Bestellungen annehmen

Verfügbar in:MenüBestellungenPOS-AnbindungMenoovo Kasse

Wenn Gäste am Tisch per QR-Code bestellen, entscheidet Menoovo bei jeder Bestellung: Läuft sie sofort in die Küche, oder wartet sie auf eine kurze Freigabe durch das Team? Die Regeln dafür heißen Annahme-Regeln und liegen unter Team & Einrichtung → Einstellungen, Abschnitt Bestellen & Service, Seite Annahme-Regeln.

Die Regeln verhindern, dass jemand den Tisch-QR-Code fotografiert und von außerhalb bestellt. Teure oder alkoholische Bestellungen laufen erst nach einem Blick des Teams in die Küche. Und eine nie angenommene Bestellung hinterlässt keinen Kassenvorgang. Erst mit der Annahme wird die Bestellung verbindlich erfasst und im Paket Menoovo Kasse in der TSE signiert. Eine abgelehnte Bestellung erzeugt weder Beleg noch Storno.

Die Regeln gelten nur für Tischbestellungen mit Zahlung nach Verzehr. Bestellungen mit Vorkasse (Kiosk, Vorbestellung mit Kartenzahlung) sind mit der Bezahlung verbindlich. Siehe Zahlungszeitpunkt am Tisch.

Das Regelwerk einstellen

Oben wählt das Policy-Level eine Grundeinstellung: Offen, Ausgewogen, Bewacht, Streng oder Nur Prepay. Ein Level setzt Signale und Schwellen vor; danach lässt sich jeder Wert einzeln anpassen.

• Offen: Jede Bestellung läuft automatisch in die Küche. Der Startzustand für neue Restaurants.
• Ausgewogen und Bewacht: Kleine Bestellungen laufen automatisch, größere warten auf das Team. Bewacht setzt die Schwellen niedriger an.
• Streng: Zusätzlich Standort-Prüfung, und die erste Bestellung eines Tisches wartet, bis das Team den Tisch freischaltet.
• Nur Prepay: Tischbestellungen müssen sofort bezahlt werden.

Für Kassensystem-Restaurants gibt es die Schnellwahl Erste Bestellung bestätigen. Sie stellt das empfohlene Muster ein: Die erste Bestellung jeder Tischrunde wartet auf Freigabe, danach läuft alles automatisch. Das Gasthaus Mondwiese arbeitet so: Der Gast scannt, bestellt, der Service wirft einen Blick darauf und tippt Annehmen. Alle weiteren Bestellungen desselben Tisches gehen ohne Wartezeit durch.

Wartet eine Gastbestellung auf Freigabe, kommt eine Meldung aufs Handy, etwa „Freigabe nötig: Tisch 5“. Sie geht an die Person, die für den Tisch zuständig und im Dienst ist. Gibt es die nicht, geht sie an alle mit offener Kellnerschicht und der Berechtigung Bestellstatus ändern. Hat niemand eine offene Kellnerschicht, geht sie an alle mit dieser Berechtigung, die im Dienst sind, und wenn auch das niemand ist, an alle mit dieser Berechtigung. Ein Tipp öffnet den Tisch mit dem Hinweis „Eine Bestellung wartet auf Freigabe.“ und der offenen Karte mit Annehmen und Ablehnen. Wer „im Dienst“ ist, steht unter Wenn Essen fertig ist.

Annahme-Signale

Der Kasten Annahme-Signale legt fest, welche Signale eine Bestellung ohne Service-Eingriff freigeben dürfen:

• IP-Allowlist: Auto-Annahme nur aus dem eigenen Restaurant-WLAN. Dafür die erlaubten IP-Netze eintragen.
• Tisch-Scan-Token: Gäste müssen den QR-Code frisch gescannt haben. Ein alter, weitergeleiteter Link reicht nicht.
• Tisch-Code (Join-Code): Ein 3-stelliger Code je Tischrunde. Weitere Handys am Tisch geben ihn ein, um mitzubestellen. Der Service sieht den Code in der Tisch-Service-Ansicht; er wechselt alle 30 Minuten.
• Vertrauensstatus weiterführen: Nach der ersten erfolgreichen Annahme gelten weitere Bestellungen der Tischrunde als vertrauenswürdig und laufen automatisch.

