KI-Telefonassistent

Verfügbar in:MenüBestellungenPOS-AnbindungMenoovo KasseZusatzmodul: KI-Telefonassistent

Der KI-Telefonassistent nimmt Anrufe auf einer eigenen Rufnummer entgegen, beantwortet Fragen aus den Menoovo-Daten des Betriebs und schreibt für alles andere eine Notiz ins Team-Postfach. Die Rufnummer für den Assistenten wird bei der Einrichtung von Menoovo vergeben, der Betrieb bringt keine eigene Nummer mit. Die Einrichtung liegt unter Team & Einrichtung → Integrationen → KI-Telefonassistent, die laufenden Einstellungen unter Einstellungen → KI-Telefonassistent, die eingegangenen Anrufe unter Täglicher Betrieb → Anrufe.

Buchen

Aktivieren kann nur der Inhaber. Der Ablauf folgt dem allgemeinen Marketplace-Weg, beschrieben unter Integrationen buchen: im Schritt Vereinbarung die Rechnungs-Daten prüfen, mit Jetzt kostenpflichtig hinzufügen buchen, danach die Integration aktivieren. Für den Telefonassistenten gilt zusätzlich eine eigene Vertragsbedingung: Der Reiter Vertragsbedingungen auf der Integrationsseite zeigt die Besonderen Vertragsbedingungen für den KI-Telefonassistenten, unter anderem zur bereitgestellten Rufnummer und zum Testanruf vor dem Livebetrieb (siehe unten).

Zwei Tarife stehen zur Wahl: Einstieg (49,00 € / Monat, 200 Freiminuten) und Pro (179,00 € / Monat, 800 Freiminuten). Beide Tarife haben denselben Funktionsumfang und unterscheiden sich nur im Freiminuten-Kontingent. Den Tarif wechseln lässt sich über die Einstellung „plan“ im Konfigurationsformular der Integration. Der Katalog-Eintrag mit Preis und Kurzbeschreibung steht auch im Integrations-Katalog.

Einrichtung: vier Schritte bis zum ersten Anruf

Die Konfigurationsseite der Integration KI-Telefonassistent mit Pause, Tarif und der vierstufigen Einrichtung, Schritt 1 offen und die Schritte 2 bis 4 gesperrt

Auf der Integrationsseite im Reiter Konfiguration liegt die eigentliche Einrichtung:

Pause: Schaltet den Assistenten vorübergehend ab, ohne die Integration zu deaktivieren. Pausiert klingeln Anrufe wie vorher direkt beim Betrieb durch, es geht kein Anruf verloren. Die Pause greift beim nächsten Anruf.
Tarif: zeigt den gebuchten Tarif und den Minutenpreis darüber hinaus, „Darüber 0,29 € pro Minute.“
Ist das Gästeprogramm (Kundenkonten) aktiv, weist ein Hinweis auf die Stammgast-Wiedererkennung hin: Nach einer Reservierung fragt der Assistent Anrufer einmalig, ob er sich ihre Nummer merken darf.

Danach folgt die Einrichtung selbst, vier Schritte:

Identität nachweisen: Pflicht für eine deutsche, österreichische oder Schweizer Rufnummer, der Netzanbieter verlangt dafür einen Identitätsnachweis des Betriebs. Firmenname und Adresse übernimmt Menoovo aus den Stammdaten, dazu kommt ein Dokument (Adressnachweis wie eine Versorgerrechnung, oder Gewerbeanmeldung / Handelsregister auszug). Die Prüfung beim Netzanbieter dauert üblicherweise 1 bis 3 Werktage. Für eine US-Nummer (Test) entfällt dieser Schritt.
Rufnummer wählen: Der Assistent bekommt eine eigene Nummer in der Vorwahl des Betriebs, ausgesucht aus einer Trefferliste zur eingegebenen Vorwahl. Die veröffentlichte Nummer des Betriebs bleibt unverändert. Die Vorwahl muss zur hinterlegten Geschäftsadresse passen, sonst lehnt der Netzanbieter den Kauf ab.
Rufumleitung einrichten: Die veröffentlichte Nummer wird auf die Assistenten-Nummer umgeleitet, wahlweise nur „bei besetzt / keine Antwort“ oder dauerhaft. Je nach Telefonanbieter zeigt der Schritt fertige Tastencodes zum Kopieren oder einen Verweis auf dessen Kundenportal.
Testanruf: Pflicht vor dem echten Betrieb. Ein Anruf auf die veröffentlichte Nummer innerhalb eines Zeitfensters bestätigt die Einrichtung und zeigt, ob die Anrufer-Nummer bei der Umleitung erhalten bleibt, entscheidend dafür, ob der Assistent Rückrufer erkennt.

Der Screenshot oben zeigt den Ausgangszustand direkt nach der Buchung: Schritt 1 offen (Marke „Du bist dran“), die Schritte 2 bis 4 gesperrt, bis der Identitätsnachweis freigegeben ist.

