Offene Posten, Debitoren & Hausbuchungen

Verfügbar in:MenüBestellungenPOS-AnbindungMenoovo Kasse

Nicht jeder Gast zahlt sofort. Der Firmenkunde nimmt die Rechnung mit, der Stammgast lässt anschreiben. Drei Seiten unter Buchhaltung kümmern sich um diese Umsätze:

• Offene Posten: alle Forderungen aus Zahlung auf Rechnung und Kundenkonten, von der Entstehung bis zur Erledigung.
• Debitoren: der Kundenstamm für Zahlung auf Rechnung und Kundenkonten.
• Hausbuchungen: Einladung, Personalverzehr und Entnahmen des Inhabers, sobald Aufs Haus eingeschaltet ist.

Auch bei Zahlung auf Rechnung entsteht sofort ein TSE-signierter Beleg. Offen ist nur der Geldeingang, nicht die Fiskalisierung.

Einschalten

Die Funktionen sind ein Opt-in. Aktiviert wird unter Einstellungen → Zahlarten & Konten im Abschnitt Abrechnungswege: Rechnung & Kundenkonto (anschreiben) auf Aktivieren stellen, siehe Zahlungen einrichten. Danach bietet der Bezahldialog an der Kasse unter Weitere die Wege Rechnung / Debitor und Kundenkonto an.

Ein Gast kann nicht zahlen

Geldbeutel vergessen, Karte abgelehnt, kein Bargeld dabei. Der Tisch lässt sich trotzdem sauber abschließen: Du buchst die Rechnung auf den Gast als Debitor. Der Beleg entsteht sofort, offen bleibt nur das Geld.

Voraussetzung: Rechnung & Kundenkonto (anschreiben) ist eingeschaltet (siehe Einschalten oben), und du hast das Recht Auf Rechnung/Kundenkonto buchen. Fehlt das Recht, hol die Schichtleitung.

1. Tisch öffnen, Bezahlen, dann Trinkgeld & Zahlungsmethode.
2. Weitere antippen und Rechnung / Debitor wählen.
3. Neuer Debitor antippen und Person oder Firma wählen.
4. Name, Straße, PLZ und Ort eintragen. Lass dir dafür den Ausweis zeigen.
5. E-Mail-Adresse eintragen. Dorthin geht die Rechnung.
6. Anlegen & auswählen, dann Auf Rechnung buchen.
7. Die Kasse bestätigt mit Forderungs-Beleg erstellt und Rechnungsbetrag noch offen. Gib den Beleg dem Gast mit und sag ihm, bis wann er zahlen muss – im Standard 14 Tage.

Fehlt die Anschrift, meldet sich die Kasse vor dem Buchen: Ohne Straße, PLZ und Ort kann Menoovo keine Rechnung erstellen. Trage die Adresse nach oder lass die Rechnung durch deine Buchhaltung statt durch Menoovo stellen. Stellt die Buchhaltung die Rechnung oder buchst du aufs Kundenkonto, lässt dich die Kasse trotzdem buchen und zeigt Adresse fehlt – Beleg ohne Rechnungsanschrift: Der Forderungs-Beleg nennt dann nur den Namen des Debitors (siehe Der Forderungs-Beleg als Rechnung).

Trinkgeld gibt es auf einer Forderung nicht: Forderungen werden ohne Trinkgeld gebucht. Will der Gast Trinkgeld geben, macht er das, wenn er zahlt.

Weigert sich der Gast, seine Daten zu nennen, ist das kein Fall mehr für die Kasse. Ruf die Schichtleitung. Der Tisch bleibt so lange offen.

Der Gast zahlt später im Restaurant

1. Buchhaltung → Offene Posten öffnen und den Gast suchen.
2. Kassieren antippen.
3. Bar oder Karte (Terminal) wählen und die Kasse/Lade auswählen, über die das Geld läuft.
4. Bestätigen.

Dabei entsteht ein TSE-signierter Forderungsauflösungs-Beleg. Der Umsatz wird nicht ein zweites Mal gezählt, er stand schon am Tag des Besuchs im Tagesabschluss. Deshalb zeigt dieser Beleg (Papierkopie und digitaler Beleg) keine Umsatzsteuer, sondern nennt Nummer und Datum des Forderungs-Belegs, auf dem die Umsatzsteuer steht.

Der Gast überweist

Buchhaltung → Offene Posten, beim Gast Als bezahlt markieren wählen. Es entsteht kein neuer Kassenbeleg, weil kein Geld durch die Kasse läuft. Versteuerst du nach vereinnahmten Entgelten (Ist-Versteuerung), zählt der Tag des tatsächlichen Zahlungseingangs für die Umsatzsteuer.

Erinnern und Ausbuchen

Ist eine Rechnung überfällig, steht bei ihr Erinnerung senden – eine Zahlungserinnerung per E-Mail. Zahlt der Gast trotzdem nicht, buchst du die Forderung über Ausbuchen aus; eine Begründung ist Pflicht. Der ursprüngliche Beleg bleibt bestehen. Der Ausbuchungsbeleg lautet über 0,00 € ohne Umsatzsteuer und nennt den ausgebuchten Betrag nur als Information. Stornieren ist etwas anderes: Das nimmst du, wenn die Rechnung falsch war, nicht wenn der Gast nicht zahlt.

Freigaben (Kreditlimit überschritten, Hausbuchung über der Freigabegrenze, Ausbuchen) laufen nie über einen Namen aus einer Liste: Entweder gibst du selbst frei, weil du das Recht dazu hast („Offene Posten verwalten“ bzw. „Hausbuchungen freigeben“), oder die freigebende Person tippt ihre PIN oder hält ihren Schlüssel vor. Die Inhaber-Sachentnahme braucht immer eine zweite Person.

