rabatt gewähren — ein Tipp, und der Rabatt steht auf dem Vorgang. Wer welche Kachel sieht, entscheidet die Rolle. So kann das Service-Team die üblichen Nachlässe geben, ohne dass jemand einen Prozentsatz eintippt.

Rabattgruppen anlegen

Unter Einstellungen → Bestellung → Rabatte liegt die Karte Rabattgruppen. In der Zeile darunter trägst du Name, Prozent und Rabattgrund ein und tippst auf Anlegen.

• Name: höchstens 30 Zeichen, weil er so auf dem Kassenbeleg steht („Rabatt (Stammtisch 15 %)“). Zwei Gruppen dürfen nicht denselben Namen tragen, auch nicht in anderer Schreibweise.
• Prozent: der feste Satz, zum Beispiel 15 oder 12,5.
• Rabattgrund: Stammgast, Mitarbeiter, Reklamation, Werbung, Kulanz, Sonstiges oder Personalaufmerksamkeit (Getränk, Verzehr im Betrieb). Der Grund landet auf dem Beleg und im Rabattbericht, genau wie bei einem freien Rabatt. Der Kundenrabatt ist kein Grund für eine Gruppe: er kommt aus dem Gastprofil.
• Höchstens 99 %. Nur der Grund Personalaufmerksamkeit trägt 100 % — und genau 100 % (siehe Feierabendgetränk 100 %).
• Eine Gruppe mit dem Grund Mitarbeiter darf nicht über der Einstellung Mitarbeiter-Rabatt: Obergrenze liegen.
• Mit ▲ und ▼ bestimmst du die Reihenfolge der Kacheln an der Kasse.
• Über das Feld links vom Namen gibst du der Gruppe ein Symbol aus demselben Katalog wie bei Produkten; die Kachel zeigt es an der Kasse, sofern die Einstellung für Kachelsymbole eingeschaltet ist. Kein Symbol entfernt es wieder.
• Der Haken Aktiv nimmt eine Gruppe von der Kasse, ohne sie zu löschen. Gelöscht wird nie: ein Name, der einmal auf einem Beleg stand, bleibt im Rabattbericht auffindbar.

Wer welche Gruppe nutzen darf

Unter Team → Rollen & Berechtigungen hat jede Rolle im Reiter Rabatte den Abschnitt Rabattgruppen. Alle Rabattgruppen schließt neue Gruppen automatisch ein; ohne den Haken hakst du die einzelnen Gruppen an.

Zusammen mit dem Haken Freien Rabatt zulassen ergeben sich die drei üblichen Muster:

Rolle soll …	Rabattgruppen	Freier Rabatt
nur die festgelegten Nachlässe geben	die passenden Gruppen	aus
Gruppen nutzen und selbst nachlassen dürfen	alle oder einzelne	an, mit Spanne
gar nicht rabattieren	keine	aus

Die erlaubten Rabattgründe einer Rolle gelten nur für den freien Rabatt. Den Grund einer Gruppe hat der Betrieb schon beim Anlegen festgelegt — eine Rolle, die frei keinen Mitarbeiter-Rabatt wählen darf, kann die Gruppe „Mitarbeiter 50 %“ trotzdem nutzen, wenn sie ihr freigegeben ist.

An der Kasse

Im Dialog Rabatt gewähren stehen die freigegebenen Gruppen oben als Kacheln, in der Service-Kasse wie in der Schnellkasse. Ein Tipp gewährt den Rabatt sofort; der Dialog schließt sich und der Betrag ist aktualisiert.

• Sobald Gruppen da sind, gibt es keine Schnellauswahl „5 / 10 / 15 / 20 %“ mehr. Wer frei rabattieren darf, öffnet den freien Rabatt über Freier Rabatt … unter den Kacheln.
• Eine Rolle ohne freien Rabatt sieht nur die Kacheln. Ist ihr keine Gruppe freigegeben, sagt der Dialog das und gewährt nichts.
• Sind Positionen ausgewählt, gilt die Kachel nur für diese Positionen.
• Ein zweiter Rabatt ersetzt den ersten, wie bisher.
• Die betriebsweiten Grenzen ohne Freigabe (Prozent und Betrag) gelten für Kacheln nicht — der Betrieb hat den Satz beim Anlegen festgelegt und die Rolle für die Kachel freigegeben. Eine Kachel fragt also nie nach einer zweiten Person, auch „Mitarbeiter 70 %“ auf einem großen Vorgang nicht. Die Grenzen gelten weiter für den freien Rabatt (Rabatte und Freigaben).
• Eine Kachel mit dem Grund Mitarbeiter fragt zuerst, wer den Verzehr bekommt: der erste Tipp klappt die Personenwahl auf, der zweite gewährt. Die Namen kommen aus den hinterlegten Mitarbeiter-Rabatten. Ohne hinterlegte Freigaben bleibt es beim Ein-Tipp-Weg ohne Zuordnung. Die Zuordnung ist steuerlich relevant — ohne sie greift die 25-%-Pauschalversteuerung (§ 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1 EStG).

Auf dem Kassenbeleg steht die Rabattzeile mit dem Namen der Gruppe, zum Beispiel „Rabatt (Stammtisch 15 %)“. Der Name wird beim Gewähren festgehalten: wird die Gruppe später umbenannt oder deaktiviert, ändert sich kein Beleg und kein Bericht.

