Rabatte und Freigaben

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Ein Rabatt wird beim Kassieren gewährt, im Dialog Rabatt gewähren (siehe Kassieren am Tisch). Zwei Regeln bestimmen, was dort möglich ist.

1. Die Rolle der kassierenden Person legt fest, welche Rabattgruppen sie als Kachel nutzen darf, welche Rabattgründe beim freien Rabatt zur Wahl stehen und wie viel sie ohne Rückfrage nachlässt.
2. Die betriebsweiten Freigabegrenzen verlangen ab einem bestimmten Prozentsatz oder Betrag eine Freigabe am selben Gerät — durch eine zweite Person, die sich dort mit ihrer PIN oder ihrem Kellnerschlüssel anmeldet.

Beide greifen unabhängig voneinander. Der Server rechnet in beiden Fällen selbst nach; die Kasse zeigt nur an, was gilt. Beide Grenzen gelten nur für den freien Rabatt: eine Kachel aus den Rabattgruppen ist durch ihre Konfiguration freigegeben (der Betrieb hat den Satz beim Anlegen festgelegt und die Rolle für die Kachel freigegeben) und wird ohne zweite Person gewährt.

Was die Rolle erlaubt

Die Spanne wird unter Rollen & Berechtigungen je Rolle eingestellt. Im Rabatt-Dialog steht sie über der Eingabe, zum Beispiel „Diese Rolle darf bis 10 % nachlassen“. Rabattgründe, die der Rolle nicht erlaubt sind, erscheinen gar nicht erst.

Voreingestellt gilt:

Rolle	Freier Rabatt	Über der Spanne
Inhaber:in	bis 100 %	Abweisen
Chef:in	bis 100 %	Abweisen
Service	bis 10 %	Abweisen

Die Bilder auf dieser Seite zeigen eine Service-Rolle, die auf Freigabe anfragen umgestellt wurde.

Die Freigabe über der Freigabegrenze

Liegt der Rabatt über der betriebsweiten Grenze, öffnet der Dialog den Schritt Für diesen Rabatt ist die Freigabe einer berechtigten Person erforderlich. Dort steht, wer freigeben darf: jede Rolle mit der Berechtigung Kassenbuch führen. Die eigene Person fehlt in der Liste — niemand gibt sich selbst frei.

Die freigebende Person tippt ihren Namen an und gibt ihre PIN ein, oder hält stattdessen ihren Kellnerschlüssel vor. Erst danach lässt sich der Rabatt gewähren; der Dialog bestätigt mit „… hat freigegeben“.

Warum das so sein muss: Der Name der freigebenden Person steht auf dem Kassenbeleg und im Rabattbericht. Ein Name, den jemand nur ausgewählt hat, wäre eine Behauptung — die Kasse ließe sich damit auf einen Kollegen buchen, der gar nicht im Raum war. Deshalb reicht seit September 2026 das Antippen allein nicht mehr: es zählt nur die Anmeldung. Wer die PIN nicht parat hat, gibt den Rabatt an seinem eigenen Gerät.

Dasselbe gilt überall, wo eine zweite Person unterschreibt: beim Storno, beim Rückholen, beim Ändern der Zahlungsart und beim Start des Trainingsmodus.

Ein Rabatt über der Spanne

Liegt der eingegebene Rabatt über der Spanne, hängt das Weitere an der Einstellung Über der Spanne der Rolle.

Abweisen: Der Dialog meldet „Der Rabatt liegt über der Spanne dieser Rolle.“ Der Rabatt wird nicht gewährt. Wer mehr nachlassen darf, kassiert selbst oder gewährt den Rabatt an diesem Gerät.

Freigabe anfragen: Unter der Meldung erscheint Freigabe anfragen. Ein Tipp darauf schickt die Anfrage los. Der Dialog zeigt danach Freigabe angefragt mit Prozentsatz und Betrag. Die Kasse bleibt offen, der Vorgang ist noch nicht abgeschlossen.

Wer freigeben darf, bekommt sofort die Meldung „Rabatt braucht eine Freigabe“ aufs Handy. Sie geht zuerst an die Personen mit offener Kellnerschicht, die freigeben dürfen. Ist davon niemand im Dienst, geht sie an alle, die freigeben dürfen. Ein Tipp öffnet Buchhaltung → Rabatt-Freigaben. Nach der Freigabe steht der Rabatt auf dem Vorgang, mit der anfragenden Person als Bediener und der freigebenden Person als zweiter Unterschrift. Beide Namen stehen im Rabattbericht.

Eine Anfrage freigeben

Unter Buchhaltung → Rabatt-Freigaben liegen die offenen Anfragen. Jede Karte nennt Prozentsatz oder Betrag, die tatsächliche Minderung, den Rabattgrund, die anfragende Person und den Zeitpunkt.