Der Gast zahlt nach dem Ausbuchen doch noch

Ein ausgebuchter Posten bleibt unter Offene Posten stehen, mit Datum und Nummer des Ausbuchungsbelegs. Kommt das Geld später doch, zum Beispiel bei einer Zechprellerei, tippe am Posten auf Nachzahlung kassieren. Der Dialog zeigt dir zuerst, dass der Posten schon ausgebucht war. Dann wählst du Bar mit Kasse oder Lade oder Karte und bestätigst. Menoovo signiert einen eigenen Beleg, der auf die Ausbuchung verweist, und der Posten steht danach auf „Bezahlt“. Die Belegkopie druckst du gleich über Belegkopie drucken. Die Ausbuchung selbst wird nicht storniert. Die Buchhaltung bekommt im DATEV-Export einen Hinweis, dass die Umsatzsteuer erneut zu berichtigen ist. Du brauchst dafür dasselbe Recht wie zum Ausbuchen. Kam das Geld per Überweisung, nimm stattdessen Als bezahlt markieren.

An der Kasse: Auf Rechnung buchen

1. Tisch öffnen und auf Bezahlen tippen, dann Trinkgeld & Zahlungsmethode.

2. Unter Weitere die Kachel Rechnung / Debitor wählen. Es öffnet sich die Debitor-Suche.

3. Den Debitor suchen oder über Neuer Debitor direkt anlegen: Person oder Firma wählen, dann Name, Firma, Straße, PLZ, Ort und E-Mail (für Rechnungsversand) eintragen und auf Anlegen & auswählen tippen.

   

4. Unter dem gewählten Debitor steht, wer die Rechnung stellt, zum Beispiel Rechnung durch Menoovo (Standard). Ändern wechselt die Zuständigkeit. Trinkgeld gibt es hier nicht: Forderungen werden ohne Trinkgeld gebucht.

5. Auf Rechnung buchen schließt ab. Die Kasse bestätigt mit Forderungs-Beleg erstellt, nennt Debitor, Betrag und Fälligkeit und vermerkt Rechnungsbetrag noch offen. An der Schnellkasse ist der Verkauf damit abgeschlossen: Der Forderungs-Beleg schließt denselben Vorgang wie der Korb, der Korb ist leer und kommt nicht wieder; einen Belegabbruch gibt es dafür nicht.

   

Der Weg Kundenkonto funktioniert genauso, bucht aber auf das laufende Konto eines Stammgasts (Auf Konto buchen). Kundenkonten werden vorher in der Debitoren-Verwaltung aktiviert; ohne aktives Konto zeigt die Kachel den Hinweis „Noch kein Kundenkonto angelegt“.

Der Forderungs-Beleg als Rechnung

Der Forderungs-Beleg ist nicht nur der Kassenbeleg, sondern für den Firmenkunden die Rechnung. Damit er die Pflichtangaben einer Rechnung nach § 14 UStG trägt, steht auf dem digitalen Beleg und auf der Belegkopie direkt unter deinem Betrieb der Block Rechnungsempfänger:

• Firma und Name des Debitors,
• Straße, PLZ und Ort,
• das Land, wenn der Empfänger nicht in Deutschland sitzt,
• die USt-IdNr. des Empfängers, wenn sie beim Debitor hinterlegt ist.

Dazu kommen die Angaben, die jeder Beleg ohnehin hat: deine fortlaufende Belegnummer, das Datum, dein Betrieb mit Anschrift und USt-IdNr. (ersatzweise Steuernummer) aus den Organisationsdaten der fiskaly-Integration (Einstellungen → Integrationen, Felder USt-ID und Steuernummer), die Positionen mit Netto, Steuersatz und Umsatzsteuer je Satz und die Summe. Fehlt dort USt-ID und Steuernummer, hat der Beleg keine Steuernummer des Ausstellers – trag sie nach, bevor du auf Rechnung buchst.

Auch der Beleg zur Begleichung der Forderung nennt denselben Rechnungsempfänger; Belege ohne Debitor (Bar, Karte, Gutschein, Hausbons) tragen den Block nicht.

Die Anschrift wird beim Buchen eingefroren. Änderst du später den Debitor (Umzug, neuer Firmenname), bleiben alte Belege, wie sie waren; erst der nächste Beleg trägt die neue Anschrift. War die Anschrift auf einem Beleg falsch, hilft kein Nachtragen: Forderung stornieren und mit dem korrigierten Debitor neu buchen. Belege aus der Zeit vor dieser Version nennen nur den Namen des Debitors.

Offene Posten verfolgen

Buchhaltung → Offene Posten zeigt jede Forderung mit Debitor, Entstehungsweg, Fälligkeit und Betrag. Oben stehen die Summen Offen, Überfällig und Extern geführt.

Im Belegarchiv tragen die Belege einer Forderung keine Plakette „Bezahlt“: Verkauf auf Rechnung = „Auf Rechnung“, Übergabe an die externe Abrechnung = „Extern übergeben“, Ausbuchung = „Ausgebucht“. Nur die Begleichung zeigt „Bezahlt“.

