Abwesenheiten & Schichttausch

Verfügbar in:MenüBestellungenPOS-AnbindungMenoovo KasseZusatzmodul: Dienstplan

Urlaub, Krankheit und kurzfristige Schichtwechsel laufen im Dienstplan: Das Team beantragt und bietet an, die Leitung genehmigt. Jede Person nutzt dafür die Reiter unter Events & Team → Meine Schichten. Die Leitung entscheidet in den Reitern Team-Abwesenheiten und Schichtanfragen unter Events & Team → Dienstplan. Genehmigen kann, wer die Berechtigung Abwesenheiten und Schichttausch genehmigen hat, im Standard die Inhaber-Rolle.

Abwesenheit beantragen (Team-Seite)

Im Reiter Abwesenheiten unter Meine Schichten beantragt jede Person ihre Abwesenheit selbst:

1. Die Art wählen: Urlaub, Krank, Unbezahlt, Fortbildung oder Sonstiges.
2. Von und Bis setzen. Erster Tag halbtags und Letzter Tag halbtags decken halbe Tage ab.
3. Optional eine Notiz ergänzen und auf Antrag senden klicken.

Der Antrag erscheint unter Meine Abwesenheiten mit Status Beantragt und lässt sich mit Zurückziehen wieder entfernen, solange er offen ist. Oben zeigt das Urlaubskonto Anspruch, genommene Tage und Resturlaub, sobald ein Urlaubsanspruch hinterlegt ist.

Anträge genehmigen (Leitung)

Der Reiter Team-Abwesenheiten im Dienstplan sammelt alle offenen Anträge:

• Genehmigen oder Ablehnen entscheidet den Antrag, optional mit Anmerkung.
• Der Team-Kalender zeigt die Abwesenheiten des Teams im Monatsüberblick, mit Pfeilen zum Monatswechsel.
• Genehmigte Abwesenheiten erscheinen auch im Wochenplan in der Zeile Abwesenheiten, damit keine Schicht auf einen Urlaubstag geplant wird.

Eine Schicht abgeben oder tauschen

Wer kurzfristig verhindert ist, gibt die eigene Schicht in die Schichtbörse. Unter Meine Schichten an der Schicht auf Abgeben/Tauschen tippen:

• Abgeben: Die Schicht soll komplett an jemand anderen gehen.
• Tauschen: Die Schicht wird zum Tausch angeboten.
• Die Notiz erklärt den Kolleg:innen den Anlass.

Die Schichtbörse

Alle offenen Angebote landen im Reiter Schichtbörse, sichtbar für das ganze Team:

• Offene Angebote: Angebote der Kolleg:innen. Übernehmen meldet die eigene Übernahme an.
• Meine Angebote: die eigenen Angebote und Übernahmen mit Status, z. B. Offen, Beansprucht mit „Wartet auf Freigabe“ oder Abgelehnt. Zurückziehen nimmt ein offenes Angebot zurück.

Eine Übernahme wird erst mit der Freigabe der Leitung wirksam.

Übernahmen freigeben (Leitung)

Der Reiter Schichtanfragen im Dienstplan zeigt beides:

• Zur Freigabe: beanspruchte Angebote mit Schicht, Position und der übernehmenden Person. Genehmigen macht den Wechsel wirksam, Ablehnen verwirft ihn und das Angebot gilt als abgelehnt.
• Offene Angebote: noch nicht beanspruchte Angebote. Die Leitung kann sie mit Zurückziehen aus der Börse nehmen.

Verfügbarkeit pflegen

Im Reiter Verfügbarkeit unter Meine Schichten hinterlegt jede Person, wann sie regelmäßig kann, bevorzugt arbeitet oder nicht verfügbar ist:

1. Die Art wählen: Verfügbar, Bevorzugt oder Nicht verfügbar.
2. Den Wochentag wählen, Ganztägig ankreuzen oder eine Zeitspanne setzen.
3. Auf Regel hinzufügen klicken. Auf alle Wochentage übertragen kopiert eine Regel auf die ganze Woche.

Ausnahmen (einzelne Tage) überschreiben die wiederkehrenden Regeln für ein konkretes Datum. Im Wochenplan sehen die Planenden diese Angaben direkt in der Zelle (Wunschzeit bzw. Nicht verfügbar), und Automatisch besetzen berücksichtigt sie bei Vorschlägen.

Tipps & Grenzfälle

• Wer sieht was? Die Reiter unter Meine Schichten stehen jeder Rolle offen, auch ohne Dienstplan-Berechtigungen. Die Genehmigungs-Reiter sehen nur Rollen mit den passenden Berechtigungen.
• Beantragt heißt noch nicht frei: Ein Urlaubsantrag mit Status Beantragt ist noch nicht genehmigt; das entscheidet erst die Leitung.
• Übernahme kollidiert? Wer ein Angebot übernimmt, obwohl eine eigene Schicht zur selben Zeit liegt, wird gewarnt. Die Freigabe bleibt trotzdem Sache der Leitung.
• Benachrichtigungen: Neue Anträge und Freigaben laufen über die Glocke im Kopfbereich. Wer unter Meine Schichten Push-Benachrichtigungen aktiviert hat, bekommt die Meldungen an sich selbst zusätzlich aufs Gerät, jede als eigenen Eintrag.