• Freigeben gewährt den Rabatt auf dem laufenden Kassiervorgang.
• Ablehnen schließt die Anfrage. Ein Grund kann im Feld daneben stehen und bleibt bei der Anfrage.
• Entschiedene anzeigen blendet die bereits freigegebenen Anfragen ein.

Nach der Entscheidung verschwindet die Anfrage aus der offenen Liste. Unter Entschiedene anzeigen steht sie mit dem Zusatz Freigegeben und der freigebenden Person.

Freigeben darf, wer selbst rabattieren und über fremde Tische bestimmen darf. Im Auslieferungszustand sind das die Chef-Rolle und die Inhaber-Rolle. Die freigebende Person muss eine andere sein als die anfragende, und sie muss den Rabatt nach ihrer eigenen Spanne selbst vergeben dürfen.

Was nach dem Tipp passiert

Rabatt gewähren schließt den Dialog sofort. Die Rabattzeile erscheint grau auf dem Bon, mit dem vorgerechneten Betrag und dem Hinweis „wird gebucht …“. Die Kasse bucht den Rabatt im Hintergrund. Kommt der gebuchte Betrag zurück, wird die Zeile schwarz und trägt Grund und Bediener.

Bis dahin bleibt Bezahlen gesperrt, und das Kundendisplay zeigt weiter den Betrag von vorher. Der Gast sieht nie eine Zahl, die noch nicht gebucht ist.

Lehnt der Server ab, geht der Dialog wieder auf. Die Eingabe steht noch da, die graue Zeile verschwindet. Braucht der Rabatt eine Freigabe, öffnet der Dialog direkt auf dem Freigabe-Schritt.

Grund: die Rabattgruppe ist der Grund

Eine Rabattgruppe bringt ihren Grund selbst mit. Ein Tipp auf die Kachel gewährt den Rabatt, ohne dass ein Grund gewählt werden muss; im Rabattbericht steht der Name der Gruppe als Grund. Bei einer Kachel mit dem Grund Mitarbeiter fragt die Kasse nur, für wen der Rabatt ist: die Personenliste erscheint direkt unter den Kacheln, und die Wahl der Person (oder ohne Zuordnung) gewährt den Rabatt sofort.

Nur der freie Rabatt (eigener Prozentsatz oder Betrag, ohne Gruppe) verlangt weiter einen Grund, bei Sonstiges zusätzlich einen kurzen Text. Warum: Ein Nachlass ohne Gruppe ist eine Einzelentscheidung an der Kasse. Die Betriebsprüfung muss sie nachvollziehen können (GoBD: jeder Geschäftsvorfall mit Anlass), und die Gruppe, die diesen Anlass sonst liefert, fehlt hier.

Rabatt schon beim Bonieren vormerken

Ein Positionsrabatt lässt sich vormerken, bevor kassiert wird, schon beim Bonieren. Dazu an einer Zeile der neuen Runde (vor dem Senden) oder an einer bereits gesendeten Zeile auf dem Bon das %-Symbol tippen (Rabatt vormerken) und eine Rabattgruppe oder einen freien Prozentsatz wählen. Das Fenster schließt beim Tipp, und die Zeile trägt sofort ein grünes Abzeichen wie −15 %; gespeichert wird im Hintergrund. Lehnt der Server den Vermerk ab, verschwindet das Abzeichen wieder und eine Meldung nennt den Grund. Wer direkt danach auf Bezahlen tippt, kassiert trotzdem mit dem Vermerk: die Kasse wartet dafür auf das Speichern. Ein Tipp auf das Abzeichen ändert oder entfernt den Vermerk. Der Vermerk selbst hat keine Wirkung auf Beleg, Umsatz oder Berichte. Erst beim Bezahlen bucht die Kasse ihn als normale Rabattzeile auf genau diese Positionen, mit denselben Prüfungen wie oben (Rolle der kassierenden Person, Freigabegrenzen). Scheitert eine Prüfung, wird ohne diesen Rabatt kassiert, die Kasse nennt den Grund, und der Rabatt kann im Dialog Rabatt gewähren nachgeholt werden. Ein freier Satz über der Freigabegrenze lässt sich nicht vormerken, denn die Freigabe gibt es nur beim Kassieren. Das %-Symbol erscheint nur, wenn Rabatte im Betrieb aktiviert sind und die eigene Rolle Rabatte gewähren darf; sonst fehlt es ganz. Auf dem Bon haben „Rabatt vormerken“, „Noch einmal“ (+) und Stornieren je einen festen Platz in der Zeile; ist eine Aktion bei einer Zeile nicht möglich (zum Beispiel + bei einem Menü-Gang, einer Pauschale oder einem Gutschein), bleibt der Platz leer oder das Symbol ausgegraut, mit dem Grund als Hinweistext.