Die Einrichtung nach dem Nummernkauf: Schritte 1 und 2 mit der Marke Erledigt und der Assistenten-Nummer, Schritt 3 zeigt die Anbieterliste für die Rufumleitung, Schritt 4 den Knopf Testanruf-Fenster starten

So sieht dieselbe Seite aus, nachdem Gasthaus Mondwiese die Einrichtung bis zur Nummer durchlaufen hat. Schritt 1 und Schritt 2 tragen die Marke Erledigt. Unter Deine Assistenten-Nummer steht die gekaufte Nummer, daneben Nummer freigeben für den Fall, dass eine andere Nummer gewünscht ist. Schritt 3 listet die gängigen Telefonanbieter (Telekom, Vodafone, O2, 1&1, sipgate, Placetel) mit ausklappbaren Anleitungen für die Rufumleitung. Schritt 4 bietet Testanruf-Fenster starten an.

Einstellungen → KI-Telefonassistent

Die Einstellungsseite KI-Telefonassistent mit ausgefülltem Begrüßungstext, drei FAQ-Themen und Wochenbericht-E-Mail für Gasthaus Mondwiese

Unter Einstellungen → KI-Telefonassistent liegt, wie sich der Assistent anhört, was er sicher beantwortet und wo seine Grenzen liegen.

Stimme & Auftreten

Begrüßungstext: freier Text, der Platzhalter {restaurant} wird durch den Restaurantnamen ersetzt. Bleibt das Feld leer, begrüßt der Assistent im gewählten Begrüßungsstil (Neutral, Herzlich, Knapp).
Ansprache der Anrufer: Du oder Sie.
Tonlage: Neutral-freundlich, Herzlich-bairisch oder Hanseatisch-knapp.
Stimme: Auswahl nach Name aus zehn Stimmen, eine Hörprobe gibt es noch nicht.
Festgelegte Texte: Die KI-Offenlegung am Gesprächsanfang und die Allergen-Sicherheitsklausel sind fest eingebaut. Enthält der eigene Begrüßungstext keine KI-Erwähnung, ergänzt das System automatisch „Ich bin der KI-Telefonassistent.“ Beides lässt sich nicht abschalten oder umformulieren, auch nicht über die Tonlage.

Wissensbasis (FAQ): Der Assistent behauptet nur, was hier steht, für alles andere nimmt er eine Notiz auf. Öffnungszeiten, Adresse und Speisekarte kennt er automatisch aus Menoovo. Ein Klick auf ein typisches Thema (Parken, Hunde, Terrasse, Zahlungsarten, Kinder, Stellenangebote, Gutscheine, Betriebsferien) legt das Thema an, die Antwort schreibt der Betrieb selbst dazu. Eigene Themen kommen über Thema hinzufügen dazu.

Grenzen & Aufbewahrung

Große Gruppen ans Team übergeben ab: Ab dieser Personenzahl (2 bis 20, Standard 8) bucht der Assistent keine Reservierung mehr selbst, sondern nimmt eine Notiz fürs Team auf.
Aufbewahrung der Gesprächsprotokolle (Tage): zwischen 30 und 365 Tagen. Ältere Protokolle löscht das System automatisch. Tonaufnahmen gibt es grundsätzlich nicht, nur das Textprotokoll.
Wenn die Inklusivminuten aufgebraucht sind: entweder „Anrufe durchstellen“ (Standard, der Assistent stoppt, Anrufe klingeln wieder direkt durch, keine Zusatzkosten) oder „Weiter annehmen, Minuten abrechnen“ (jede zusätzliche Minute kostet 0,29 €).

Wochenbericht: Jeden Montagmorgen kommt eine Zusammenfassung der vergangenen Woche per E-Mail an die hinterlegte Adresse, Anrufe, Minuten, Reservierungen und was noch offen ist. Leer lassen schaltet den Wochenbericht aus, das ist die Voreinstellung.

Angebote per SMS: standardmäßig aus. Eingeschaltet fragt der Assistent wiedererkannte Stammgäste höchstens einmal pro Anruf, ob sie gelegentlich Angebote per SMS bekommen möchten. Die Einwilligung gilt erst, wenn der Gast den Link in der Bestätigungs-SMS öffnet (Double-Opt-in). Vor dem Einschalten müssen die Datenschutzhinweise um den Menoovo-Baustein „Angebote per SMS“ ergänzt werden.

Täglicher Betrieb → Anrufe

Die Seite Anrufe im Leerzustand: Woche im Überblick ohne Anrufe, Notizen Nichts offen, Spam-Archiv eingeklappt

Die Seite Anrufe erscheint im Menü Täglicher Betrieb, sobald die Integration aktiv ist und die Rolle das Recht Telefonassistent-Inbox einsehen hat (Inhaber, Schichtleitung und Service von Haus aus; eigene Rollen bekommen es im Rollen-Editor, Bearbeiten braucht Telefonassistent-Inbox bearbeiten). Oben steht Woche im Überblick: Anrufe insgesamt und davon angenommen, verbrauchte Minuten gegen das Freiminuten-Kontingent, gebuchte Reservierungen, offene Notizen und, sofern Öffnungszeiten hinterlegt sind, Anrufe außerhalb der Öffnungszeiten. Die Kachel öffnet auf der letzten vollen Woche, „Diese Woche“ wechselt auf die laufende.