Manuelle Freigaben

Der Kasten Manuelle Freigaben bestimmt, wann das Team gefragt wird:

• Geolocation: Bestellen nur im eingestellten Umkreis um das Restaurant. Gäste werden nach ihrem Standort gefragt.
• Erste Bestellung erst nach Freischalten durch Personal: Das Team schaltet den Tisch in der Tisch-Service-Ansicht frei (Tisch freischalten). Vorher wartet die erste Bestellung.
• Service-Freigabe erlauben: Bestellungen über dem Limit werden nicht abgelehnt, sondern warten auf Annahme durch das Team.
• Bestellcode verwenden: Nutzt den Bestellcode als Annahme-Signal, wahlweise Nie, bei der Ersten Bestellung, Ab hohem Wert oder bei Jeder Bestellung.

Bestellcode und Tisch-Code sind zwei verschiedene Dinge. Der Bestellcode gilt restaurantweit und beweist, dass der Gast wirklich im Lokal sitzt. Der Tisch-Code gehört zu einer einzelnen Tischrunde und lässt weitere Handys mitbestellen.

Schwellen

• Auto-Annahme bis: Bestellungen bis zu diesem Betrag laufen automatisch. Bei 0,00 € wartet jede erste Bestellung auf Freigabe.
• Service-Pflicht ab: Ab diesem Betrag braucht jede Bestellung das Team, auch von bereits bestätigten Handys.
• Wartezeit auf Freigabe (Minuten): So lange wartet eine Bestellung höchstens (2–120 Minuten, Standard 15). Danach wird sie automatisch abgelehnt. Gäste sehen die Frist auf ihrem Handy.
• Alkohol braucht Service-Freigabe: Alkoholische Artikel erzwingen immer eine manuelle Annahme, auch für bestätigte Geräte.

Die mit Bald verfügbar markierten Preauth-Felder lassen sich noch nicht einschalten.

Wartende Bestellungen annehmen oder ablehnen

Wartende Bestellungen erscheinen an zwei Stellen: auf dem Bestellungen-Board in der Kanban-Ansicht als erste Spalte Annahme, und in der Serviceansicht des Tisches unter Freigaben.

Jede Karte zeigt den Tisch, den Countdown Auto-Ablehnung in …, den Grund der Wartezeit (z. B. Freigabe laut Richtlinie erforderlich, Enthält Alkohol, Hoher Bestellwert oder Erste Bestellung: Tisch noch nicht freigeschaltet), alle Positionen und die Summe.

• Annehmen schickt die Bestellung in die Küche. Beim Gasthaus Mondwiese erscheint der Bon damit sofort auf dem Küchenmonitor.
• Ablehnen weist die Bestellung ab. Es entsteht kein Kassenvorgang; der Gast sieht die Ablehnung auf seinem Handy.
• Das ✕ an einer einzelnen Position wählt sie ab. Bei der Annahme wird nur der Rest übernommen, die abgewählte Position wird storniert. So lässt sich das ausverkaufte Gericht streichen, ohne die ganze Bestellung abzulehnen.

Die Spalte Annahme ignoriert Stations- und Suchfilter. Eine wartende Bestellung ist immer sichtbar, egal welche Ansicht das Gerät gerade zeigt.

Was Gäste sehen

Nach dem Abschicken zeigt das Gäste-Handy den Wartezustand mit der zugesagten Frist:

Nimmt das Team an, springt die Anzeige auf den normalen Bestellstatus. Lehnt das Team ab oder läuft die Frist ab, steht dort Bestellung nicht angenommen mit der Bitte, sich an das Personal zu wenden.

Mit aktivem Tisch-Code sehen weitere Handys am selben Tisch zuerst den Dialog Tisch beitreten:

Den Code zeigt das erste Handy der Runde; das Team findet ihn in der Tisch-Service-Ansicht. Nach der Eingabe bestellt das zweite Handy normal mit.

Tipps & Grenzfälle

• Automatische Ablehnung: Wartende Bestellungen werden nach Ablauf der Wartezeit automatisch abgelehnt. Eine vergessene Freigabe blockiert deshalb am Abend nicht den Tagesabschluss.
• Regeländerungen wirken sofort für neue Bestellungen. Eine bereits wartende Bestellung behält die Frist, die dem Gast angezeigt wurde.
• Vorbestellungen haben eine eigene Annahme mit Annahmefenstern und Fristen, beschrieben unter Vorbestellung. Dort gilt: Annehmen zieht die autorisierte Kartenzahlung ein, Ablehnen gibt sie frei.
• Serviceruf statt Ablehnung: Wenn eine Bestellung unklar ist (z. B. hoher Wert), lieber kurz am Tisch nachfragen und dann annehmen. Ablehnen verwirft die Bestellung vollständig; der Gast muss neu bestellen.