Der Vermerk gilt auch bei Training, extern vorbezahlten Bestellungen und Gutschein-Zahlung: das Zahlungsblatt zeigt den rabattierten Betrag schon vor dem Bezahlen. Ändert man bei einer Zeile der neuen Runde die Menge (+) oder den Gang, behält die neue Zeile den Vermerk. An Menü-Zeilen (Menü mit Gängen) gibt es keinen Vermerk, auch nicht an einer Zeile der neuen Runde: die Kasse lehnt ihn schon beim Vormerken mit einem Hinweis ab; den Rabatt dort beim Kassieren am ganzen Menü gewähren. Gutscheine und Hausbuchungen (Aufs Haus) bleiben vom Vermerk unberührt: Gutscheinzeilen sind nicht rabattfähig, und eine Hausbuchung bucht immer zum Kartenpreis.

Tipps & Grenzfälle

• Der Dialog wartet nicht. In der Serviceansicht und in der Schnellkasse schließt Rabatt gewähren beim Tipp. Bis die Kasse den Rabatt bestätigt hat, steht die Zeile grau mit „wird gebucht …“ da, und Bezahlen ist kurz gesperrt. Lehnt die Kasse ab (etwa wegen einer nötigen Freigabe), geht der Dialog mit derselben Eingabe wieder auf.
• Ein Rabatt je Kassiervorgang. Wird ein zweiter Rabatt gewährt, ersetzt er den ersten (Knopf Rabatt ersetzen); nur Rabatte auf verschiedene Positionen bleiben nebeneinander stehen. Der ersetzte Rabatt steht im Rabattbericht als entfernt.
• Trinkgeld rechnet vom rabattierten Betrag. Die Prozent-Schnellwahl und Aufrunden gehen vom Betrag aus, den der Gast nach dem Rabatt zahlt. Ein Trinkgeld, das vor dem Rabatt gewählt wurde, wird beim Gewähren neu gerechnet; der Rabatt bleibt bei jeder Trinkgeld-Änderung stehen.
• Der Kassiervorgang läuft weiter. Wird der Tisch zwischenzeitlich bezahlt, ist die Anfrage gegenstandslos. Die Freigabe meldet dann „Der Kassiervorgang ist inzwischen abgeschlossen“ und die Anfrage wird geschlossen. Eine Korrektur nach dem Beleg läuft über Storno und Neubeleg.
• Eine Person mit mehreren Rollen bekommt die weitere Spanne. Die Rollen erweitern einander, so wie bei den Berechtigungen auch.
• Hinterlegte Kundenrabatte hängen nicht an der Rolle. Ist der Gast mit dem Vorgang verknüpft, gilt sein Rabatt aus dem Profil — auch für eine Rolle ohne freien Rabatt. Den Satz setzt das System; ein von Hand eingetragener Kundenrabatt wird abgewiesen. Wird eine Tischzahlung abgebrochen und später neu geöffnet, auch von einer anderen Person, kommt der Kundenrabatt wieder mit: er gehört zur Bestellung, nicht zum abgebrochenen Zahlvorgang.
• Kundenkarte mit Rabattgruppe. Legt ein Stammgast seine Kundenkarte vor, bucht die Kasse den Rabatt seiner Rabattgruppe ohne Freigabe, auch über der Betrags-Grenze. An der Rabattzeile steht „Automatisch (Kundenkarte)“. Ohne vorgelegte Karte, nur über die Kundensuche, bucht ihn nur, wer Rabatte gewähren darf. Ein Rabatt von Hand ersetzt den Kartenrabatt; der Dialog warnt vorher mit „Ersetzt den Kartenrabatt …“.
• Hinterlegte Mitarbeiter-Rabatte hängen ebenfalls nicht an der Spanne. Wählt die Bedienung beim Grund Mitarbeiter eine Person mit hinterlegtem Satz (etwa „AI Service 70 % hinterlegt“), hat der Inhaber diesen Satz vorab freigegeben: die Kasse bucht ihn auch für eine Rolle, die frei nur 10 % geben darf. Ein höherer Satz als hinterlegt fällt wieder unter die Spanne. Die betriebsweite Freigabegrenze gilt weiter; liegt der Satz darüber, bestätigt eine Chefin oder ein Chef am Gerät.
• Ohne eigene Einstellung ist eine selbst angelegte Rolle unbegrenzt. Wer eine Schichtleitung mit eigener Spanne braucht, stellt sie im Reiter Rabatte der Rolle ein.