Darunter liegen zwei Reiter:

Notizen: die eigentliche Aufgabenliste. Filter Offen, Heute und Erledigt, dazu eine Zuständigkeits-Filterleiste (Alle, Service, Küche, Inhaber). Jede Notiz zeigt Kategorie, Dringlichkeit (Sofort, Heute, Normal), Anrufer und eine Zusammenfassung; ein Tipp öffnet die Details mit dem vollständigen Gesprächsprotokoll und einem Rückruf-Link. Heute gruppiert die Notizen des Tages nach Kategorie, gedacht für die Schichtübergabe. Eine neue Notiz für den Service kommt als Meldung aufs Handy an die Servicekräfte mit offener Kellnerschicht, ohne offene Kellnerschicht an alle mit der Rolle Service. Notizen für Küche oder Inhaber stehen im Posteingang dieser Rolle und kommen nur mit der Dringlichkeit Sofort auch aufs Handy.
Anrufliste: das rohe Anrufprotokoll nach Tag, mit Uhrzeit, Anrufer, Ergebnis (Reservierung, Notiz, Frage beantwortet, Spam, Verwählt, Stille, …) und Dauer.

Ganz unten liegt Spam & aussortierte Anrufe, eingeklappt. Ausgeklappt zeigt es die als Spam eingestuften Anrufe mit ihren unterdrückten Notizen. Kein Spam gibt eine Nummer dauerhaft frei, ihre Notizen landen dann wieder im normalen Eingang.

Solange keine Assistenten-Nummer eingerichtet ist, bleibt die Seite im Leerzustand: keine Anrufe in der Woche, „Nichts offen“ in den Notizen. Genau diesen Zustand zeigt der Screenshot oben.

Der erste Anruf

Die Seite Anrufe nach dem ersten Anruf: die Wochen-Kachel zählt einen Anruf und einen außerhalb der Öffnungszeiten, die Anrufliste zeigt die Zeile mit Uhrzeit, Anrufer, Ergebnis Stille und Dauer

So sieht die Seite nach dem ersten echten Anruf bei Gasthaus Mondwiese aus. Die Kachel Woche im Überblick zählt den Anruf und die verbrauchten Minuten gegen das Freiminuten-Kontingent. Der Anruf kam um 5:45 Uhr, also vor der Öffnung um 11:30 Uhr, deshalb zählt auch Außerhalb der Öffnungszeiten eine Eins. In der Anrufliste steht die Zeile mit Uhrzeit, Anrufer-Nummer, Ergebnis und Dauer. Das Ergebnis hier ist Stille: Der Assistent hat begrüßt, der Anrufer hat nichts gesagt und aufgelegt. Ein solcher Anruf zählt nicht als angenommen und erzeugt keine Notiz.

Das Anruf-Detail mit Anrufer-Nummer, Ergebnis, Zeitpunkt, Dauer und dem Gesprächsprotokoll, das die Begrüßung des Assistenten zeigt

Ein Tipp auf die Zeile öffnet das Anruf-Detail. Oben stehen Anrufer-Nummer, Ergebnis, Zeitpunkt und Dauer, darunter das Gesprächsprotokoll mit jedem gesprochenen Beitrag. Bei diesem Anruf enthält es nur die Begrüßung des Assistenten, inklusive der fest eingebauten KI-Offenlegung „Ich bin der KI-Telefonassistent.“

Tipps & Grenzfälle

Ohne Rufnummer keine Anrufe. Die Integration kann aktiv und bezahlt sein, ohne dass ein einziger Anruf ankommt. Solange Schritt 2 der Einrichtung offen ist, bleibt die Seite Anrufe leer.
Die Assistenten-Nummer ist sofort erreichbar. Direkt nach dem Kauf nimmt der Assistent Anrufe auf der eigenen Nummer an, auch wenn Rufumleitung und Testanruf noch offen sind. Der Testanruf in Schritt 4 prüft die Umleitung der veröffentlichten Nummer und ist laut Vertragsbedingungen vor dem Livebetrieb vorgesehen.
Pausieren statt kündigen. Für eine kurze Unterbrechung reicht Pause auf der Integrationsseite, die Kündigung selbst ist hier nicht Thema dieser Seite.
Vorwahl muss zur Geschäftsadresse passen. Der Netzanbieter lehnt eine Nummer aus einer anderen Region ab, auch wenn sie in der Trefferliste auftaucht.
Keine Tonaufnahmen. Nur das Textprotokoll wird aufbewahrt, für die eingestellte Zahl an Tagen.