An jeder Forderung stehen die Aktionen:

• Kassieren: der Debitor zahlt doch in der Kasse, bar oder mit Karte. Die Forderung wird dabei aufgelöst.
• Als bezahlt markieren: das Geld ist außerhalb der Kasse eingegangen, typisch per Überweisung auf das Bankkonto.
• Rechnung: die Rechnung zur Forderung aufrufen.
• Ausbuchen: eine uneinbringliche Forderung ausbuchen.
• Nachzahlung kassieren (nur an ausgebuchten Posten): der Gast zahlt nach dem Ausbuchen doch noch, siehe oben.
• Stornieren: die Forderung stornieren. Wie bei jedem Storno bleibt der ursprüngliche Beleg bestehen, siehe Belege & Stornos.
• Korrekturbuchung (nur an Posten „Extern übergeben“): Eine an die externe Buchhaltung übergebene Forderung wird nicht an der Kasse storniert. An solchen Posten steht deshalb: „Storno läuft über die Buchhaltung: Stornorechnung erstellen, dann im Büro als Korrekturbuchung erfassen.“ Erst schreibt die Buchhaltung die Stornorechnung. Danach trägt eine Person mit dem Recht Korrekturbuchung Forderung (Inhaber; für ein Buchhaltungs-Profil im Rollen-Editor setzen, nicht für Schichtleitung oder Service) im Büro Nummer und Datum der Stornorechnung und den Grund ein. Menoovo signiert einen neuen Gegenbeleg zum Rechnungsbeleg (keine Zahlung), der Posten ist erledigt, die Positionen stehen wieder offen, und die Buchhaltungs-Adresse aus den Einstellungen bekommt eine Notiz mit Stornorechnung, Belegnummern und Betrag, damit die Minderung nicht doppelt gebucht wird. Ist nur ein Teil falsch: komplett korrigieren und den richtigen Betrag neu abrechnen. Ist nur die Anschrift falsch: keine Korrekturbuchung, die Buchhaltung berichtigt die Rechnung.

Vom Tisch aus stornieren: Tippt man am Tisch auf das X einer Position, die auf Rechnung gebucht ist, erscheint der Hinweis „Position ist schon abgerechnet“ mit der Nummer des Rechnungsbelegs. Forderung stornieren springt hierher und öffnet den Storno-Dialog dieser Forderung (ist sie schon an die externe Buchhaltung übergeben: den Dialog Korrekturbuchung bzw. den Hinweis, dass der Storno über die Buchhaltung läuft). Menoovo signiert den Gegenbeleg zum Rechnungsbeleg, die Forderung ist danach storniert und alle ihre Positionen stehen am Tisch wieder offen. Eine einzelne Position wird danach am Tisch normal storniert, die übrigen neu abgerechnet (zum Beispiel wieder auf Rechnung). Für Hausbuchungen gilt dasselbe mit Hausbuchung zurücknehmen. Denselben Hinweis zeigt Bestellungen (Bons und Kanban), wenn man dort eine solche Position stornieren will.

Posten „Kartenzahlung ungeklärt“: Zeigt die Abrechnung des Kartenanbieters, dass die Karte nicht belastet wurde, der Gast aber bewirtet wurde, bleibt der Posten offen: beim Gast kassieren oder, wenn er nicht mehr erreichbar ist, als uneinbringlich ausbuchen. Stornieren nur, wenn gar kein Verkauf stattgefunden hat.

Offene Forderungen erscheinen im Tagesabschluss getrennt von den Zahlarten-Summen, denn es ist kein Geld eingegangen.

Übergabe an die externe Buchhaltung: was die Mail enthält

Schreibt die Buchhaltung die Rechnung selbst (Posten „Extern übergeben“), bekommt die Adresse E-Mail der Buchhaltung (Einstellungen → Zahlarten & Konten → Abrechnungswege → Rechnung & Kundenkonto) die Übergabe als Mail: täglich als Sammelmail und, wenn Jede Forderung sofort mailen eingeschaltet ist, zusätzlich sofort nach jeder Übergabe als Sofortmeldung. Jede Mail trägt je Forderung eine Zeile mit Bon-Nr., Debitor, Brutto, Geschäftstag und Transfer-ID, darunter die Positionen der Forderung (Artikel, Menge, Einzelpreis, USt-Satz, Brutto), und im Anhang:

• uebergabe.csv: eine Zeile je Forderung mit Brutto, Netto, USt, Fälligkeit, Bestell-Ref., OP-ID, TSE-Transaktion und eReceipt-Link.
• positionen.csv: alle Positionen jeder Forderung, wie die Buchhaltung sie auf die Rechnung schreibt: Artikel (Optionen und Pfand als eigene Zeilen „↳ …“), Preisstufe, PLU, Warengruppe, Menge, Einzelpreis brutto, USt-Satz, Netto, USt, Brutto, Rabatt aus einer Preisregel, Bestellrunde mit Zeitpunkt, Gang, Bestell-Ref., Positions-ID und OP-ID. Gleiche Artikel einer Bestellrunde stehen als eine Zeile mit Menge. Netto und USt je Zeile sind so gerundet, dass ihre Summe je Steuersatz genau der Zeile in uebergabe.csv und dem Beleg entspricht.
• Bon-PDFs: der eReceipt-Beleg jeder Forderung, sofern das Belegsystem ihn schon ausgeliefert hat (höchstens 20 je Mail).

Beide CSV-Dateien sind mit Semikolon getrennt, Beträge mit Komma, UTF-8 mit BOM; Excel und LibreOffice öffnen sie direkt. Dasselbe Paket als ZIP (zusätzlich mit uebergabe.json) liefert die Schnittstelle des Kassensystems für einen Zeitraum, etwa für eine Fachsystem-Anbindung.

Bankeingang und Istversteuerung

Zahlt ein Debitor per Überweisung, markierst du den Posten mit Als bezahlt markieren und der Bankreferenz. Das ist kein Kassenvorgang: Es entsteht kein Beleg und keine Zeile im DATEV-Export. Den Bankeingang bucht deine Buchhaltung aus dem Kontoauszug und ordnet ihn dem Ursprungsbeleg zu. Versteuert der Betrieb nach vereinnahmten Entgelten (Istversteuerung), gehört die Umsatzsteuer in den Monat der Zahlung; das rechnet die Buchhaltung, nicht Menoovo. Grundlage sind die Forderungszeilen im DATEV-Export (Beleg-Nr., Datum, Betrag je Steuersatz, Debitor) und der bezahlte Posten mit Bankreferenz.