Feierabendgetränk 100 %

Das übliche kostenlose Getränk nach der Schicht, getrunken im Betrieb, ist steuerlich eine Aufmerksamkeit — kein Lohn, kein Verkauf. Du kannst es als eigene Kachel anlegen, damit es mit einem Tipp gebucht ist:

1. Einstellungen → Bestellung → Rabatte → Rabattgruppen: Name „Feierabendgetränk 100 %“, Rabattgrund Personalaufmerksamkeit (Getränk, Verzehr im Betrieb). Beim Wählen des Grundes trägt die Seite 100 Prozent ein; ein anderer Satz ist für diesen Grund nicht möglich. Anlegen.
2. Team → Rollen: die Kachel der Rolle freigeben, die sie tippen darf.
3. An der Kasse: nur das Getränk bonieren, Bezahlen → Rabatt → Kachel Feierabendgetränk 100 %. Die Summe steht auf 0,00 €, und die Kasse zeigt Kostenlos abschließen — Beleg wird erstellt.

Der Beleg ist ein normaler Kassenbeleg mit dem Getränk, der Rabattzeile über −100 % und dem Text „Personalaufmerksamkeit, Verzehr im Betrieb“. Derselbe Text steht im Rabattbericht beim Grund — Artikel, Menge, Uhrzeit und Grund sind damit nachvollziehbar, so wie es die Steuerberatung verlangt.

Was die Kachel nicht kann, mit Absicht:

• Nur Getränke. Liegt eine Speise auf dem Vorgang, lehnt die Kasse die Kachel ab und nennt die Speise. Wähle dann nur das Getränk aus oder buche die Speise getrennt. Die Kasse erkennt ein Getränk am vollen Steuersatz: Milch, Kakao oder Milchmischgetränke mit 7 % gelten dabei als Speise und werden abgelehnt (sichere Richtung) — dafür den Weg Aufs Haus → Personalgetränk nehmen.
• Nur im Haus. Steht der Vorgang auf Außer Haus, lehnt die Kasse die Kachel ab: ein Getränk zum Mitnehmen ist keine Aufmerksamkeit.
• Allein auf dem Vorgang. Die Kachel verträgt sich nicht mit einem weiteren Rabatt auf demselben Vorgang (der Beleg trägt sonst nicht mehr den vollen Wortlaut). Nur das Getränk bonieren; einen bereits gewährten anderen Rabatt vorher entfernen.
• 100 % gibt es nur für diesen Grund. Eine Gruppe „Mitarbeiter Küche 100 %“ lässt sich nicht anlegen: „100 % ist nur für Personalaufmerksamkeit (Getränke) möglich; Mitarbeiteressen läuft über die Hausbuchungsart Personalessen.“ Ein kostenloses Essen für Mitarbeitende ist keine Aufmerksamkeit, sondern Personalverpflegung mit Sachbezugswert — das bucht die Kasse über Aufs Haus → Personalessen (Belege und Stornos), nie als Rabatt.
• Ein bezahltes Getränk mit Nachlass (zum Beispiel 70 %) ist ein normaler Verkauf mit Rabatt: dafür eine Gruppe mit dem Grund Mitarbeiter anlegen.

Im Rabattbericht

Der Rabattbericht bekommt die Tabelle Nach Rabattgruppe. Von Hand eingegebene Rabatte stehen dort als Frei. Die Tabelle Nach Bediener und Grund und der Einzelnachweis zeigen die Gruppe in einer eigenen Spalte.

Rabattgruppen auf Kundenkarten

Eine Rabattgruppe lässt sich einem Kunden zuweisen, der eine Kundenkarte hat. Legt das Team die Karte an der Kasse auf und tippt Rabatt anwenden, steht der Rabatt der Gruppe auf der Rechnung. Die Rabattzeile ist dieselbe wie nach einem Tipp auf die Kachel.

• Eine Karte kann nur Gruppen bis 50 % und ohne den Grund Mitarbeiter bekommen.
• Den Kartenrabatt gibt es mit vorgelegter Karte für jede Rolle, die Kundenkarten lesen darf. Ohne Karte, nur über die Kundensuche, bucht ihn nur, wer Rabatte gewähren darf (siehe Kartenrabatt ohne vorgelegte Karte).
• Die Karte Rabattgruppen zeigt bei jeder Gruppe, die Kunden zugewiesen ist, „Von Kundenkarten genutzt: …“ mit der Zahl.
• Wird bei so einer Gruppe der Haken Aktiv entfernt, fragt die Seite vorher nach: Rabattgruppe „…“ archivieren? Die Kunden bekommen danach keinen Kartenrabatt mehr, bis die Gruppe wieder aktiv ist oder ihnen eine andere Gruppe zugewiesen wird.
• In einem anderen Haus der Organisation gilt die Gruppe mit demselben Namen, mit dem Prozentsatz dieses Hauses. Gleiche Namen in allen Häusern halten die Karten überall gültig (siehe Die Karte im zweiten Haus).

Tipps & Grenzfälle

• Kundenrabatte gehen immer. Ein hinterlegter Kundenrabatt aus dem Gastprofil hängt nicht an der Rolle: Ist der Gast mit dem Vorgang verknüpft, gilt sein Rabatt — auch für eine Rolle ohne freien Rabatt. Den Satz setzt das System aus dem Profil; von Hand lässt er sich nicht eintragen.
• Eine Person mit mehreren Rollen darf die Gruppen aller ihrer Rollen nutzen.
• Änderungen an einer Rolle kommen an der Kasse innerhalb einer Minute an. Eine neue oder deaktivierte Gruppe wirkt sofort.
• Betrags-Rabatte („5 € Kulanz“) gibt es als Gruppe nicht; sie bleiben dem freien Rabatt vorbehalten.