Auslagen & Agenturen

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Manchmal geht Geld über die Kasse, das dem Betrieb gar nicht gehört. Ein Beispiel: Ein externer Pfandsystem-Betreiber lässt Pfandflaschen über die Theke zurücknehmen und erstattet den Betrag dem Betrieb später. Für Menoovo ist das ein durchlaufender Posten: fremdes Geld, kein Umsatz, keine Umsatzsteuer. Die Rechtsgrundlage ist § 10 Abs. 1 S. 5 UStG, im DSFinV-K-Export erscheint der Auftraggeber als eigener Datensatz (Stamm_Agenturen).

Eingerichtet wird das unter Einstellungen → Zahlung & Kasse → Auslagen & Agenturen. Die Funktion braucht ein aktives Kassensystem; ohne das zeigt die Seite den Hinweis „Nur mit aktivem Kassensystem verfügbar“ und die Buttons bleiben deaktiviert.

Agentur anlegen

Eine Agentur ist der Auftraggeber, für den das Geld durchläuft, zum Beispiel ein Pfandsystem-Betreiber, ein Wertkarten-Aussteller oder eine Spendenorganisation.

1. Auf Agentur anlegen tippen.
2. Name, Straße und Hausnummer, PLZ, Ort und Land (ISO-3, z. B. DEU) eintragen.
3. Steuernummer oder USt-IdNr. eintragen. Mindestens eines der beiden Felder ist Pflicht: das ist der gesetzliche Nachweis nach § 10 Abs. 1 S. 5 UStG.
4. Auf Speichern tippen.

Jede gespeicherte Agentur bekommt eine fortlaufende AGENTUR_ID, die im DSFinV-K-Export wiederverwendet wird, und einen Status Aktiv / Inaktiv. Über Bearbeiten lassen sich Adresse und Steuerdaten korrigieren oder die Agentur deaktivieren.

Auslagen-Kachel anlegen

Eine Agentur allein reicht nicht: An der Kasse braucht es eine Auslagen-Kachel, die beim Erfassen ausgewählt wird. Eine Agentur kann mehrere Kacheln haben, zum Beispiel für unterschiedliche Pfandarten desselben Auftraggebers.

Unter der Agentur auf Kachel anlegen tippen, einen Namen eintragen (z. B. „Pfandrückgabe extern“) und speichern.

Kacheln erscheinen ausschließlich in Schnellkasse und Service-Kasse. Gäste sehen sie nie, auch nicht in der digitalen Karte. Über Deaktivieren verschwindet eine Kachel wieder aus der Kasse, ohne dass frühere Belege dadurch verändert werden.

An der Kasse: Auslage erfassen

Sobald mindestens eine aktive Kachel existiert, erscheint im Menü Aktionen der Schnellkasse (und im …-Menü der Service-Kasse) der Eintrag Auslage.

1. Aktionen → Auslage öffnen.
2. Die passende Kachel auswählen, zum Beispiel Pfandrückgabe extern.
3. Den Betrag eintragen. Menoovo prüft ihn gegen eine Unter- und Obergrenze; außerhalb davon meldet der Dialog den zulässigen Bereich.
4. Auf In den Warenkorb tippen.

Die Zeile landet im Warenkorb mit dem Badge Durchlaufender Posten unter dem Namen. Von dort läuft alles wie bei jedem anderen Verkauf weiter: Zahlart wählen (Bar oder Karte), kassieren, Beleg an den Gast oder Auftraggeber. Auf der Position selbst steht ein Steuersatz von 0 %, weil kein Umsatz entsteht.

Wo die Buchung landet

Im Kassenbuch (Buchhaltung → Kassenbuch) taucht eine Auslage wie jede andere Bar-Zahlung auf: Als Zeile mit Uhrzeit, Bon-Nummer, Bediener, Betrag und laufendem Soll-Bestand. Das Bargeld ist real in der Kasse, deshalb zählt es für den Soll-Bestand normal mit.

Die Kennzeichnung als durchlaufender Posten steht auf dem zugehörigen Kassenbeleg selbst: Im Belegarchiv (Buchhaltung → Belege) zeigt die Position „Pfandrückgabe extern“ den Steuersatz USt. 0 %. Für die Buchhaltung ist das der Beleg, der den Betrag als fremdes Geld statt als Umsatz ausweist, nicht die Kassenbuch-Zeile.

Tipps & Grenzfälle

• Kein Umsatz, trotzdem ein Beleg. Auch eine Auslage erzeugt einen TSE-signierten Kassenbeleg. Das ist Pflicht nach § 146a Abs. 2 AO, unabhängig davon, dass kein Umsatz entsteht.
• Storno funktioniert genauso wie bei jedem anderen Beleg, siehe Belege & Stornos.
• Eine Agentur ohne Kachel kann nicht an der Kasse verwendet werden. Erst die Kachel macht sie an Schnellkasse und Service-Kasse sichtbar.
• Trinkgeld gibt es bei Auslagen nicht, weil es sich nicht um einen Verkauf handelt.