Debitoren verwalten

Buchhaltung → Debitoren ist der Kundenstamm: jede Person oder Firma mit Zahlungsziel. + Neuer Debitor legt neue an, ein Sammelrechnungslauf fasst offene Posten eines Debitors zu einer Rechnung zusammen.

Hausbuchungen

Buchhaltung → Hausbuchungen sammelt Einladungen, Personalverzehr und Entnahmen des Inhabers. Solange Aufs Haus nicht eingeschaltet ist, erklärt die Seite genau das: Die Nullumsatz-Wege stehen auf der Zahlarten-Seite, die steuerliche Behandlung je Fall in den steuerlichen Einstellungen.

Die Datumsfelder Von und Bis (Liste, Bericht, Lohn-CSV) meinen Geschäftstage: Ein Tag läuft vom Geschäftstag-Anker (Standard 04:00) bis zum Anker des nächsten Morgens, ein Personalessen um 00:30 gehört also zum Vortag. Vorbelegt sind der Erste des laufenden Monats bis heute, beides in der Zeitzone des Restaurants.

Die Liste und jeder Hausbuchungs-Beleg zeigen den Kartenpreis als Listenpreis (Referenz) und tragen die Zeile „0 € Zahlung ist nicht 0 € Steuerwert; Bewertung erfolgt in der Buchhaltung.“ Bei Hausbuchungsarten des Expertenmodus steht dazu „Bewertung durch die Buchhaltung: Sachbezugswert“ (bzw. Pauschbetrag oder Kosten) — eine Bezeichnung für die Buchhaltung, kein Kassenwert. Je Buchung nennt die Liste außerdem, soweit die Art es abfragt, Mahlzeit und Anzahl („Mahlzeit: Mittag ×2“), den Abgabegrund, die Bewirtung (Tag · Ort), den Anlass, die bewirteten Personen und die berechtigte Person mit ihrer Registerversion.

Das Einschalten ist eine steuerliche Entscheidung. Die Wahlrechte unter Steuerliche Einstellungen sind mit ⚖️ markiert: Jede Änderung verlangt eine Bestätigung durch den Inhaber und eine Steuerberater-Referenz. Diese Entscheidung gehört in die Abstimmung mit der Steuerberatung.

Hausbuchungsarten: die Zeilen des Blatts

Seit Oktober 2026 kommt jede Zeile des Blatts Aufs Haus aus einer Menoovo-Vorlage mit festem Fiskalkern: Die Vorlage legt Belegart und DSFinV-K-Bontyp (Beleg, AVSachbezug oder AVTransfer), die Zahlart (immer „Keine“ — keine Lade, kein Bargeld), den TSE-Weg, das Korrekturverfahren und die Pflichtangaben fest. Das Haus legt nur fest, wie die Zeile heißt, in welcher Reihenfolge sie steht und wer sie bekommen darf. Verwaltet werden die Zeilen unter Einstellungen → Zahlarten & Konten → Hausbuchungsarten Aufs Haus (siehe Zahlungen). Der Name der Zeile ist seit dem 12. Oktober 2026 die Bezeichnung der Buchung auf dem Beleg, im Z-Bon, in der Liste der Hausbuchungen und im DSFinV-K-Export (festgehalten bei der Buchung; eine spätere Umbenennung ändert keine alte Buchung).

Am ersten Tag ändert sich nichts: Die Zeilen entstehen aus den bisherigen Hausbon-Fällen und steuerlichen Wahlen des Hauses — gleiche Zeilen, gleiche Belege. Jede Hausbuchung merkt sich, über welche Zeile sie lief (Vorlage, Vorlagenversion, Konfigurationsversion, Name); im Hausbuchungsbericht steht das neben dem Grund. Eine spätere Umbenennung ändert keinen Altbeleg. Eine Zeile, die zur steuerlichen Wahl nicht mehr passt (etwa nach dem Wechsel von „Hausbon 0 €“ auf „Bon mit Sachbezugswert“), schaltet das System aus und legt ihr Gegenstück unter gleichem Namen an; die Kasse behält ihre Zeile.

Die vier Arten

Im Service-View und in der Schnellkasse öffnet Bezahlen → Trinkgeld & Zahlungsmethode → Aufs Haus die Frage Wer hat verzehrt?. Jede Zeile nennt, für wen sie ist, und darunter in einer Zeile, was Menoovo daraus macht (Beleg · KOST-Belegart · Lager · Hausbuchungsbericht). Die Kasse bewertet nichts steuerlich; das macht die Buchhaltung aus dem Hausbuchungsbericht.

• Gast / Geschäftspartner eingeladen: Gäste, Geschäftspartner, Kulanz für zahlende Gäste, Verkostung, Werbung. Beleg 0 €, KOST R. Bei „Gast / Geschäftspartner eingeladen“ sind Teilnehmer und Anlass Pflicht. Dazu fragt die Zeile Ort der Bewirtung und Tag der Bewirtung ab, vorbelegt mit Betriebsstätte und Belegdatum; stimmt eines nicht, änderst du es vor dem Buchen. Ins Feld Teilnehmer gehören die Namen aller bewirteten Personen, auch die des Gastgebers (etwa „Frau Muster, Weinhaus Muster; Herr Beispiel; Chef Max Wirt“), dazu der Anlass („Jahresgespräch Lieferant“). Seit dem 20. Oktober 2026 stehen Anlass und bewirtete Personen zusammen mit Tag und Ort der Bewirtung auf dem Papierbon, auf der Belegkopie, auf dem digitalen Beleg (fiskaly-Beleg, Beleg-Link, Belegarchiv → Beleg öffnen) und in der Liste der Hausbuchungen. Lange Namenslisten werden umbrochen, nicht gekürzt. Im DSFinV-K-Export stehen Anlass und Teilnehmer gekürzt in der Bon-Notiz; vollständig stehen sie auf dem Beleg. Einen Aufwand fragt die Kasse nicht ab, den weist die Buchhaltung nach. Deine Buchung ist die elektronische Autorisierung des Bewirtungsnachweises. Auch bei Belegen vor dem 20. Oktober 2026 waren die Namen gespeichert: Eine neue Belegkopie und Beleg öffnen im Belegarchiv zeigen sie jetzt. Jede Wertabgabe über 0 € (Kulanz, Verkostung, Werbung, Geschenk) braucht außerdem das Feld Abgabegrund mit 3 bis 120 Zeichen, etwa „Verkostung neue Karte“; ohne Abgabegrund entsteht kein Beleg. Der Grund Test ohne Verzehr (KOST E) gilt nur für Ware, die niemand verzehrt hat; geübt wird im Trainingsmodus.

• Chefin oder Chef: nur über den Chef-QR bzw. die Kundenkarte (Feld Gutschein / Karte, vor dem Bezahlen oder im Bezahlblatt). Das Blatt zeigt „Chef/in Name – Repräsentation“, der Grund kommt fest aus dem Kundenkonto (Abschluss aufs Haus), der Beleg über 0 € geht per Mail an die Chefin oder den Chef, KOST R. Ohne Scan gibt es keine Chef-Buchung; die Zeile Chef/in isst mit? öffnet nur das Scanfeld. Die Zuweisung ist die Freigabe: Der Scan weist das Kundenkonto der Bestellung zu; der Server prüft die aktive Zuweisung „Abschluss aufs Haus“ und nimmt sie als Freigabe — keine Chef-Karte (Bedienerschlüssel) und keine PIN mehr, auch nicht in Häusern mit „Nur Chef-Karte, jede Hausbuchung“. Im Hausbuchungsbericht steht „Freigabe über Chef-Zuweisung“ mit der Person, die die Zuweisung gesetzt hat. Sicherheit: Die Zuweisung setzt nur, wer Kundenkonten verwaltet und Hausbuchungen freigeben darf; das Chef-Konto lässt sich einer Bestellung nur per Karte oder QR-Code zuweisen, nie über die Kundensuche; und die Zuweisung gilt als Freigabe nur, solange „Beleg per Mail“ am Konto an ist — dann geht jeder so gebuchte Hausbon an die Chefin oder den Chef. Wer den fotografierbaren QR-Code scheut, nutzt eine Chipkarte am Kundenkonto.

• Personal isst und Personal trinkt: zwei Zeilen, beide fragen zuerst Für wen?: oben Sie selbst, darunter die Kolleginnen und Kollegen im Dienst, dann alle übrigen Mitarbeitenden. Ein Tipp auf die Person bucht „Personalessen für Name“ bzw. „Personalgetränk für Name“; der Name steht auf dem Hausbon und im Hausbuchungs-Bericht. So bucht der Service auch für die Küche, die keinen Kassenzugang hat. Beleg 0 € (mit dem Buchungsweg „Bon mit Sachbezugswert“ trägt das Essen diesen Wert), KOST P. Liegt unter „Personal trinkt“ eine Speise auf dem Tisch, lehnt die Kasse die Zeile mit einem Hinweis ab.

  Beide Zeilen stehen im Hausbuchungs-Bericht, im Tagesabschluss („Hausbuchungen je Grund“) und im Schichtbericht getrennt als Personalessen und Personalgetränk. Wer sie bekommen darf, legt Personalessen für Rollen fest. Mehrere Personen oder getrennte Positionen bucht das Personal-Blatt (erweitert) darunter.

  Person wählen ist je Zeile schaltbar (seit 11. Oktober 2026): Unter Einstellungen → Zahlarten & Konten → Hausbuchungsarten Aufs Haus → Bearbeiten hat jede Personal-Zeile das Feld Person wählen. Für Personal trinkt gibt es Pflicht (Standard, wie oben beschrieben), Optional (das Blatt „Für wen?“ bietet oben zusätzlich Ohne Person) und Aus (die Zeile bucht mit einem Tipp, ohne Blatt); eine Buchung ohne Person trägt keinen Namen auf dem Hausbon, im Belegarchiv und im Export, der Hausbuchungsbericht führt sie als ohne Person. Für Personal isst (Sachbezug-Bon, 0-€-Hausbon) gibt es nur Pflicht und Optional: bei Optional heißt die obere Auswahl Ich selbst (angemeldete Person) und bucht auf den angemeldeten Bediener — Name auf dem Beleg, im Export (Kundeninformation) und im Lohnbericht; ist der Bediener nicht in den freigegebenen Rollen der Zeile, lehnt der Server ab. Beleg, Bontyp, KOST-Belegart und TSE-Signatur sind in allen Fällen dieselben wie mit Person. Das Haus trägt die steuerliche Bewertung (Lohnbüro).

  Liste des Hauses und Freitext (seit 12. Oktober 2026): Zwei weitere Stellungen von Person wählen auf beiden Personal-Zeilen. Liste des Hauses: Das Haus trägt im Editor eigene Bezeichnungen ein (bis zu 20, z. B. „Küchenpersonal“, „Servicepersonal“, je 1–50 Zeichen); das Blatt „Für wen?“ zeigt sie als eigenen Block neben der Mitarbeiterliste und „Ich selbst“ (bei „Personal trinkt“: „Ohne Person“) — ein Tipp auf die Bezeichnung bucht. Freitext an der Kasse: Das Blatt zeigt statt der Liste ein Textfeld (1–50 Zeichen); „Weiter“ oder Enter bucht mit dem eingegebenen Namen. Beim Personalessen ist das Feld Pflicht — leer bucht nicht (die Kasse sagt „Bitte einen Namen oder eine Bezeichnung eingeben“); bei „Personal trinkt“ bleibt „Ohne Person“ möglich. Die gewählte Bezeichnung bzw. der eingetippte Name steht als Name auf dem Hausbon, im Belegarchiv, im Export (Kundeninformation KUNDE_NAME) und in der Hausbuchungen-Übersicht — ohne Personalnummer und ohne Mitarbeiterkonto; der Lohnbericht führt je Bezeichnung eine eigene Zeile. Beleg, Bontyp, KOST-Belegart und TSE-Signatur sind dieselben wie mit Person. Ein Sammelname wie „Küchenpersonal“ ist zulässig einzustellen; für die Lohnabrechnung erwartet das Finanzamt Name oder Personalnummer je Person — das ist Sache des Betriebs.

  Das Blatt folgt der Zeile (seit 11. Oktober 2026): Jede Wertabgabe- Hausbuchungsart ist eine eigene Zeile im Blatt Aufs Haus (statt der Sammelzeile „Gast / Geschäftspartner eingeladen“); eine Zeile mit genau einem Grund zeigt ihn als Text, „Werbung, Verkostung, Geschenk“ behält die Auswahl. Welche Felder der Dialog abfragt (Teilnehmer, Anlass, Notiz), welche Positionen er anbietet (Artikelfilter) und welchen Bewertungsdatensatz er vorbelegt (Bewertungsbasis), kommt aus der Einstellung der Zeile. Pflichtfelder der Vorlage — Teilnehmer und Anlass bei der geschäftlichen Bewirtung, die Notiz bei Kulanz und Warentest — prüft der Server beim Buchen erneut („Pflichtfelder dieser Hausbuchungsart fehlen: …“). Positionen außerhalb des Artikelfilters nennt der Dialog als ausgeblendet; die Getränkepflicht von „Personal trinkt“ prüft der Server unabhängig davon.

  Welcher Titel steht auf welchem Hausbon: Der Bon eines Personalgetränks heißt Hausbon · Personal-Aufmerksamkeit (Getränk), der Bon eines Personalessens mit dem Buchungsweg „Hausbon 0 €“ Hausbon · Personalverpflegung. Nur Einladungen, Kulanz, Verkostung, Werbung, Geschenk und Test heißen Unentgeltliche Wertabgabe. Das gilt im Belegarchiv (in der Liste kurz „Hausbon · Personalgetränk“ / „Hausbon · Personalessen“), auf Bon, digitalem Beleg (Zahlart „Keine (Hausbon)“) und im Z-Bon. Es ändert nur den Titel, nicht die Belegart, die TSE-Signatur oder den Export; mehr dazu unter Belege und Stornos.

• Inhaber/in isst oder trinkt selbst: nur in Einzelunternehmen und Personengesellschaften; Beleg „Eigenverbrauch“, KOST E. In einer GmbH fehlt die Zeile, weil dort niemand vor Ort Unternehmer ist; ein Haus kann sie unter Hausbuchungsarten Aufs Haus (Zahlarten & Konten) ausschalten.

• Personalgetränk: die Kachel für das einzelne Getränk während der Schicht, mit Tageslimit je Mitarbeiter. Sie hat eine eigene Seite unter Steuerliche Einstellungen.

Jede Karte fragt je Position einen Bewertungswert ab. Der Kartenpreis ist nie die Bewertung. Grundlage sind Einkaufspreis oder Selbstkosten, bei der Personalmahlzeit die amtlichen Sachbezugswerte. Die Kasse hält fest, was sie wissen kann: Artikel, Menge, Grund, Begünstigte, Datum, Beleg-Nr. und Bediener, dazu den Kartenpreis als Information. Was davon steuerlich wie zählt, entscheidet die Buchhaltung.

Buchst du ohne Tischbestellung eine freie Position über die Produktsuche und das Produkt hat mehrere Größen (etwa 0,3 l und 0,5 l), fragt die Zeile zusätzlich die Größe ab. Die Warenwirtschaft bucht je Größe, weil jede Größe ein eigener Artikel ist; deshalb muss die Hausbuchung wissen, welche Größe aus dem Haus gegangen ist.

Hausbuchung zurücknehmen

Stellt sich später heraus, dass ein Tisch doch nicht aufs Haus ging (etwa weil die Firma eine Rechnung bekommt) oder war die Buchung schlicht falsch, öffnet Buchhaltung → Hausbuchungen an der Buchung Hausbuchung zurücknehmen. Ein Grund ist Pflicht. Menoovo signiert einen Gegen-Bon mit Bezug auf den 0,00-€-Hausbon (Storno, auch Tage später möglich; er landet im heute offenen Kassenabschluss) und stellt die Positionen am Tisch wieder auf offen. Danach am Tisch ganz normal Rechnung an den Debitor oder eine Zahlung buchen. Über dem Storno-Schwellwert und bei Hausbons, die älter als 7 Tage sind, verlangt die Rücknahme wie jeder Storno die Freigabe der Schichtleitung. Zurücknehmen geht für alle Hausbons: Einladung / Werbung, Kulanz und Aufmerksamkeit (0,00 €) ebenso wie Personalessen (Sachbezug) und Inhaberverzehr. Bei bewerteten Hausbons trägt der Gegen-Bon dieselben Beträge mit umgekehrtem Vorzeichen; Geld fließt dabei nicht. Wurde die Hausbuchung ohne Bestellung erfasst (freie Positionen, etwa aus der Schnellkasse oder von Hand eingetragen), wird nichts wieder offen, der Gegen-Bon hebt den Vorgang auf. Eine Rücknahme nimmt immer die ganze Hausbuchung zurück; der Tagesabschluss läuft danach wie gewohnt, ob sie Positionen einer Bestellung oder freie Positionen hatte. Ein Personalessen mit Zuzahlung lässt sich nicht zurücknehmen; das korrigiert die Buchhaltung. Zurücknehmen darf, wer das Recht Hausbuchungen zurücknehmen hat (Inhaber und Schichtleitung; die Service-Rolle nicht). Fällt die Rücknahme in einen späteren Kassenabschluss als der Hausbon, bucht der DATEV-Export dort die Gegenbuchung (gleiche Konten, Soll und Haben getauscht).

Personalverzehr: Mahlzeit oder Getränk

Die Personalverzehr-Karte trennt zwei Fälle, weil das Steuerrecht sie trennt:

• Mahlzeit: das arbeitstägliche Essen. Es ist Personalverpflegung mit amtlichem Sachbezugswert und wird als AVSachbezug-Bon signiert, siehe den nächsten Abschnitt.
• Getränk / Aufmerksamkeit (kein Sachbezugswert): das Getränk während der Schicht, der Kaffee, die kleine Aufmerksamkeit. Getränke und Genussmittel zum Verzehr im Betrieb sind nach R 19.6 Abs. 2 LStR kein Arbeitslohn. Die Karte bucht einen 0€-Beleg mit dem Namen der Mitarbeiterin oder des Mitarbeiters und einem Bewertungswert zum Warenwert (Einkaufspreis oder Selbstkosten). Es gibt keinen Sachbezugswert, keine Untergrenze und keine Zuzahlung; ein bezahltes Getränk ist ein normaler Verkauf.

Die Karte ist vorbelegt: als Person steht die angemeldete Bedienerin oder der angemeldete Bediener. Die Mahlzeit wählst du über die Chips Frühstück, Mittag und Abend; Menoovo belegt den Chip nach der Uhrzeit des Restaurants vor, du korrigierst ihn nur bei Abweichung. Daneben steht die Anzahl Mahlzeiten (vorbelegt 1). Ohne Mahlzeitenart entsteht kein Beleg: „Bitte die Mahlzeitenart wählen: Frühstück, Mittag oder Abend.“ Die Bewertung setzt die Kasse nicht ein; die lohnsteuerliche Bewertung macht die Lohnbuchhaltung aus dem Hausbuchungsbericht, der Beleg nennt „Mahlzeit: Mittag ×1“ und die Zeile „0 € Zahlung ist nicht 0 € Steuerwert; Bewertung erfolgt in der Buchhaltung.“ Unter der Personenwahl steht nur: „Beleg: Sachbezug (TSE). Bewertung übernimmt die Lohnbuchhaltung.“ Wer selbst isst, prüft den Chip und tippt auf Buchen. Isst jemand anderes, wird diese Person angetippt: der Bon nennt immer die Person, die isst, nicht die, die bucht (DSFinV-K: jeder Sachbezug gehört zu einem Arbeitnehmer). Ein Personalessen ganz ohne Namen gibt es auf dem Bon-Weg deshalb nicht; wer das will, nutzt mit der Steuerberatung den Weg über den Personalverbrauch.

Wer ein Getränk als Mahlzeit bucht oder umgekehrt, bekommt vom Server einen klaren Hinweis auf die richtige Art. Im DATEV-Export landet die Aufmerksamkeit auf einem eigenen Konto, das die Steuerberatung in den DATEV-Einstellungen benennt; solange es leer ist, steht der Vorgang mit Warenwert und Kartenpreis unter „zur Prüfung“ in den Hinweisen.

Personalverzehr: Sachbezugswert und Zuzahlung

Die Bewertung einer Personalmahlzeit darf den amtlichen Sachbezugswert nicht unterschreiten. Die Werte sind mit ihrem Gültigkeitszeitraum hinterlegt; ab dem 1. Januar 2026 gelten 2,37 € für ein Frühstück und 4,57 € für ein Mittag- oder Abendessen. Das sind Bruttowerte, die Umsatzsteuer steckt schon drin. Welche Mahlzeit es ist, steht auf jeder Buchung: Die Chips Frühstück, Mittag und Abend sind nach der Uhrzeit des Restaurants vorbelegt (bis 11 Uhr Frühstück, danach Mittag, am Abend Abend; nach Mitternacht bis zum Geschäftstag-Anker, Standard 04:00, gilt noch der Abend) und bei Abweichung änderbar — ein Frühstück nach 11 Uhr tippst du also vor dem Buchen um. Dazu kommt die Anzahl Mahlzeiten; Beleg und Liste zeigen „Mahlzeit: Frühstück ×2“. Den amtlichen Wert setzt Menoovo selbst ein, die Belegart bleibt „Sachbezug“. Nur wenn keine amtlichen Werte geladen werden können, zeigt die Karte das Bewertungsfeld zum Eintragen.

Eine Hausbuchung ist eine Mahlzeit. Der Sachbezugswert gilt deshalb einmal je Buchung, egal wie viele Positionen sie hat. Menoovo verteilt ihn nach Kartenpreis × Menge auf die Positionen, abgerundet je Position; der Rest-Cent geht auf die letzte Position. Beispiel: drei Getränke zu je 3,90 € als Personalessen ergeben einen Bon über 4,57 € (1,52 € + 1,52 € + 1,53 €), nicht 3 × 4,57 €. Frühstück und Mittag in einer Buchung lehnt Menoovo ab; das sind zwei Mahlzeiten und zwei Buchungen. Bei der Bewertung nach § 8 Abs. 3 EStG bleibt der Lohnsteuerwert (96 % des Endpreises) je Position, die Umsatzsteuer richtet sich auch hier nach dem einen Sachbezugswert.

Zahlt ein Teammitglied einen Teil selbst, läuft dieser Betrag nie über die Hausbuchung. Er wird vorher als normaler Verkauf kassiert, bar oder mit Karte, und bekommt einen eigenen Verkaufsbeleg mit eigener Beleg-Nr. Die Personalverzehr-Karte sagt das auch so: „Eine Zuzahlung wird nie in diesem Bon kassiert: erst als normaler Verkauf kassieren, dann hier die Beleg-Nr. eintragen.“ Von sich aus fragt die Kasse nach keiner Zuzahlung. Wurde an der Kasse tatsächlich Geld kassiert, öffnest du in der Personalverzehr-Karte Zuzahlung an der Kasse kassiert? und trägst den Betrag und die Beleg-Nr. der Zuzahlung ein; der Sachbezug-Bon rechnet die Zuzahlung dann an (sonst wäre derselbe Betrag doppelt versteuert). Ohne diese Beleg-Nummer lehnt Menoovo die Buchung ab. Die Nummer muss zu einem kassierten Verkauf über genau diesen Betrag gehören, und jeder Beleg lässt sich nur einer Hausbuchung zuordnen.

Umsatzsteuerlich zählt der höhere Betrag aus Zuzahlung und Sachbezugswert, und zwar nur einmal. Die Zuzahlung ist auf ihrem eigenen Kassenbeleg schon versteuert, der AVSachbezug-Bon trägt nur den Rest. Beispiel: Zuzahlung 3,00 €, Sachbezugswert 4,57 €. Dann werden insgesamt 4,57 € versteuert, der Bon lautet auf 1,57 €, und der geldwerte Vorteil für die Lohnabrechnung beträgt ebenfalls 1,57 €. Nie 3,00 € plus 4,57 €. Zahlt die Person mindestens den Sachbezugswert, gibt es nichts mehr zu buchen: Menoovo lehnt den Bon dann mit dem Hinweis ab, dass der Kassenbeleg alles abdeckt.

Chef / Inhaber: die Rechtsform entscheidet

Wie eine Entnahme des Inhabers bewertet wird, hängt von der Rechtsform des Betriebs ab. Die Rechtsform steht in der Karte Rechtsform unter Team & Einrichtung → Einstellungen → Zahlarten & Konten. Solange sie nicht hinterlegt ist, sind Entnahme-Bons gesperrt.

• Einzelunternehmen und Personengesellschaft: Die Entnahme läuft im Standard über die amtlichen Pauschbeträge des BMF (Jahreswerte je Person, warm und kalt). Die Positionen auf dem Bon dienen der Dokumentation; die Buchhaltung bucht die Pauschale monatlich als Sammelbuchung. Die Karte zeigt dafür den Hinweis „Pauschbetrag-Betrieb: Sammelbuchung monatlich“. Alternativ lässt sich unter Bewertung Unternehmerverzehr die Einzelbewertung wählen. Läuft die Entnahme über eine Hausbuchungsart des Expertenmodus mit Inhaber-Einzelbewertung, fragt die Karte die Berechtigte Person (Berechtigtenregister) ab: eine Auswahl der Personen, die der Inhaber im Berechtigtenregister unter dem Expertenmodus angelegt hat. Der Beleg nennt die Person mit ihrer Registerversion („Berechtigte Person: Name (v2)“); ohne Auswahl entsteht kein Beleg. Ist das Register leer, sagt das die Karte, und der Inhaber legt die Person zuerst an, siehe Expertenmodus.

• Kapitalgesellschaft (GmbH, UG, AG): Es gibt keinen Inhaber, der privat entnimmt. Eine GmbH & Co. KG zählt dabei als Personengesellschaft. Die Karte fragt zuerst, was vorliegt:

  • Mahlzeit als Arbeitnehmer/in: Der Gesellschafter isst wie ein Teammitglied. Das ist Personalverpflegung mit amtlichem Sachbezugswert; die Karte leitet direkt auf Personalverzehr weiter (Lohnkonto, DATEV 4941 bei 7 % und 4945 bei 19 %).
  • Kauf, Preis wird geschuldet: Der Gesellschafter kauft und zahlt, sofort oder später. Das ist ein Verkauf, keine Entnahme. Sofortige Zahlung wird normal kassiert; bleibt der Preis offen, entsteht eine echte Forderung über Zahlung auf Rechnung (Erlöskonto und Forderungskonto). Eine Forderung entsteht nur, wenn wirklich ein Zahlungsanspruch besteht, nie über die Entnahme-Karte.
  • Zuwendung wegen der Gesellschafterstellung: Nur dieser Fall wird als Entnahme-Bon gebucht, immer in Einzelbewertung. Die Karte fragt je Position zwei Nettowerte ab: den Einkaufspreis oder die Selbstkosten als Grundlage für die Umsatzsteuer und den Teilwert als Grundlage für die Ertragsteuer. Beide müssen über 0 € liegen. Im Kassenbuch und im Bericht erscheint die Buchung als „Zuwendung Gesellschafter (gesonderte Prüfung vGA)“. Im DATEV-Buchungsstapel läuft sie auf das Konto, das die Steuerberatung dafür unter Zuwendung Gesellschafter (vGA) einträgt; ist keines hinterlegt, nennt der Export den Vorgang mit Beleg und Betrag „zur Prüfung”, statt ein Konto zu raten. Siehe DATEV-Export.

  Pauschbeträge sind bei einer Kapitalgesellschaft nicht zulässig; steht die Einstellung noch auf Pauschbeträgen, lehnt Menoovo den Bon mit einem Hinweis ab. Die Werte für Arbeitnehmer-Mahlzeiten bleiben davon unberührt.

Die Rechtsform zum Zeitpunkt der Buchung wird auf der Hausbuchung festgehalten. Eine spätere Änderung der Stammdaten ändert alte Buchungen nicht.

Tipps & Grenzfälle

• Die E-Mail-Adresse des Debitors wird für den Rechnungsversand genutzt, wenn Menoovo die Rechnung stellt. Ohne Postanschrift kann keine Rechnung durch Menoovo erstellt werden.
• Kein Trinkgeld auf Forderungen. Trinkgeld setzt einen Zahlungseingang voraus.
• Zahlungsziel je Debitor: Die Fälligkeit der Forderung ergibt sich aus dem Zahlungsziel des Debitors, im Standard 14 Tage.